احتمالا اگر افراد می توانستند از قدرت های ابر انسانی بهره مند شوند، قدرت هایی مثل پرواز کردن، نامرئی بودن و یا قدرت جسمانی را انتخاب می کردند؛ اما اگر بخواهیم واقع بینانه تر به این موضوع نگاه کنیم، همه ی ما ترجیح می دهیم که بر مدیریت زمان مسلط شویم. لازم نیست که برای به دست آوردن این قابلیت، از قدرت های مافوق بشری برخوردار باشید، تنها کافیست این 10 راهکار باورنکردنی را در یوکن دنبال کرده و بر مدیریت زمان تسلط یابید:
1. یک جدول زمانی را به همراه داشته باشید
همراه داشتن یک جدول زمانی، همیشه و در همه حال کمی قدیمی شده است. اولین قدمی که باید بردارید این است که یک دفترچه یادداشت برداشته و در طول یک هفته و هر روز آن را به همراه داشته باشید.
در طول این مدت، افکار، گفتگوها و فعالیت های خود را یادداشت کنید. این کار به شما کمک می کند تا درک دقیق تری از میزان بهره وری واقعی خود داشته باشید. این تمرین ساده به شما نشان می دهد که بخش اعظم فعالیت های شما، در چه زمینه ای صرف شده است.
همزمان با همراه داشتن این دفترچه ی مفید، باید از یک ابزار پیگیری زمان نیز استفاده کنید. به این ترتیب، متوجه می شوید که به سرانجام رساندن یک کار، چقدر از زمان شما را استفاده می کند. بنابراین می توانید چگونگی گذران روز را ارزیابی کرده و در صورت لزوم و به منظور افزایش بهره وری، بخش های مورد نیاز را تغییر دهید.
2. وظایف خود را اولویت‌بندی کنید
بعد از اینکه از نحوه ی سپری شدن زمان خود مطلع شدید، گام بعدی در تسلط بر زمان این است که تفاوت میان کار با اهمیت و کارهای دیگر را تشخیص دهید. افراد موفق سعی می کنند از کارهایی که باید انجام دهند، یک لیست تهیه کنند. 3 تا 5 کار مهم در این لیست گنجانده می شود و آنها باید قبل از خواب و تمام شدن روز، کارها را به اتمام برسانند. اینگونه از افراد، هر روز صبح مهم ترین و سخت ترین کارها را انتخاب کرده و آنها را اول از همه انجام می دهند. به محض اینکه این کارها به اتمام رسید، آن را از لیست حذف کرده و کار دیگری را آغاز می کنند.
برای مثال، اگر وب سایت یا اپلیکیشن شما با مشکل باگ ها مواجه شده، پس این کار را قبل از پست روزانه ی خود انجام می دهید. چرا که کاربرها نمی توانند پست های شما را از طریق وب سایت پر از باگ بخوانند.
به یاد داشته باشید که اگر در پایان روز، هنوز کاری هست که آن را انجام نداده اید، آن را به لیست فردا اضافه کنید. با این کار احساس بهتری به شما دست خواهد داد؛ چرا که می دانید مهم ترین کار امروز را انجام داده اید.
3. از «نه» گفتن نترسید
یکی از دشوارترین ترفندهایی که در این زمینه کاربرد دارد، نه گفتن است. گاهی اوقات و در اولین روزهایی که به کاری مشغول شده اید، نمی توانید به همکاران یا مشتری ها جواب منفی بدهید؛ گاهی اوقات این مشکل با خانواده و دوستان نیز تکرار می شود. همین مساله باعث افزایش میزان استرس می شود. علاوه بر این، ازآنجاییکه برای انجام دادن وظایف خود، زمان کافی ندارید، بازده 100 درصدی از آنها دریافت نخواهید کرد.
اما به یاد داشته باشید که "نه" گفتن، هیچ ایرادی ندارد؛ به خود اجازه ی این کار را بدهید.
اگر برای انجام درخواست های دیگران، وقت کافی ندارید و یا اینکه اصلا میلی به انجام دادن آن وجود ندارد، به راحتی بگویید "نه." گاهی اوقات افراد از شنیدن این حرف ناامید می شوند، اما این پایان دنیا نخواهد بود.
4. حواس پرتی‌ها را حذف کنید
محیط پیرامون ما از حواس پرتی های گوناگون انباشته شده است؛ ایمیل ها، تماس های تلفنی، نوتیفیکیشن های شبکه های اجتماعی، افرادی که دائما وارد و خارج می شوند و غیره، از جمله ی حواس پرتی هایی هستند که تمرکز را از بین می برند. اما این تمام ماجرا نیست، حواس پرتی ها بخش بزرگی از زمان شما را هدر می دهند.
راه هایی وجود دارد که بتوانید به صورت موقت، مانع این حواس پرتی ها شوید. گوشی خود را روی حالت هواپیما قرار دهید. از اپلیکیشن های مسدود کننده ی وب سایت استفاده کنید. نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید. علامت مزاحم نشوید را پشت در اتاق خود نصب کنید. اگر نگران هستید که مبادا پیام مهمی را از دست بدهید، پیشنهاد می کنیم که زمان مشخصی از روز را به چک کردن و پاسخ دادن به پیام ها اختصاص دهید.
