بهبود سیستم ارتباطی در کسب‌و‌کارها

ارتباطات قوی، هم در درون سیستم و هم در خارج از آن، کلیدی برای موفقیت سازمان هاست. مطالعه ای که توسط موسسه جهانی مک کینزی انجام شده است، نشان می دهد که بهره وری یک سازمان با کارکنانی که ارتباطات قوی دارند، 20 تا 25 درصد بیشتر رو به بهبود خواهد بود.

این به این معنی است که سازمانی که به ارتباطات میان اعضا و همچنین ارتباط با مشتریان توجه می کند، به طور بالقوه می تواند درآمد خود را افزایش دهد. با این حال جالب است که معمولا علی رغم دانستن اهمیت ارتباطات، کارکنان و اعضای تیم به ندرت با همکاران خود وارد مراوده و همکاری می شوند.

39 درصد از کارکنان بر این باور هستند که افراد در سازمان آنها به اندازه کافی به دنبال همکاری نیستند.

حتی با وجود اینکه 75 درصد از کارفرمایان اهمیت کار گروهی و همکاری را در سازمان خود درک می کنند، ولی این کارفرمایان تنها 18 درصد از کارکنان خود را در طول بررسی عملکردشان، برای شناخت مهارت های ارتباطی، ارزیابی می کنند.

97 درصد از کارکنان و مدیران بر این باورند که هم تراز نبودن در یک تیم، دلیل اصلی نتیجه ی نا مطلوب در یک کار یا پروژه است ولی با این حال کمتر از آنچه انتظار می رود، شاهد برقراری ارتباط موثر درون و بیرون سازمانی هستیم.

سازمان ها باید ارتباطات خود را در تمام اشکال، اعم از کارهای نوشتاری، الکترونیکی و غیره، منسجم کنند. البته گفتن این حرف آسان است ولی در عمل همیشه آسان نخواهد بود. با اجرای شیوه های ارتباطی موثر در داخل و خارج از سازمان، شما می توانید بهره وری و کارایی خود را افزایش دهید. در این مقاله قصد داریم ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی را مورد بررسی قرار دهیم. با یوکن همراه باشید .

بهبود ارتباطات درون سازمانی

سازمان های زیادی پیوسته مرزهای خود را گسترش داده و در حال تبدیل شدن به کسب و کارهای جهانی هستند. از این رو شاید ارتباطات و همکاری چهره به چهره همانند سال های گذشته، عملی نباشد. برای سازمان ها مهم است که کارکنان خود را با یک پلت فرم ارتباطی که اشتراک گذاری منسجم اطلاعات را فراهم می کند، به یکدیگر مرتبط سازند. سازمان ها با این کار، امکانی فراهم می کنند تا ارتباطات درون سازمانی، هر کجا و در هر زمانی، قابل بر قراری باشد.

با اتخاذ فن آوری های پیش رفته مانندBYOD  (Bring Your Own Device)، سرویس های ارتباطی ابری و یا ارتباطات یکپارچه، سازمان ها می توانند در بلند مدت به کار و فعالیت خود ادامه دهند و ارتباطات موثر ایجاد کنند.

1. مشارکت با کارمندان

مهم است که بدانید برای حفظ کارکنان، باید آنها را در مورد تصمیمات حیاتی کسب و کار، مطلع نگاه داشت. 90 درصد از کارکنان، معتقدند که تصمیم گیرندگان باید قبل از تصمیم گیری نهایی، نظرات آنها را نیز اعمال کنند. کارفرمایانی که شکست می خوردند، اغلب از آن دسته از افرادی هستند که به نظرات دیگران اهمیتی نداده و تنها تصمیم می گیرند.

2. پاسخ‌گویی بی‌درنگ

سرویس اینترانت، یک ابزار مفید است که می تواند برای حفظ ارتباط کارکنان در درون سازمان، مورد استفاده قرار گیرد. همچنین این سرویس ارتباطی، بدون هیچ زحمتی می تواند برقرار شود، به همین خاطر لازم نیست نگران افزایش هزینه ی سربار باشیم.

