5 باور غلط و متداول درباره افزایش بهره‌وری

باورهای زیادی درباره افزایش کارایی و بهره‌وری وجود دارد که خیلی درست نیستند و ما را به نتیجه‌ی دلخواه نمی‌رسانند. در ادامه پنج باور اشتباه و رایج بهره‌وری را بیان می کنیم که لازم است یک بار برای همیشه آن‌ها را کنار بگذاریم. با یوکن همراه باشید.

از دوران کودکی باورهای اشتباهی در ما ریشه دوانده که حالا به این نتیجه رسیده‌ایم واقعیت ندارند. برای مثال: «اگر هویج بخوری، چشم‌هایت ضعیف نمی شود». شاید این جملات خیلی عامیانه باشد، اما باید بدانید باورهای نادرست زیادی هم درباره بهره وری شخصی داریم.

چطور می‌توانیم بفهمیم کدام یک از این توصیه‌ها و باورها درست است؟ در ادامه پنج باور غلط و رایج بهره‌وری را معرفی می‌کنیم که باید آن‌ها را برای همیشه رها کنیم:

1. چندوظیفگی کاملا اشتباه است

انجام هم‌زمان چندین کار مهم همیشه هم بد نیست و بهره‌وری را کاهش نمی‌دهد، مگر این که بخواهید مدام از یک شاخه به شاخه‌ی دیگر بپرید. پس مولتی‌تسکینگ یا چندوظیفگی مفهوم متفاوتی دارد. شما می‌توانید هم‌زمان چند کار را انجام دهید و از نتایج مثبتی هم بهره‌مند شوید. برای مثال:

• در هنگام ظرف شستن، سخنرانی آسانسوری خود را تمرین کنید. این نوع سخنرانی عبارت است از تلاش برای متقاعد کردن مخاطبین در 30 ثانیه و کسب تجارب حرفه‌ای در کمترین زمان ممکن.
   
• در مسیر رفت و آمد به یک پادکست آموزنده گوش کنید.
   
• وقتی در حال دوچرخه‌سواری هستید، به فکر شام هفته‌ی آینده باشید.

این مثال‌ها نشان می‌دهد شما می‌توانید با بهره‌مندی از چندوظیفگی، استفاده‌ی بهتری از زمانتان ببرید و عملکردتان را بهبود بخشید. مسئله‌ی مهم این است، باید وظایفتان مکمل هم باشند نه رقابتی، یعنی تمام آن‌ها نیازمند یک نوع تمرکز نیستند.

پس بار دیگر که یکی از نزدیکانتان درباره معایب چندوظیفگی و هم زمانی کارها حرف زد؛ اطمینان خواهید داشت مشاوره‌ی درستی به شما نمی‌دهد.

2. سحرخیزها بیشتر به موفقیت می‌رسند

اگر فردی خواب‌آلود هستید که در بیشتر ساعات روز چرت می‌زنید، احتمالا خود را از موفقیت دور می‌دانید. شاید بارها شنیده باشید افزایش بهره‌وری روزانه بدون سحرخیزی غیرممکن است.

سحرخیزی عادت بسیار خوبی است، اما این عادت لزوما بهره‌وری شما را بالا نمی‌برد.

در پژوهشی که توسط محققان دانشگاه لیژ بلژیک انجام شده، 31 نفر تحت آزمایش قرار گرفتند که 15 نفر آن‌ها شب‌ها تا دیروقت بیدار می‌ماندند و 16 نفر هم در زمره‌ی افراد سحرخیز قرار داشتند.

این دو گروه، دو شب را در لابراتوار خواب دانشگاه سپری کردند. خواب این افراد، تفاوت زمانی چهار ساعته داشت؛ یعنی اگر گروه سحرخیز ساعت هفت صبح بیدار می‌شدند، افراد خواب‌آلود ساعت 11 صبح از خواب بلند می‌شدند.

محققان تمرکز و عملکرد ذهنی دو گروه را در دو نوبت (1/5 ساعت و 10/5 ساعت بعد از بیدار شدن) از طریق MRI مغزی اندازه‌گیری کردند. آزمایشی که در فاصله‌ی کوتاهی بعد از بیدار شدن افراد انجام می‌شد، تفاوت چندانی را میان این دو گروه نشان نمی‌داد؛ اما در آزمایش شب، افرادی که دیرتر بیدار می‌شدند واکنش هوشمندانه‌تر و سریع‌تری نسبت به افراد سحرخیز از خود نشان دادند. در نتیجه افرادی که صبح دیرتر از خواب بیدار می‌شوند، برای مدت بیشتری آمادگی ذهنی خود را حفظ می‌کنند. نتایج MRI تمام این گفته‌ها را تائید کرد. گزارش‌ها حاکی از آن است، فعالیت مغزی افراد سحرخیز، نسبت به گروه دیگر بسیار پایین‌تر بود.

برخی مطالعات نشان می‌دهد افراد شب زنده‌دار، هوش بیشتری نسبت به افراد سحرخیز دارند. تحقیقی روی 420 داوطلب انجام شد و نتیجه نشان داد افراد شب بیدار در تست‌های هوش، حافظه‌ی کاری و سرعت پردازش، عملکرد بهتری نسبت به افراد سحرخیز دارند.

3. برای جلوگیری از خستگی و رکود کاری، باید استراحت کرد

هیچ چیز به این اندازه بهره‌وری‌تان را پایین نمی‌آورد که سرتان را روی میزکار بگذارید و با خستگی، به فایل‌هایی که مقابلتان باز است خیره شوید.

