گاهی اوقات به نظر می رسد تعداد وظایفی که در لیست کارهای روزانه ی ما قرار دارد، به اندازه ایست که شاید هرگز نتوانیم آنها را به سرانجام برسانیم. به همین دلیل است که این لیست بزرگ از "ترفندهای بازدهی بالا"، برای کارآفرینان تهیه شده که می توانند با استفاده از آن، بهره وری خود را در دراز مدت افزایش دهند. این لیست در 5 دسته بندی مختلف قرار دارد:
- ترفندهای روتین، برای پیشرفت پروسه ی روزانه
- ترفندهای روانی و احساسی، برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
- ترفندهای برقراری ارتباط، برای افزایش تاثیر روابط
- ترفندهای تیمی، برای اینکه مطمئن شوید بهترین افراد با شما همکاری می کنند
- ترفندهای تحلیلی و پیشرفت، برای درک بهتر از نحوه ی کار کردن
در ادامه می توانید ترفند های روتین برای پیشرفت در این زمینه را در یوکن بخوانید و از آن ها لذت ببرید :
بخش اول - ترفندهای روتین
1. نه بگویید.
رئیس، ارباب رجوع ها، همکاران، کارمندان و غیره، همه ی آنها تقریبا در تمامی اوقات از شما می خواهند که کارهایی را برایشان انجام دهید. اگر در اکثر مواقع به درخواست آنها پاسخ مثبت بدهید، بیشتر احساس بی نظمی می کنید؛ علاوه بر این، لیست وظایفی که به عهده دارید نیز بیشتر و بیشتر خواهد شد. برای "نه" گفتن اعتماد به نفس داشته باشید؛ مطمئن باشید که هیچ صدمه ای به شهرت خوب شما وارد نمی کند.
2. به خودتان اجازه ی استراحت بدهید.
همه ی ما گاهی اوقات احساس می کنیم که کارهایمان تا اندازه ای زیاد است که نمی توانیم کمی استراحت کنیم، اما حقیقت است که استراحت های گاه گداری، تاثیر چشمگیری را بر عملکرد مغز دارند. این کار قبل از هر چیز، استراحت را برای شما فراهم می کند، باعث تقویت تمرکز می شود و روحیه ی شما را نیز بهبود می بخشد؛ تمامی این حالت ها به صورت یکجا ایجاد می شود. حتی اگر تنها چند دقیقه ی کوتاه را در اختیار دارید، از کاری که اغلب انجام می دهید فاصله بگیرید؛ به صورت اعجاب انگیزی متوجه می شوید که کار بیشتری را به سرانجام رسانده اید.
3. هر روز، صبح زود از خواب بیدار شوید.
همه ی ما آرزو می کنیم که ای کاش زمان بیشتری را در طول صبح در اختیار داشتیم، اما تنظیم آلارم برای سه ساعت زودتر، به یکی از بزرگ ترین چالش های افراد تبدیل شده است. در عوض می توانید آلارم خود را کمی زودتر از ساعت روز قبل تنظیم کنید؛ به مرور این کار را انجام دهید تا در نهایت به زمان دلخواه خود برسید.
4. از شب قبل باید برنامه ی زمانبندی شده ی روز بعد را مشخص کنید.
ساعت های طول روز، از کارهای فراوان انباشته شده و بسیار شلوغ است؛ و زمانی که به میانه ی روز می رسید، هنوز هم در میان کوهی از کارها قرار دارید. کافیست که هر شب، تنها 10 دقیقه را اختصاص دهید و روز بعد را پیش بینی کنید. شاید یکی از بی نقص ترین راهکارها نباشد، اما قطعا در انجام دادن کارها موثراست.
5. وظایفی که به عهده دارید را اولویت بندی کنید.
اولویت بندی کارها را بیاموزید و به آن پایبند باشید. برای مثال می توانید کارها را به ترتیب A، B و C اولویت بندی کنید؛ بدین ترتیب که کار A ضروری است، کار B مهم است و کار C مهم بوده اما برای انجام دادن آن، هنوز وقت دارید. تمرکز خود را روی کار A قرار دهید و نگران کار C نباشید.
6. برای هر وظیفه ای که در لیست کارهای روزانه قرار دارد، یک محدوده ی زمانی مشخص کنید.
مشخص کردن یک محدوده ی زمانی، به شکل های مختلفی برای شما مفید خواهد بود. احساس ضروریت را در شما ایجاد می کند و باعث می شود که سریع تر کار کنید. به شما کمک می کند که گذر زمان را پیگیری کنید و زمانی که این زمان به پایان رسید، با یک استراحت ذهنی به شما پاداش می دهد.
