ایلان ماسک، مدیرعامل کمپانی‌های تسلا و اسپیس ایکس، همواره به برگزاری جلسات مفید و مؤثر شهرت دارد. او معتقد است جلسات کاری نامناسب تنها وقت و انرژیمان را می گیرد و میزان ابتکار عمل و بهره وری را هم کاهش می دهد؛ اما چطور می توان همانند ایلان ماسک جلسات کاری پربازدهی داشت؟ با یوکن همراه باشید.
به تازگی این سؤال که چگونه می توان جلسات مؤثری را برگزار کرد، در سایت Quora مطرح شده و ایزابل دایگل، کارشناس بازاریابی شرکت Hello Focus، به آن پاسخ داده است:
مدیرعاملان موفق توانایی‌های زیادی دارند و برپایی جلسات مفید را می توان یکی از مهارت‌های آن‌ها معرفی کرد. جالب است بدانید هر ساله در حدود 11 میلیارد جلسه در کشور آمریکا برگزار می شود، اما تمام جلسات مفید و ارزشمند نیستند و هزینه این جلسات ناکارآمد، حدود 37 میلیارد دلار تخمین زده می شود. حتماً می دانید جلسات ناکارآمد تنها وقت، انرژی و سرمایه را هدر نمی دهند بلکه میزان بهره‌وری یک شرکت را هم پایین می آورند.
لازم به ذکر است، ایلان ماسک تاکنون هیچ جلسه‌ی ناکارآمد و ضعیفی را برپا نکرده است. او چند نکته‌ی مفید را در جلسات خود رعایت می کند که سبب شده به یکی از بهترین کارآفرینان دنیا تبدیل شود. در ادامه 4 موردی که لازم است در جلسات خود به کار گیرید تا از وقت و انرژی و پول شما محافظت شود را بیان می کنیم:
تمام افراد آمادگی لازم را داشته باشند
باید تمام کسانی که در جلسه حاضر می شوند با مطالعه کافی وارد شده و آمادگی حضور در جلسه را داشته باشند. گفته می شود تمام افراد باید برای صحبت کردن و اظهار نظر آماده باشند. ایلان ماسک یکی از بهترین و مقتدرترین مدیرعاملان دنیا است، به طوری که هیچ فردی به خود اجازه نمی دهد بدون آمادگی در جلسات او حاضر شود. وقتی کارمندان نتوانند به سؤالات ایلان ماسک پاسخ مناسبی دهند، او در می یابد افراد حاضر تکلیف خود را به درستی انجام نداده‌اند.
استفاده از اصول اولیه
ایلان ماسک همیشه در صحبت‌های خود به الگویی از یک سری اصول اولیه اشاره دارد. او به واقعیت و حقایق اعتماد بیشتری دارد و همیشه از کارمندان خود می خواهد هر مسئله‌ای را به صورت حقایق جزئی بیان کنند و بعد به شرح آن بپردازند. او اعضای تیم خود را ترغیب می کند خارج از بسته فکر کنند، البته باید بتوانند راه سرهم بندی کردن بسته را هم تحلیل کنند. در این باره مجله‌ی GQ می نویسد: "ایلان ماسک با تکیه بر دانش خود به کارمندانش انگیزه و روحیه می دهد. این دانش از میلیون‌ها واقعیتی به دست می‌آید که او هیچ وقت فراموش نمی کند."
مشخص کردن هدف نهایی و چشم‌اندازهای آتی
هر فردی در مسیر دست یابی به هدف خود با شکست‌ها و چالش‌هایی مواجه می شود. هدف نهایی همواره باید به اعضای تیم یادآوری شود تا از ادامه‌ی مسیر نا امید و دلسرد نشوند. شرکت اسپیس ایکس تاکنون 3 پرتاب ناموفق برای موشک فالکون 1 داشت که سبب دلسردی اعضای تیم شده بود؛ اما ایلان ماسک در این باره گفت: "من هیچ وقت نا امید نخواهم شد، هرگز" صحبت مدیرعامل اسپیس ایکس به اعضای تیم کمک کرد تا به دنبال راهکار جدیدی برای مشکلات خود باشند.