معمولا در این زمان توصیه‌هایی می‌شنویم؛ مثلا کمی پیاده‌روی کنید، روی کار دیگری متمرکز شوید، استراحت کنید یا کاری که باعث خستگی‌تان شده را کنار بگذارید.

شاید این کارها نتیجه‌ی خوبی داشته باشد و حس بهتری به شما بدهد؛ اما بهترین اقدام برای غلبه بر خستگی نیست. بهترین راه برای مقابله با موانعی که سد راه خلاقیت شما می‌شود، انجام کارهایی است که تصورش را هم نمی‌کنید؛ پس به کارتان ادامه دهید.

مطالعات انجام شده در دانشگاه نورث وسترن اعلام می‌کند استقامت و پای‌بندی، بهترین راه برای اجرای ایده‌های خلاقانه است.

محققان در اولین مرحله از شرکت‌کنندگان خواستند در یک بازه زمانی کوتاه، ایده‌های خلاقانه خود را یادداشت کنند. در مرحله‌ی بعد از شرکت‌کنندگان خواسته شد ایده‌های بیشتری را در همین بازه‌ی زمانی اجرا کنند. شرکت کنندگان فکر می‌کنند حداکثر 10 ایده‌ی جدید خلق می‌شود، اما در پایان بازه زمانی ارائه شده، متوسط ایده‌ها 15 عدد بود. نکته‌ی حائز اهمیت این است ایده‌های مرحله‌ی دوم، خلاقانه‌تر بودند.

4. در ابتدای روز کارهای کوچک و ساده‌تر را انجام دهید

خیلی از افراد روز خود را با کارهای کم اهمیت‌تر چون پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، تکمیل کارهای نیمه‌تمام و پر کردن گزارش هزینه‌ها آغاز می‌کنند و به این خیال هستند استراتژی هوشمندانه‌ای در پیش گرفته‌اند. آن‌ها تصور می کنند کارهای جزئی و کوچک را کنار گذاشته و می‌توانند بقیه روز را روی کارهای مهم‌تر متمرکز شوند.

شاید تصور کنید شروع روز با کارهای کوچک، نتیجه‌ی خوبی دارد؛ اما روانشناسان می‌گویند بهتر است روز خود را با یک کار بزرگ و پر نتیجه شروع کنید.

تا به حال، عبارت «قورباغه‌ات را قورت بده» را شنیده‌اید. وقتی کارهای سخت را زودتر انجام دهید، تمرکز و تسلط بیشتری روی انجام وظایفتان خواهید داشت؛ زیرا می‌دانید سخت‌ترین کارها را به انجام رسانده‌اید.

ران فریدمن، روانشناس، در آیدیاکست نشریه‌ی کسب و کار هاروارد می‌گوید ما در سه ساعت نخست روز کاری خود، بالاترین سطح تمرکز و بهره‌وری را داریم.

این روانشناس می‌گوید:

اگر سه ساعت از وقت خود را صرف کارهای جزئی چون پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا رسیدگی به انتظارات دیگران کنید، بهترین زمان برای کارایی‌تان را از دست داده‌اید. علاوه بر آن، بعدازظهر با کاهش عملکرد شناختی روبه‌رو می‌شوید (ساعت سه بعدازظهر که رخوت و خواب‌آلودگی به سراغمان می‌آید). پس کارهای مهم و اصلی را قبل از همه انجام دهید و روز کاری پرباری را برای خود رقم زنید.

5. بهره‌وری بیشتر، به معنای انجام وظایف بیشتر است

خیلی از مردم، پرمشغله بودن را با بهره‌وری بالا اشتباه می‌گیرند. آن‌ها می‌خواهند هیچ ایمیلی در صندوق دریافتشان نباشد و تمام وظایف روزانه را به انجام برسانند، اما حقیقت این است این معیارها، نشانه‌ بهره‌وری بالا نیست.

شاید وقتی اینباکس خود را از رقم بالا به 100 ایمیل می رسانید، فکر می‌کنید کار زیادی به انجام رسانده‌اید؛ اما باید از خود بپرسید این بهترین استفاده‌ای بود که می‌توانستید از زمانتان ببرید؟ شاید بهتر بود این زمان را به انجام وظایف مهم و اصلی‌تان اختصاص دهید.

اگر به دنبال بهره‌وری واقعی هستید، این قانون طلایی را به یاد داشته باشید:«کیفیت بهتر از کمیت است».

اگر به دنبال اجرای پروژه‌ی مهمی هستید، قدم اصلی را بردارید. مطمئن باشید این قدم بهره‌وری بسیار بهتر از انجام 15 کار حاشیه‌ای از وظایف روزمره‌تان است.

راهکارهای شخصی برای افزایش بهره‌وری

اگر همیشه به دنبال افزایش بهره‌وری بودید، قطعا راه‌های زیادی را امتحان کرده‌اید؛ اما باید بدانید بهره‌وری، مسئله‌ای شخصی است و بهترین و هوشمندانه‌ترین کاری که می‌توانید انجام دهید، این است در مسیری گام بردارید که جواب بهتری به شما می‌دهد.

بهتر است روش اختصاصی و منحصر به فرد شما، مورد تائید کارشناسان و روانشناسان باشد. اگر این طور نیست، سریعا رویکردتان را عوض کنید. هر روشی که به شما کمک می کند کارهایتان را بهتر انجام دهید، بهترین راهکار برای افزایش بهره‌وری است.

منبع: trello