7. با یک کار چالش برانگیز آغاز کنید.
شاید این روش برای همه ی افراد به یک اندازه کارساز نباشد؛ اما بسیاری از افراد، از انجام چالش برانگیز ترین کار در ساعات اولیه ی صبح، مزیت های زیادی را دریافت می کنند؛ منظور از چالش برانگیزترین، کاریست که علاقه ای به انجام دادن آن ندارید. زمانی که تنها همین یک کار را به سرانجام می رسانید، احساس می کنید که همه چیز تمام شده و تمام کارهای دیگر، آسان تر از همیشه به نظر می رسند.
8. تمام لوازم برقراری ارتباط را برای "ساعت تمرکز" خاموش کنید.
ارتباط ها یکی از بزرگ ترین حواس پرتی های کارآفرینان به شمار می روند؛ بنابراین، اگر باید کاری را هرچه سریع تر و با کیفیت هرچه تمام تر انجام دهید، همه چیز از جمله تلفن و برنامه های پیام رسان دیگر را خاموش کرده و زمانی را برای به دست آوردن و حفظ تمرکز اختصاص دهید.
9. یک موسیقی با صدای ملایم را پخش کنید.
گزارش های متناقضی درباره ی اثر موسیقی بر تقویت یا کاهش بهره وری منتشر شده است؛ اما شواهد تجربی نشان داده اند که پخش کردن موسیقی با صدای ملایم که به شنیدن آن تمایل داشته باشید، می تواند بر افزایش بهره وری شما تاثیرگذار باشد. اگر صدای موسیقی را کم کنید، نمی توانید آن را بشنوید و اگر صدای آن را بلند کنید، باعث حواس پرتی شما خواهد شد. پس صدای ملایم را پیشنهاد می کنیم.
10. به کتاب های صوتی و پادکست ها گوش کنید.
باید قبول کنیم که زمانی برای مطالعه کردن باقی نمی ماند؛ اما همیشه می توان سطح دانش و اطلاعات را با کتاب های صوتی و پادکست ها افزایش داد، به ویژه در زمان هایی که برای رفت و آمد به هدر می رود. این کار به شما احساس آرامش می دهد، ذهن شما را پاک کرده و چیزهای جدیدی را به شما یاد می دهد که می توانید در زندگی روزانه از آنها بهره مند شوید.
11. از ابزارها و اپلیکیشن های یادداشت نویسی استفاده کنید.
هیچ وقت نمی توانید پیش بینی کنید که ایده ها و الهامات در چه زمانی به سراغ شما می آیند و یا اینکه در چه زمانی ممکن است یکی از افراد مهم را ملاقات کنید؛ بنابراین، این ابزارها را در تمامی شرایط به همراه داشته باشید. خوشبختانه، همراه داشتن گوشی های هوشمند در این زمینه به ما کمک می کند. بدین ترتیب تنها کافیست برنامه ای مثل اورنوت را به صورت پیش فرض در دستگاه خود داشته باشید.
12. برای خودتان هدف تعیین کرده و آنها را برای عموم آشکار کنید.
فرقی نمی کند که اهداف دراز مدت مثل ترفیع شغلی را در نظر گرفته اید یا اینکه برای یک شنبه ی بی دردسر برنامه ریزی کرده اید، در هر صورت باید آنها را محکم و منسجم کنید. گاهی اوقات می توانید افراد دیگر را نیز از این موضوع مطلع می کنید. آشکار عمومی برنامه ها، شما را پر بازده و کارآمدتر می کند. تعیین اهداف همچنین می تواند شما را در پروسه ی انجام دادن آنها یاری کند.
13. تا حد امکان از رانندگی خودداری کرده و اجازه دهید که دیگران شما را به مقصد برسانند.
اگر می توانید از وسایل حمل و نقل عمومی استفاده کنید، چرا با اتومبیل شخصی خود به محل کار می روید؟ با توجه به شهری که در آن زندگی می کنید، این احتمال وجود دارد که وسایل حمل و نقل عمومی بسیار شلوغ باشند و یا کمی آهسته تر حرکت کنند، اما نکته ی مثبت این است که دستانتان برای انجام دادن کارها آزاد خواهد بود.
14. از دنبال کردن اخبار خودداری کنید.