یکی از کارمندان این شرکت در پاسخ به ایلان ماسک گفت: او یکی از تأثیرگذارترین و بهترین روش‌های مدیریتی را دارد که تاکنون در هیچ جای دنیا ندیده‌ام. بعد از حرف‌های او ناامیدی را کنار گذاشتم و تمام اعضای تیم به جای فکر کردن به گذشته، با قدرت بیشتری به سوی جلو گام برداشتند.
همانند دیگر کارمندان کار کنید
"مهم نیست چقدر تلاش می کنید؛ مهم این است همیشه کسی هست که بیشتر از شما کار می کند." این جمله همیشه در جلسات شرکت اسپیس ایکس بیان می شود تا کارمندان به کار بیشتر تشویق شوند. یکی از کارمندان کمپانی تسلا در این باره می گوید: "اگر بگویید انجام کاری یک سال زمان می برد، ماسک از شما می خواهد تا آن کار را در عرض یک هفته به اتمام رسانید." ایلان ماسک انتظار بالایی از کارمندانش دارد که گاهی شرایط را برای آن‌ها سخت می‌کند. او از اعضای تیم خود می خواهد به کارشان متعهد باشند و خود نیز همگام با کارمندانش سخت کار می کند.
احتیاط کنید
خیلی از مدیرعاملان می گویند به‌کارگیری سبک برگزاری جلسات و مدیریت شرکت به شیوه‌ی ایلان ماسک چندان مناسب نیست. حتماً می دانید با استفاده از چند مورد از قوانین او کیفیت جلسات خود را بالا ببرید؛ اما تقلید کامل از ایلان ماسک، تأثیر منفی روی کارتان خواهد داشت.
ریک وارتزمن، مدیر اجرایی سازمان دراکر، در مجله‌ی فورچن نوشت: "هر چقدر می خواهید ایلان ماسک را برای شیوه‌ی مدیریتش تشویق کنید؛ اما از روش مدیریتی او تقلید نکنید." او می گوید روش مدیریتی سخت و طاقت‌فرسای ماسک سبب شده تا توجهی به نیاز کارمندان نشود، به همین خاطر آن‌ها بعد از مدتی کوتاهی احساس خستگی و فرسودگی می کنند. او در ادامه بیانات خود به نتیجه‌ی یکی از مطالعات اشاره کرد. بنا بر این پژوهش، افرادی که در محیط کار قابل اعتماد مشغول هستند، 19 درصد کارایی بیشتری نسبت به دیگر محیط‌هایی دارند که همانند شرکت ایلان ماسک قابل اعتماد نیستند. او در ادامه اعلام کرد کارمندان باید برای نحوه‌ی انجام یک پروژه آزادی عمل داشته باشند.
بهره‌وری جلسات را بالا ببرید
ایلان ماسک در مورد نحوه‌ی برگزاری جلسات گفت: "جلسات وقتی برگزار می شوند که کارمندان کار خود را به درستی انجام نمی دهند." پس این مسئله نشان می دهد کارمندان باید تمام وقت و انرژی خود را روی کار صرف کنند. بنا بر گزارش CBS، 73 درصد افراد اعلام کرده‌اند در طول جلسه به انجام کارهای غیر مرتبط مشغول می شوند و حتی 39 درصد آن‌ها در طول جلسه می خوابند. ایلان ماسک برای اجتناب از این اتفاق، تمام توان کارمندانش را به کار می گیرد و همواره در تلاش است بهره‌وری جلسات را بالا ببرد. این شیوه مدیریتی سبب شده تا جلسات او بازدهی بیشتری داشته باشد و ایده‌های جدیدی به دست آید.
منبع: inc
