10 ترفند برای صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری

1 آبان 1396 - 8:00
مدیریت شخصی - 10 ترفند برای صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری
10 ترفند برای صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری
امتیاز مطلب: 93%

تمامی کارآفرینان می خواهند که بالاترین بازده را در طول روز کاری خود داشته باشند. متاسفانه، اراده به تنهایی کفایت نمی کند و تنها تا یک حدی شما را به پیش می برد. اگر بخواهید که کارهای بیشتری را به برنامه ی شلوغ خود اضافه کنید، با کاهش بهره وری در دراز مدت روبرو خواهید شد.

درک یک موضوع از اهمیت ویژه ای برخوردار است، کارآفرینان به صورت طبیعی افرادی بلند پرواز هستند که می خواهند علیرغم زمان و انرژی محدود خود، کارهای بیشتری را انجام دهند. اما به خاطر داشته باشید که اگر موفق به انجام تمامی کارها نشده اید، نباید خودتان را سرزنش و مواخذه کنید. همیشه راه هایی وجود دارند که با به کار گیری آنها می توان بهره وری را تا میزان چشمگیری افزایش داد. در ادامه به برخی از این راهکارها اشاره می کنیم؛ با یوکن همراه شوید:

1. میز کار و محیط پیرامون خود را مرتب کنید.

محیط بی نظم و آشفته می تواند از عوامل اصلی حواس پرتی باشد که حتی به استرس نیز منجر می شود. اگر لیست کارهای روزانه ی شما به شدت سنگین شده، یک محیط کار شلوغ نیز می تواند باعث سردرگمی بیشتر شود. اسناد را دسته بندی کنید، لوازم غیر ضروری را از روی میز برداشته و در کشو ها قرار دهید، لیوان های خالی قهوه را بردارید و تا حد امکان، شلوغی را از بین ببرید. تنها همین یک کار، احساس نظم بیشتری را در شما به وجود آورده و موجب کاهش استرس می شود.

2. شبکه های اجتماعی را کنار بگذارید، حداقل یک یا دو مورد را حذف کنید.

رومن گریگور، رئیس Yeti در Guessmate گفته است که لیست تمامی دوستان و خانواده ی خود در فیس بوک را به "آشنایان" تغییر داده است. با این کار، به جای اینکه تمامی آپدیت ها و پست هایی که دوستانتان به اشتراک می گذارند را دریافت کنید، تنها مهم ترین آنها را مشاهده خواهید کرد.

البته مجبور نیستید که همین کار را انجام دهید. هر استراتژی که برای صرف زمان کمتر در شبکه های اجتماعی به کار بگیرید می تواند کارساز باشد. برای مثال، محدود کردن نوتیفیکیشن هایی که دریافت می کنید می تواند زمان کار کردن روی فیس بوک را کاهش دهد.

3. هر روز صبح کمی ورزش کنید.

ورزش کردن در طول صبح تاثیر چشمگیری را بر میزان بهره وری خواهد داشت. برخی به اشتباه معتقدند که ورزش کردن، انرژی زیادی را به هدر می دهد، اما باید بگوییم که ترشح اندورفین ناشی از ورزش هایی مثل پیاده روی یا راه رفتن روی تردمیل، به تنهایی دلیل خوبی برای قانع کردن این افراد است. ورزش در از بین بردن استرس موثر است، روحیه بهتری را ایجاد می کند و بهره وری و بازده کلی شما را افزایش می دهد.

4. لیست کارهای روزانه ی خود را در شب قبل تهیه کنید.

از شب قبل به کارهایی که باید در روز بعد انجام دهید فکر کنید. تمامی ابزارهای خود را به کار گرفته و از قبل آماده شوید. این کار بیشتر از 10 تا 15 دقیقه از زمان شما را نمی گیرد. علاوه بر این، روز بعد را به درستی آغاز می کنید و وقت را برای برنامه ریزی اختصاص نمی دهید. انجام دادن این کار در شب قبل باعث می شود که ضمیر ناخودآگاه شما فعال شده و در زمانی که به خواب رفته اید، به کارکردن ادامه دهد. به محض اینکه از خواب بیدار شوید، تصویر دقیقی از کارهایی که باید انجام دهید را در اختیار دارید.

5. در طول روز، تا جایی که می توانید آب بنوشید.

بسیاری از افراد در طول روز، آب کافی را به بدن خود نمی رسانند. نوشیدن آب باعث می شود که انرژی در بالاترین سطح خود قرار بگیرد؛ علاوه بر این، اگر کار شما به گونه ایست که باید تمامی روز را پشت یک میز کار کنید، باعث می شود که هرچند وقت یکبار بلند شوید، در دفتر قدم زده و از سرویس بهداشتی استفاده کنید. به طور قطع می دانیم که همین حرکت های کوچک برای سلامتی بسیار مفید خواهد بود.

چیزی که بدنتان به آن نیاز دارد را در اختیارش قرار دهید، بدن نیز در عوض منابعی که برای افزایش بهره وری به آن نیاز دارید را در اختیار شما قرار می دهد.

