همه ی ما به عنوان صاحبان کسب و کار و یا اعضای تیم، گاهی اوقات با بازخوردهای منفی روبرو می شویم. زمان هایی فرا می رسد که مافوق یا مشتریان ما را مواخذه کرده و منتظر شنیدن پاسخ های ما هستند. عکس این شرایط نیز وجود دارد؛ همیشه ما در مقابل بازخوردها قرار نمی گیریم؛ بلکه باید آنها را برای دیگر افراد بازگو کنیم. اما چه چیزی این گفتگوها را دشوار می کند که باعث می شود تمام تلاش خود را بکار بگیریم تا از روبرو شدن با آنها پرهیز کنیم؟
باید اعتراف کنیم که همه ی ما در چنین شرایطی قرار گرفته ایم. حتی کسانی که تخصص توسعه ی رهبری کاری را به عهده دارند و درواقع مدرس مهارت های خود هستند نیز گاهی اوقات با این مشکل مواجه می شوند و به جای اینکه با شرایط روبرو شوند، از آن فرار می کنند.
احساس دل پیچه، تپش قلب و کف دست های عرق کرده را بسیاری از افراد تجربه کرده اند؛ اما به یاد داشته باشید، تا زمانیکه هیچ عکس العملی در مقابل آن نشان ندهید و از گفتگوی مورد نظر دوری کنید، نمی توانید شرایط را بهبود بخشید.
برخی معتقدند که اگر از همان آغاز، اهمیت خاصی را متوجه طرف مقابل نکنیم، اصلا خود را در این شرایط قرار نمی دهیم. اما اجتناب و دوری کردن از چنین برخوردهایی به مرور باعث بدتر شدن اوضاع می شود. زمانیکه هیچ چاره ای جز روبرو شدن با این مشکل نداشته باشیم، به جای اینکه مشکل را ارزیابی کرده و رابطه را تقویت کنیم، ریسک تخریب رابطه با طرف مورد نظر را به جان می خریم.
اگر تعریف شما از مکالمه یا گفتگوی دشوار، درخواست برای افزایش حقوق باشد، یا اینکه بخواهید به مشتریان خود "نه " بگویید و یا حتی ارائه ی بازخورد به همکار، در تمامی این شرایط می توانید از این ترفندها استفاده کنید و آن را به نفع خود تغییر دهید. در ادامه با یوکن همراه باشید.
1. طرز فکر خود را عوض کنید
اگر مکالمه ی دشواری را پیش رو دارید، این احتمال وجود دارد که قبل از وقوع آن نیز احساس اضطراب و ناراحتی داشته باشید. پیشنهاد می کنیم که به جای این کار، آن را در چهارچوب های مثبت تری قرار دهید. برای مثال، نباید فکر کنید که در حال ارائه ی بازخورد درباره ی عملکرد منفی طرف مقابل هستید؛ بلکه به این فکر کنید که یک مکالمه ی سازنده درباره ی توسعه و پیشرفت خواهید داشت.
به رئیس خود "نه" نمی گویید، بکه یک راه حل بهتر را ارائه می دهید. زمانی که این مکالمه ها را یک گفتگوی عادی و روزانه بدانید، هیچ مشکلی به وجود نخواهد آمد.
2. از قبل آماده شوید
شاید این روش به نظر شما عادی و واضح به نظر برسد؛ اما مشکل اینجاست که نمی توان از احساسات چشم پوشی کرد. شما باید پیام خود را با آرامش و با روشنی هرچه تمام تر ارائه دهید؛ علاوه بر این، رفتار درستی را در مقابل عکس العمل او به نمایش بگذارید. به بیان دیگر، تحت هر شرایطی و با وجود هر رفتاری که ممکن است از طرف مقابل سر بزند، باید احساسات خود را کنترل کنید.
با یک حقیقت روبرو شوید: اینکه بخواهید به کسی بگویید که رفتار یا عمکرد اشتباهی داشته، و در مقابل نیز شخص مورد نظر بدون هیچ رفتار اشتباه و با منطق کامل، اشتباه خود را بپذیرد، کار چندان دشواری نیست. هر دو نفر در این شرایط یک نفس راحت می کشند و به کار خود ادامه می دهد.
