از مرتب کردن دفتر کار خود غافل نشوید

17 مهر 1396 - 6:00
رفتار سازمانی - از مرتب کردن دفتر کار خود غافل نشوید
از مرتب کردن دفتر کار خود غافل نشوید
امتیاز مطلب: 85%

برایان لی یک مربی شخصی است. یکی از سؤالات متداولی که او همیشه می‌شنود این است که "چگونه می‌توانم بهره‌ورتر باشم؟"، زیرا تنها راهی که می‌توان با آن از دیگران پیشی گرفت، افزایش بهره وری است، بهره‌وری جنبه‌های بسیار زیادی دارد و با رعایت یک سری اصول می‌توان به آن دست یافت، برای آشنایی با یکی از مهم‌ترین اصول بهره‌وری در ادامه با یوکن همراه باشید.

البته این بسیار واضح است که هرچه ما کار بیشتری انجام دهیم، سریع‎تر به هدف خود می‌رسیم. همه ما در طول روز یک زمان مشخص داریم، اما با این حال بعضی افراد می‌توانند در طول روز کارهای بیشتری را انجام دهند. مطمئناً باید رازی برای این بهره‌وری ابرانسان‌گونه وجود داشته باشد، اما آن راز چه می‌تواند باشد؟

به گفته برایان لی، در گذشت سالیان، من تکنیک‌ها و روش‌های مختلفی را برای افزایش بهره‌وری با همکاران خود به اشتراک گذاشته‌ام اما یک روز بر من روشن شد که من نسبت به یکی از مهم‌ترین عناصر کاری بهره‌ور، یعنی فضای کار غافل بوده‌ام.

تنها دفتر کار خود را مرتب نکنید، بلکه آن را هدف‌‌دار مرتب کنید

او با بررسی محل کار لایف هک، متوجه شد که در بین آن‌ها یک متغیر متمایز وجود دارد. تمامی همکاران او از تکنیک بهره‌وری که او به ‌آن‌ها  آموخته بود استفاده می‌کردند، اما با این حال به دلایلی بعضی از آن‌ها بهره‌ورتر از دیگران بودند.

او متوجه شد که مطمئناً رابطه‌ای بین کسانی که دفترکاری منظم‌ دارند با سطح بهره‌وری آن‌ها وجود دارد. او از همکاران خود، تفکری را که در مرتب سازی دفتر کار خود به کار برده بودند را پرسید و جای تعجب نبود که کسانی که دفتر کار خود را به صورت هدفمند مرتب می‌کردند، به مراتب بهره‌ورتر از دیگران بودند.

دلیل بهره‌وری بیشتر آن‌ها این است که آن‌ها نه تنها برای مرتب کردن زمان می‌گذارند، بلکه به صورت تاکتیکی برای افزایش بهره‌وری خود، دفتر کارشان را مرتب می‌کنند‌ و این عملکرد کاملاً هم با عقل جور در می‌آید زیرا محیط اطراف شما به طرز قابل توجهی به موفقیت شما کمک می‌کند.

فرض کنید که شما رژیم گرفته‌اید، مطمئناً با وجود این رژیم اطراف خود را از غذاهای ناسالم پر نمی‌کنید، بنابراین اگر بخواهید به درستی فکر کرده و تمرکز داشته باشید، محیط اطراف خود را از حواس‌پرتی‌ها پر نخواهید کرد.

محیطی ایده آل برای افزایش بهره‌وری خود ایجاد کنید

برایان لی تصمیم گرفت تا از ذهنیت افراد بهره‌ورتر در محل کارش استفاده کند. با این روش او توانست از دانش آن‌ها نکاتی مؤثر را برای مرتب کردن دفتر کار و افزایش بهره‌وری استخراج کند و در بین آن افراد 4 عادت مشترک را مشاهده کرد.

1. حواس‌پرتی‌ها را در طرف ناآشنای خود قرار دهید

منظور از طرف ناآشنا این است که اگر راست دست هستید گوشی موبایل خود را در طرف چپ خود قرار دهید تا احتمال برداشتن آن را کم‌تر کنید. قابل درک است که برای کارهای ضروری گوشی دم دست شما باشد، اما استفاده مداوم از گوشی بسیار اعتیادآور است به طوری که تبدیل به حافظه عضلانی شما می‌شود، گاهی شما بدون اینکه متوجه شوید گوشی خود را برمی‌دارید. انجام دادن این کار به طور مداوم تمرکز شما را شکسته و در جریان کار شما مداخله می‌کند. برای جلوگیری از این مداخله دسترسی به گوشی خود را سخت‌تر کنید.