علاوه بر این ها تعداد زیادی ابزار اجتماعی برای همکاری در محل کار وجود دارد. بنابراین به راحتی می توان این کار مهم را به ثمر رسانده و کارکنان را با یک پلت فرم برای ارتباط موثر، به یکدیگر متصل کرد.

در این نوع سرویس ها وقتی یک کارمند، سوال و درخواستی قرار می دهد، مطمئن می شود که افراد مربوطه به سرعت پاسخ خواهند داد. این کار یک سیاست باز ایجاد می کند که برای تشویق ارتباطات میان کارمندان موثر است. همچنین در سطح مدیریت، به منظور دستیابی به دانش نحوه ی برقراری ارتباط با کارکنان، آموزش مناسبی به مدیران ارائه می دهد که بخش مهمی از بهبود ارتباطات داخلی محسوب می شود.

3. ارائه‌ی فیدبک معمول

گرفتن فیدبک به خصوص برای کارکنان جوان، مهم است. به منظور دانستن وضعیت کار و ارتباطاتی که انتظار دارید، بهتر است که با ارائه ی گزارش وضعیت هفتگی، اولویت ها را تعیین کرده و همچنین با بازخورد های کوتاه و ساده میزان پیش رفت پروژه هایی که در حال کار بر روی آن هستید را دریابید.

این باعث می شود که کارکنان ارتباط و اتصال به بقیه افراد تیم را احساس کنند و همچنین برای تاثیر بر روی بهبود نتیجه ی خروجی، تلاش بیشتری نمایند. از آنجا که ایمیل یکی از پنج ابزار ارتباطی خوب کسب و کارها محسوب می شود، می تواند بهترین کمک کننده در این سناریو باشد.

بهبود ارتباطات برون سازمانی

مشتریان نیروی حیاتی هر سازمان بزرگ و کوچکی هستند، بنابراین با برقراری ارتباط مناسب، می توانید روابط مشتری را تقویت کرده و در نتیجه مشتریان بیشتری جذب کنید. در اینجا قصد داریم بگوییم که چگونه می توانید به هدف داشتن ارتباطات قوی و تاثیر گذار با مشتریان خود، برسید:

1. راهنمای ارتباط راحت با مشتریان

به مشتریان خود گزینه هایی را ارائه دهید که به آنها کمک کند تا راه ارتباطی آسان با شما را دریابند. لینک آسان یافتن ایمیل، لینک های شبکه های اجتماعی و شماره تلفن خود را در اختیار آنها قرار دهید. اجازه دهید که هر نوع وسیله و کانال ارتباطی که می توانند از آن، برای دسترسی به شما استفاده کنند را بشناسند. زمان ارسال خبرنامه و به روز رسانی وب سایت و یا شبکه های اجتماعی، اطمینان حاصل کنید که موارد ارتباطی به وضوح ذکر شده باشد.

2. استفاده از اهرم شبکه‌های اجتماعی

با وجود بیش از 1.91 میلیارد کاربر شبکه های اجتماعی در سراسر جهان (از سال 2014)، شانس بالایی وجود دارد که مخاطبان هدف شما در یکی از شبکه های اجتماعی متعددی که این روزها وجود دارند، یافت شوند. با شناسایی یک پلت فرم خاص، می توانید در ارتباطات موثر شرکت کنید، محصولات و خدمات خود را تبلیغ کرده و ابهامات موجود در ذهن مخاطب را روشن نمایید.

نتیجه

بهبود سیستم ارتباطات کسب و کار به منظور بهبود بهره وری کلی و بهره وری درون سازمانی، بسیار مهم است. اگر شما هنوز هم بر روی مدل های قدیمی ارتباطات تکیه دارید، زمان آن فرا رسیده است که به فکر ارتقاء سیستم ارتباطی خود باشید.