خواندن و پیگیری اخبار برای کارآفرینان حائز اهمیت است؛ اما این کار را برای پرت کردن حواس خود انجام ندهید. ورود به شبکه های اجتماعی و یا بازدید از سایت خبری مورد علاقه بسیار آسان است. ما در این جامعه به اطلاعات معتاد شده ایم و باید این عادت را با اختصاص دادن زمان برای ایجاد بهره وری، ترک کنیم.
15. از انجام دادن چنیدن کار به صورت همزمان خودداری کنید.
با انجام این کار احساس می کنید که کار بیشتری را در یک محدوده ی زمانی انجام داده اید؛ اما به یاد داشته باشید که در واقع، توانایی خود در انجام دادن کارها با بالاترین سطح بهره وری را تخریب می کنید. در حقیقت، برآورده شده که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان می تواند تا 40 درصد، بهره وری شما را کاهش دهد.
16. بسته هایی از کارهای کوچک را در آن واحد انجام دهید.
همه ی ما کارهای بسیار کوچکی را به عهده داریم که روی هم انباشته می شوند؛ این کارها اغلب موارد اداری مثل امضا کردن پرونده های مختلف یا چک کردن ایمیل ها هستند. سعی کنید که موارد اینچنینی را در دسته های مشابهی قرار داده تا بتوانید تمامی آنها را در آن واحد انجام دهید.
17. کار کردن در خانه را امتحان کنید.
برخی از مطالعات نشان می دهند که کار کردن در خانه، میزان بهره وری را افزایش می دهد و البته نشان می دهد که شما به اندازه ی کافی از اعتبار برخودار هستید که اجازه ی چنین کاری را داشته باشید. اگر چنین رویکردی با موفقیت روبرو نشد، چیزی را از دست نداده اید و به راحتی می توانید همان رویکرد قبلی را ادامه دهید.
18. تمایل به کمال گرایی را از بین ببرید.
کارآفرینان کارهای خود را با خلاقیت و تخیل به پیش می برند، و در حرفه ی شلوغ امروزی ما، این خصوصیات باعث بروز تمایل به کمال گرایی می شود. به طور معمول، این خصیصه ی خوبی به شمار می رود؛ نشان می دهد که کار ما از اهمیت ویژه ای برخوردار است؛ اما در سطوح بالاتر و در پروسه ی به سرانجام رساندن کارها، مشکل ایجاد می کند. سعی کنید که به خاطر موارد کوچک، استرس نداشته باشید. کمال گرایی اغب دشمن پیشرفت است.
19. تا حد امکان از نرم افزار اتوماسیون استفاده کنید.
اتوماسیون بازاریابی، همیشه یک ایده ی خوب به شمار نمی رود، اما فرصت های بسیار زیادی وجود دارند تا بتوان بالاترین تاثیر را از آنها دریافت کرد. برای مثال می توانید پست های شبکه های اجتماعی را زمانبندی کنید، ایمل های بازاریابی را تنظیم کنید و حتی تقویم خود را به صورت اتوماتیک، به روز رسانی کنید؛ البته اگر از برنامه ی مناسبی استفاده کنید.
20. از قانون دو دقیقه استفاده کنید.
قانون دو دقیقه بیان می کند که اگر برای انجام یک کار، تنها به دو دقیقه یا کمتر زمان نیاز دارید، پس سریعا آن را انجام دهید. در غیر اینصورت، یادداشت کردن آن در لیست وظایف، زمان بیشتری را به خود اختصاص می دهد، علاوه بر اینکه بعدها نیز باید به سراغ آن رفته و آن را انجام دهید.
21. تلاش کنید تا عادت های بد خود را به مرور زمان کنار بگذارید.
عادت های بد حقیقتا زیانبار هستند و همه ی ما به خوبی از وجود آنها باخبر هستیم. بیش از اندازه به ایمیل ها سر زدن، چک کردن مداوم فیس بوک و غیره، از جمله ی این موارد هستند. اما چطور می توان به آرامی بر آنها غلبه کرد، بدون اینکه ذهن شما را درگیر کنند؟ یکی از بهترین روش ها این است که آنها را با عادت های خوب جایگزین کنید.
22. بیشتر از خودکار و کاغذ استفاده کنید.
شاید احساس کنید که این کار یک منسوخ شده باشد و یا اینکه شما را در زمان به عقب ببرد، با اینحال این کار را امتحان کنید. استفاده از خودکار و کاغذ در تمرکز کردن به شما کمک می کند؛ علاوه بر این، بهتر به خاطر می آورید که کدامیک از کارهایی که نوشته اید، مهم تر است. بر خلاف نمایشگر موبایل و کامپیوتر، هیچ حواس پرتی در یک کاغذ سفید وجود ندارد.