مساله ی چالش برانگیز این است که برای مثال، اگر طرف مقابل از روی صندلی خود بلند شده و با فریاد و الفاظ رکیک به مخالفت با شما برخیزد، چه باید کرد؟
گاهی اوقات، احساسات می توانند بهترین حالت ما را ابراز کنند، اما این در صورتی است که از قبل درباره ی آن آگاهی داشته و خود را برای آن آماده کنیم؛ بدین ترتیب از ریسک نیز اجتناب کرده اید. چند دقیقه ای را زمان بگذارید و به این فکر کنید که باید چه بگویید، نکاتی را یادداشت کنید و قبل از مکالمه با طرف مقابل، نکات کلیدی را مشخص کنید.
استراتژی که برای گفتگوی خود در نظر می گیرید، باید انعطاف پذیر باشد و برخی از پاسخ های احتمالی را شامل شود. زبانی را انتخاب کنید که ساده تر، شفاف تر، مستقیم و طبیعی باشد.
3. زمان و محل مناسبی را برای گفتگو انتخاب کنید
نباید فاصله ی زمانی میان یک رفتار اشتباه و ارائه ی بازخورد شما، زیاد شود؛ علاوه بر این، نباید عجله کنید. برای این کار تنها یک فرصت دارید؛ پس باید آن را به سمتی هدایت کنید که به نفع هر دو طرف باشد.
زمان مناسب به شدت آن بازخورد بستگی دارد. تا حد امکان، از زمانی که تخلف صورت گرفته، دور نشوید. هدف شما این است که مشکل را برطرف کنید، نه اینکه بخواهید درد بیشتری را به او اضافه کنید.
منظور از مکان مناسب، دفتر کار نیست؛ حتی می توانید در یک کافی شاپ ملاقات کنید و یا حتی در حین کار و در شرایطی که هیچ کارمند دیگری صدای شما را نمی شنود، این کار را انجام دهید.
اگر فکر می کنید که دفتر کار شما مکان مناسبی خواهد بود، پس همه چیز را به صورت غیر رسمی برگزار کنید. خودتان را به جای طرف مقابل بگذارید. نشستن در پشت میز و روبروی طرف مقابل، مناسب نیست؛ ترجیحا کنار او بنشینید. میزی که بین شما قرار می گیرد، در واقع مساله را بیش از چیزی که هست نشان می دهد و احساس ناراحتی را در طرف مقابل ایجاد می کند.
4. کار را به تعویق نیاندازید
چگونه می توان بر بی میلی بازگو کردن بازخورد و داشتن یک گفتگوی دشوار غلبه کرد؟ جواب این است که باید با این مکالمه نیز همانطور رفتار کنید که در گفتگوهای دیگر انجام می دهید. اگر این بازخورد را به عنوان یکی دیگر از مکالمه های روزمره ی خود بدانید، اتفاق خاصی نخواهد افتاد و نتیجه ی نامطلوبی حاصل نخواهد شد.
به بیان دیگر، تاکید بی مورد در آن جایی ندارد. اگر ارائه ی بازخورد را به صورت کاملا طبیعی، عادی و غیر رسمی انجام دهید، هیچ دشواری در پی نخواهد داشت. باید این مساله را به خاطر داشته باشید. برقراری ارتباط در واقع ابزاری است که از آن برای ارائه ی اطلاعات، توسعه و پیشرفت، تشویق و ترغیب کردن و دستیابی به هزاران چیز دیگر استفاده می کنید.
بازخوردهایی که به خوبی مدیریت می شوند، می توانند به ایجاد خلاقیت، ایجاد انگیزه در افراد و تشویق برای آموزش منجر شوند. وظیفه ی شما به عنوان مدیر این است که بتوانید گفتگوهای دشوار را رهبری کرده، به شکلی که باعث رشد آنها شود و از تخریب آنها جلوگیری کند.
منبع: Entrepreneur