2. هرچه سطل زباله شما بزرگ‌تر باشد، بهتر است

این کار ممکن است امری بیهوده به نظر برسد، اما برای بهبود بهره‌وری بسیار ضروری است. هدف از این کار تمیز بودن است. بنابراین شما به سطلی نیاز دارید تا تمامی زباله‌ها و ابزار ناخواسته را درون آن بیندازید.

فرض کنید که شما بعد از تفکرات بسیار و نوشتن ایده‌های مختلف، به ایده مورد نظر خود رسیده‌اید، اکنون شما دیگر نیازی به کوهی از کاغذها که در آن ایده‌های قدیمی خود را نوشته‌اید ندارید، اما سطل زباله کوچک شما پر شده است، بنابراین شما به جای اینکه از دفتر کار خود بیرون آمده و کاغذها را درون سطل زباله بیرون دفترکارتان بیندازید، آن‌ها را در گوشه‌ای می‌گذارید. این کار ابتدا از تعدادی کاغذ شروع شده، اما در آینده به یک عادت که "بعداً این کار را انجام خواهم داد" تبدیل خواهد شد و وقتی که به خودتان می‌آیید می‌بینید که زیر کوهی از وسایل غیرضروری و قدیمی دفن شده‌اید و هنگامی که به چیزی نیاز دارید، با زباله‌ها و وسایل غیرضروری دیگر در هم آمیخته شده و این شما را خسته و کلافه خواهد کرد، بنابراین برای خود دردسر نساخته و تا می‌توانید دفتر کار خود را تمیز نگه‌دارید.

3. فضایی را برای کارهایی که می‌توان به تعویق انداخت تعین کنید

با پشت سر گذاشتن روزهای کاری شما متوجه می‌شوید که به اندازه‌ای که می‌خواهید کارهایتان انجام نمی‌شود، با تلنبار شدن کارها و پروژه‌ها حواستان پرت شده و تمرکز خود را از دست می‌دهید و این باعث کلافگی شما خواهد شد.

کمی از کار خود را کم کنید و فضایی را برای کارهایی که می‌توانید به تعویق بیندازید تعیین کنید. این فضا می‌تواند یک پوشه یا یک قفسه باشد که کارهای خود را در آن نگه‌داری می‌کنید. با این کار آن پروژه جدید در ذهن شما ذخیره می‌شود و با کنار گذاشتن آن در فضای مخصوص خود، حواستان از کار فعلیتان پرت نمی‌شود. با هر حواس‌پرتی، برگرداندن تمرکز بر کار فعلی دو برابر بیشتر طول می‌کشد. زمانی را برای انجام دادن کارهای به تعویق انداخته شده، مشخص کنید و در آن زمان به آن‌ها رسیدگی کنید.

4. تنها ابزار ضروری را بر روی میز خود نگه‌دارید

حضور ابزارهای ساماندهی در دم دست شما ممکن است باعث شود که شما حس کنید که بهره‌ورتر هستید، اما به یاد داشته باشید که هرچه این ابزار کمتر باشند، بهره‌وری شما بیشتر است. شما تنها به یک خودکار برای نوشتن نیاز دارید، تنها به یک ماژیک هایلایت نیاز دارید و یک دفترچه برای یادداشت‌های شما کافی است. هر چیزی اضافه‌تر از این‌ها غیرضروری است و تنها میز کار شما را پر کرده و به هم می‌ریزد، گذشته از این‌ها شما می‌خواهید از وقت گران‌بهایتان برای کار کردن استفاده کنید، نه برای اینکه انتخاب کنید با کدام خودکار بنویسید.

این ابزار را در دسترس خود قرار دهید و اگر برای مثال راست دست هستید آن‌ها را در سمت راست خود بگذارید، با این روش هر چیزی که نیاز دارید کاملاً در دسترس شما خواهد بود.

 

منبع: LifeHack

آیا به نظر شما این مطلب مفید بود؟

دسته بندی ها