5. محیط پیرامون خود را سبک کنید
مطالعات نشان می دهد که یک کارمند به صورت میانگین، 38 ساعت از سال را برای پیدا کردن لوازمی که سر جای خود نیستند، اختصاص می دهد. در حقیقت، 66 درصد از کارمندان اداری اعلام کرده اند که حداقل، 30 دقیقه از ساعات کاری در طول هفته را برای پیدا کردن اشیاء گم شده هدر می دهند. در نتیجه، بی نظمی نه تنها باعث هدر رفت زمان می شود، بلکه به کاهش بهره وری و افزایش استرس منجر می شود.
منظم بودن باعث می شود که بهتر فکر کنید و بهره وری خود را تقویت کنید؛ علاوه بر اینکه می توانید بخشی از زمان هدر رفته ی خود را باز یابید. این احتمال وجود دارد که در گام اول، تمایلی به نظم بخشیدن نداشته باشید، اما به محض اینکه کار را آغاز کنید، متوجه می شوید که اصلا چیز بدی نیست. برای همه چیز یک جایگاه در نظر بگیرید و به محض اینکه کارتان با آن ابزار به اتمام رسید، آن را در جایگاه خود قرار دهید.
پیشنهاد می کنیم که دقایقی از هفته را برای دور ریختن وسایلی که استفاده نمی کنید، اختصاص دهید. این روند علاوه بر نظم بخشیدن، باعث می شود که محیط کاری آرام تری داشته باشید.
6. بخشی از کارها را به دیگران محول کنید
شما نمی توانید همه ی کارها را خودتان و به تنهایی انجام دهید. همه ی ما فکر می کنیم که اوضاع همیشه به همین منوال است؛ اما نباید از محول کردن کارهای خود به دیگران، هراس داشته باشید. باید بیاموزید که چگونه می توان بخشی از کنترل را به دیگران واگذارکرد.
گاهی اوقات باید قبل از اینکه به دردسر بیفتید، از دیگران درخواست کمک کنید. بخشی از کارهای مشخص شده مثل حسابداری را به عهده ی دیگران بگذارید.
زمانیکه مشغولیت های کاری افزایش می یابند، از دوستان یا اعضای خانواده بخواهید که زمانی را برای مراقبت از کودک شما اختصاص دهند و یا اینکه از همسر خود بخواهید که ظرف ها را بشوید. با تقسیم کارها، زمان زیادی را در اختیار خواهید داشت و کارهای بیشتری را انجام خواهید داد.
7. پر بازده‌ترین ساعات خود را به حداکثر برسانید
اگر سحرخیز هستید و یا اینکه بهره وری شما در ساعت های آغازین روز بالاتر است، پس برنامه ی زمانی خود را به گونه ای تنظیم کنید که بخش اعظم کارها و وظایف چالش برانگیز خود را در طول صبح انجام دهید. اما گر عادت به شب زنده داری دارید، پس کارهای خود را در طول شب انجام دهید، چرا که بهره وری شما در این ساعات بیشتر است. نکته در اینجاست: زمانی که شما در پر بازده ترین ساعات خود کار می کنید، می توانید زمان را به شکل موثر تری مدیریت کنید.
8. قانون 80/20 را در مدیریت زمان به خاطر داشته باشید.
بنا بر این قانون، اهمیت 80 درصدی کاری که در طول روز و در هر زمینه ای انجام می دهید، تنها در 20 درصد آن فعالیت نهفته است. بنابراین، اگر 20 درصد اولیه را برای مهم ترین وظایف اختصاص دهید، در پایان روز بهره وری بالاتری خواهید داشت و احساس رضایت به شما دست می دهد.
9. کار انجام شده بهتر از کار بی‌نقص است
دیمون براون، نویسنده ی کتاب The Bite- Sized Entrepreneur می گوید: "مهم ترین چیزی که زمان را هدر می دهد، کمال است." او در ادامه اضافه می کند: "سپری کردن زمان های طولانی برای بی نقص کردن یک محصول یا خدمت، نه تنها به کسب و کار شما صدمه می زند، بلکه هزینه های فرصت را به همراه دارد؛ فرصت هایی که می توانست به کارهای عالی تر و جدیدتر منجر شود را از دست می دهید."
لارا واندرکام درباره ی مدیریت زمان می گوید: "رهایش کنید. کار انجام شده بهتر از کار بی نقص است." به یاد داشته باشید که هیچ چیز کامل نیست؛ شما باید بهترین عملکرد خود را به اجرا بگذارید و از آن عبور کنید.
10. از فاصله‌های زمانی کوتاه استفاده کنید
در طول روز، لحظه هایی وجود دارند که به راحتی هدر می روند. در طول این لحظه ها می توانید کارهای کوچکی را به اتمام برسانید که تنها چند دقیقه برای آنها کفایت می کند. برای مثال، اگر از مترو برای رسیدن به محل کار و یا بازگشت به خانه استفاده می کنید، احتمالا در این فاصله می توانید ایمیل های خود را چک کرده و روزنامه های صبح را بخوانید. اگر یک ساعت برای صرف نهار در نظر گرفته شده، این زمان را فشرده کرده و مابقی این مدت را کمی نرمش کنید.
از کارهایی که انجام دادن آنها تنها به 10 تا 15 دقیقه زمان نیاز دارد، یک لیست تهیه کنید و آن را همیشه به همراه داشته باشید. اگر این لیست آماده، همراه شما باشد، زمانیکه برای مثال ده دقیقه را باید منتظر بمانید، می توانید یکی از کارهای درون لیست خود را انجام دهید.
به دنبال این لحظه ها باشید و بهترین استفاده را از آنها ببرید، اجازه ندهید که به راحتی از بین بروند. هدف های قابل اندازه گیری تعیین کنید و ببینید که این اهداف، شما را به کجا خواهند برد.
منبع: inc
