وظیفه ی اصلی شما به عنوان یک مدیر، برقرار کردن ارتباط است. با شناختن این نشانه ها در می یابید که آیا این کار را به درستی انجام می دهید یا خیر. مدیریت تنها به معنای کار کردن با دیگر افراد نیست، بلکه به معنای راهنمایی کردن یک تیم و متحد کردن آنهاست. با توجه به تعدد جلسات، ایمیل ها، تماس های تلفنی و غیره، متوجه می شویم که بخش اعظم وظیفه ی مدیران را برقراری ارتباط تشکیل می دهد؛ اما چطور می توان تشخیص داد که این کار را در بالاترین حالت بهره وری ممکن انجام می دهید؟ در میان اعضای تیم باید به دنبال چه نشانه هایی باشید که از ارتباط نامناسب خبر می دهد؟ باید قبل از وقوع فاجعه، از آن جلوگیری کنید.
در ادامه در یوکن با 6 نشانه ای آشنا خواهید شد که از عدم توجه اعضای تیم و آفتی که به جان کسب و کار شما افتاده، خبر می دهد:
1. زمانی که کار به شکل نادرستی انجام شده، شما متعجب نمی‌شوید
اگر به این موضوع فکر کنید، متوجه می شوید که این نشانه به خوبی مشهود بوده است؛ اما برخی معتقدند که نباید انتظار داشت که کاری در مرتبه ی اول (یا دوم و سوم) به درستی انجام شود و این پروسه زمان بر است. اما گاهی اوقات این روند تا زمانی ادامه پیدا می کند که دیگر برای تغییر آن دیر شده است.
برای مثال، فرض کنید که در حال بررسی اسناد هستید و یا اینکه محصولات و طراحی ها را بازرسی می کنید، در این شرایط اگر نیاز دارید که آنها را اصلاح کنید و یا از کارمند خود می خواهید که دوباره این کار را انجام دهد، پس زمان آن فرا رسیده که مشخصه های برقراری ارتباط خود را ارزیابی کنید. اگر زمان زیادی را برای اصلاح و ویرایش آنها سپری می کنید، نیاز به ارزیابی نیز اضطراری می شود.
اگر نیمی از اصلاحات را خودتان به تنهایی انجام می دهید، پس باید بدانید که اشکالات برقراری ارتباط، در واقع تیم شما (و حتی خودتان) را به سمت فاجعه ی کار کردن بیش از حد، عدم بازدهی و از بین رفتن اخلاقیات هدایت می کند.
2. کارها غالبا دو برابر می‌شود یا به طور کل از دست می‌رود
آیا دو یا چند نفر از اعضای تیم، روی یک پروژه کار می کنند و متوجه شده اید که این مساله با هیچ ایرادی مواجه نیست؟ تکالیف را تعیین کنید و یا ویژگی های هر تکلیف را مشخص کنید.
این مساله احتمالا به دلیل مدیریت ضعیف پروژه ها اتفاق می افتد و اغلب تقصیر یک نفر نیست، بلکه فقدان مجموعه ای از به روز رسانی های کلی است. اگر استفاده از پلتفرم نرم افزار مدیریت پروژه برای شما دشوار است و یا اینکه از پس هزینه های آن بر نمی آیید، پس حداقل می توانید اعضای تیم را دور هم جمع کنید و درباره ی روش های مدیریت پروژه بحث کنید.
3. کارکنان با استراتژی کلی شرکت نا آشنا هستند یا درک درستی از آن ندارند
گم شدن در جزئیات پروژه های فردی و وظایف مختلف، آسان است؛ اما گاهی اوقات باید یک قدم به عقب بردارید و استراتژی کلی شرکت را بررسی کنید. دلیل و "چرایی" انجام هر پروژه از چگونگی انجام آن مهم تر است، به ویژه در حالتیکه سعی می کنید بین خروجی های متعدد، ثبات خود را حفظ کنید.
در حقیقت، تنها یک سوم کارکنان از استراتژی شرکت خود مطلع هستند و زمانی که صحبت از جزئیات آن به میان می آید، میزان آشنایی آنها نیز کمتر می شود؛ آنها حقیقتا نمی دانند که دلیل کارهایی که انجام می دهند، چیست. با بازگو نکردن استراتژی و هدف کلی شرکت برای کارکنان خود، کار بی معنا و ماهیتی را از آنها تحویل می گیرید. این مساله باعث می شود که احساس کنند بیش از حد کار می کنند و ارتباط با شما را قطع کنند؛ این مساله در نهایت به شکست تیم منجر خواهد شد.
4. هیچ اعتمادی وجود ندارد
این مساله به زمان های قبل از کار مربوط می شود، اما مستقیما تحت تاثیر میزان بهره وری و سازه ی تیم قرار دارد. اگر اینطور به نظر می رسد که بیشتر اعضای تیم به یکدیگر اعتماد ندارند، حتی در حیطه ی مسائل غیر شخصی و کاری، به این دلیل است که هر کدام از آنها از سایر همکاران خود ناراضی است و احساس می کند که نمی توان به آنها تکیه کرد.همین مساله می تواند سایر جوانب ارتباط را نیز نابود کند.
اگر کارکنان شما روابط دوستانه ای با هم نداشته و یا حتی برخورد صمیمانه ای با هم ندارند، زمان آن رسیده که به این مشکل رسیدگی کنید و اهداف تمامی آنها را در یک راستا هماهنگ کنید.
5. تعداد بالای افرادی که استعفا می‌دهند
استعدادهایی که از کار خود استعفا می دهند، یکی از نشانه های شفاف و یک هشدار واقعی به شمار می رود. بهترین استعدادها از ارزش خود مطلع هستند و تیم هایی با این ساختار را تحمل نمی کنند.
6. راحتی بیش از اندازه‌ی اعضای تیم با یکدیگر
عکس حالتی که از عدم اعتماد ناشی می شود نیز وجود دارد. اگر اعضای تیم شما تا اندازه ای با هم راحت باشند که اصول و قواعد حضور در محیط کار را رعایت نمی کنند، بدان معناست که هیچ احترامی برای این قواعد قائل نیستند و آنها را نانوشته می دانند.
در شرایطی که تیم شما علائمی از برقراری ارتباط ضعیف را نشان می دهد، بهترین کاراین است که کمی صبر کنید و سپس با آنها صحبت کنید. با آنها کار کنید تا بتوانید یک روند ارتباطی و سیستم مدیریت پروژه را طراحی کنید؛ بدین ترتیب، کار کردن برای همه آسان تر خواهد شد. به یاد داشته باشید که بدون همکاری چندین نفر برای رسیدن به یک هدف مشخص، معنای شرکت نیز از دست رفته است.
منبع: inc