6. حداقل یک روز از هفته را به طول کل خالی بگذارید.

داستین موسکوویچ، مدیر عامل و یکی از بنیانگذاران آسانا و فیس بوک می گوید: "چهارشنبه ها هیچ جلسه ای برگزار نمی شود."

تمامی افراد باید روزی را در هفته، بدون مزاحت هیچ کس به کار روی پروژه های خود بپردازند، بنابراین روزی که در آن هیچ جلسه ای برگزار نمی شود، برای تمامی افراد فعال در شرکت با ارزش خواهد بود. علاوه بر این، تلاش کنید تا تعداد جلسه ها را در مجموع نیز کاهش دهید. این جلسه ها تا حد زیادی بازده نداشته و زمان را هدر می دهند. با شرکت نکردن در جلسه های غیر ضروری در واقع بهره وری شما افزایش می یابد.

7. زمان های استراحت کمتر در روز کاری

کارآفرینان افراد سخت کوشی هستند و اغلب برای نوشیدن آب، خوردن یک بسته شکلات یا استشمام هوای تازه هم از جای خود بلند نمی شوند. انجام دادن این کارها برای سلامتی شما بسیار مفید است، بنابراین پیشنهاد می کنیم که به خودتان استراحت دهید، اما می توانید زمان های آن را محدوتر کنید.

علاوه بر این می توان تکنیک های دیگری را نیز به کار گرفت؛ برای مثال، تکنیک Pomodoro می تواند تعادل سالمی را ایجاد کند. این روش به شما یادآوری می کند که به شکل منظمی استراحت کنید؛ و باعث می شود که انرژی خود را با بازده بالاتری به کار بگیرید.

8. یک جدول زمانبندی برای روز خود تهیه کنید.

بسیاری از افراد لیست کارهای روزانه را به کار می گیرند، با اینحال بسیاری از افراد، روز کاری خود را به این شکل طرح ریزی نمی کنند. این احتمال وجود دارد که به خوبی از زمانی که هر کار به خود اختصاص می دهد، آگاه باشید؛ اما به درستی نمی دانید که شما چقدر زمان برای انجام دادن آنها در اختیار دارید.

اگر فعالیت های خود را پیگیری کرده و برای کارهای روزانه ی خود برنامه ریزی کنید، می توانید زمان هایی که هدر می روند را تشخیص دهید. می توانید زمان هایی را برای کارهای حاشیه ای در نظر بگیرید، اما اگر دائما دچار حواس پرتی شوید و یا کارها را به زمان دیگری موکول کنید، باید در انتخاب رویکردهای خود تجدید نظر کنید.

9. از قانون دو دقیقه پیروی کنید.

کریستیم سوتاردی، یکی از بنیانگذاران Lobabox می گوید که از قانون دو دقیقه ی دیوید آلن استفاده می کند تا بداند که چه کارهایی را می تواند فورا انجام دهد. اگر انجام دادن کاری به تنها 2 دقیقه یا کمتر نیاز دارد، پس باید همان لحظه آن را انجام دهید. همین مساله می تواند یک زیرساخت ساده برای بهره وری را ایجاد کند، چرا که به هیچ نرم افزار یا ابزاری نیاز ندارد. به محض اینکه کاری به شما محول شود، به سرعت می توانید تصمیم بگیرید که آن را انجام دهید یا خیر.

10. از منابع خارجی استفاده کرده و دستیاران مجازی را به خدمت بگیرید.

آیا کار و وظایف بیشماری به شما واگذار شده است؟ آیا زمان زیادی از کار روز را برای کارهای کوچکی اختصاص می دهید که به مهارت شما نیاز ندارد؟

در اینصورت می توانید از افراد دیگر یا دستیاران مجازی کمک بگیرید. شما می توانید از دستیار مجازی خود برای کارهایی تاثیر گذار استفاده کنید، بنابراین از زمان بیشتری برای انجام دادن فعالیت های استراتژیک برخوردار خواهید بود.

نتیجه ی نهایی

انعطاف پذیر بودن را فراموش نکنید. بهره وری در واقع به معنای توسعه ی عادت های موثر است؛ شکل گیری عادت ها نیز به زمان نیاز دارد. شاید برخی از تلاش های شما موثر واقع نشود، اما همچنان به تلاش ادامه داده و گزینه های جدیدتر را امتحان کنید، بالاخره چیزی که با شرایط شما سازگار باشد را خواهید یافت.

اگر می خواهید که به بهره وری بالا برسید، باید مهارت اولویت بندی و حذف کارهای بیهوده را فرا بگیرید. در اکثر مواقع، مواردی در لیست کارهای روزانه ی شما وجود دارند که در واقع هیچ جایگاهی در آن ندارد. بستگی به شما دارد که چه کارهایی را به صورت اتوماتیک انجام دهید و یا چه کارهایی را حذف کرده و به دیگران واگذار کنید.

 

منبع: Entrepreneur

آیا به نظر شما این مطلب مفید بود؟

دسته بندی ها