23. کارهایی که حجم زیادی دارند را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید.
زمانی که به یک پروژه ی بزرگ که زمان زیادی را لازم دارد نگاه می کنید، ممکن است که شروع کردن آن برای شما ترسناک باشد. اما به جای اینکه به صورت یکجا به آن حجم غول آسا نگاه کنید، آن را به بخش های کوچک تر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
24. همیشه مدت زمانی بیشتر از حد نیاز را برای خود در نظر بگیرید.
بیشتر ما نمی توانیم زمان را به خوبی برآورد کنیم، به ویژه در شرایط حرفه ای. اگر مدت زمان بیشتری را برای هر کاری در نظر بگیرید، همیشه جلوتر از کار پیش می روید.
25. بعد ازظهرها از قهوه یا چای استفاده کنید.
افراد به طور معمول در ساعات اولیه ی روز از چای یا قهوه استفاده می کنند تا انرژی آنها را افزایش دهد، اما در واقع تاثیر آن در ساعات بعدازظهر بیشتر است، چرا که در این زمان احساس خواب آلودگی به شما دست می دهد. کمی کافئین در این بازه ی زمانی می تواند شما را به سطح انرژی اولیه باز گرداند.
26. سریع تر تصمیم بگرید.
شما باید به شیوه ی هوشمندانه ای تصمیمات خود را اتخاذ کنید؛ اما نمی توان آنها را به حال خود واگذر کرد، چرا که به اتلاف وقت منجر می شود. سریع تر تصمیم نهایی خود را اتخاذ کنید، بدین ترتیب می توانید هرچه سریع تر به ادامه ی کار بپردازید.
27. دسکتاپ کامپیوتر خود را منظم کنید.
اگر برای تمامی فایل ها، روی دسکتاپ خود یک شورتکات ساخته اید، دچار سردرگمی می شوید. اگر به طور منظم، دسکتاپ خود را مرتب نکنید، یک حواس پرتی دیگر را برای خود ایجاد کرده اید و متوجه می شوید که مستقیما با میزان بهره وری شما در ارتباط است. تنها کافیست چند دقیقه ای را برای آن اختصاص دهید و همه چیز را سر جای خود قرار دهید.
28. فایل های دیجیتالی خود را مرتب کنید.
همانند نمونه ی بالا، زمانی را برای مرتب کردن این فایل ها اختصاص دهید، فرقی نمی کند که در حافظه ی کلود باشند یا دسکتاپ، در هر صورت باید این کار را انجام دهید. یک سلسله مراتب شفاف و دقیق را در رابطه با هر فایلی انتخاب کنید. این کار باعث می شود که از سردرگمی خود و اعضای تیمتان جلوگیری کنید.
29. یک پلاگین مرورگر برای مسدود کردن حواس پرتی ها پیدا کنید.
چندین پلاگین مرورگر ساخته شده که اجازه نمی دهد تا وب سایت های دیگر، تمرکز شما را از بین ببرند.
به کار گیری ترفندها در زندگی واقعی کمی دشوار است؛ اما امیدواریم این استراتژی ها، عادت ها و ایده ها برای شما مفید واقع شوند. با وجود تعداد زیاد پتانسیل هایی که می توانند عملکرد اجرایی و سلامت شما را تقویت کنند، می توان تضمین کرد که حداقل یکی از موارد ذکرشده در این مطلب وجود دارد که قبلا درباره ی آن اطلاعی نداشته اید. تنها همان یک مورد کافیست تا بتواند زندگی شما را به عنوان یک کارآفرین بهبود بخشد.
با این اوصاف پیشنهاد می کنیم که حداقل یکبار آنها را امتحان کنید. به یاد داشته باشید که چیزی برای از دست دادن وجود ندارد.
در ادامه می توانید قسمت های دیگر از مقاله‌ی "101 راهکار برای بازدهی بیشتر کارآفرینان با مسئولیت های بالا" را بخوانید و از آن ها لذت ببرید :
- بخش اول - ترفندهای روتین
- بخش دوم - ترفندهایی برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
- بخش سوم - ترفندهای برقراری ارتباط
- بخش چهارم - ترفندهای تیمی
- بخش پنجم - ترفندهای تحلیلی و پیشرفت
منبع: entrepreneur
