من به تازگی با بیش از 200 نفر از افرادی که بهره وری بالا دارند مصاحبه کردم. این افراد شامل 7 میلیونر، 13 برنده‌ی المپیک، 20 دانشجوی برتر و بیش از 200 کارآفرین موفق بودند. من از تمام این افراد سؤال کردم: "راز اصلی بهره‌وری بالای آن‌ها چیست؟". از پاسخ این افراد به 15 ایده‌ی فوق‌العاده رسیدم که در ادامه با شما در میان می‌گذارم. با یوکن همراه باشید.
روی تمام دقیقه‌ها تمرکز کنید نه ساعت‌ها!
خیلی از افراد معمولی عملکرد خود را براساس ساعت می سنجند و براساس ساعت‌ها برنامه ریزی می کنند؛ اما افراد موفق ارزش زمان را از هر چیز بیشتر می دانند و هر روز را 1440 دقیقه در نظر می گیرند. آن‌ها باور دارند پول می آید و می رود، اما زمانی که از دست رفت، هیچ وقت بر نمی گردد.
در این مصاحبه، شانون میلر (Shannon Miller)، ژیمناست بزرگ المپیک گفت: "من تا به امروز برای تمام دقایق زندگی‌ام برنامه داشته‌ام." شما باید از تمام دقیقه‌ها استفاده کنید و استاد مدیریت دقایق زندگی‌تان شوید تا بتوانید به موفقیت برسید و زندگی خود را ماهرانه جلو ببرید.
آن‌ها روی یک مسئله تمرکز می‌کنند
افراد موفق و با بهره‌وری بالا می دانند مهم‌ترین کاری که باید انجام دهند چیست و هر روز صبح یک یا دو ساعت از وقت خود را به آن کار اختصاص می دهند. بدون اینکه اجازه دهند هیچ چیزی حواسشان را پرت کند. تام زیگلار (Tom Ziglar)، مدیرعامل شرکت زیگلار می گوید: "ابتدای روز را صرف انجام کارهایی کنید که اولویت بیشتری دارند و باعث رونق کسب و کار تان می شوند." باید ببینید چه کاری نقش اصلی را در دست یابی به هدفتان ایفا می کند؟ انجام چه کاری به شما کمک می کند ترفیع بگیرید؟
آن‌ها کارهای روزمره‌شان را لیست نمی‌کنند
لیست کارهای روزمره که باید انجام دهید را کنار بگذارید و همه چیز را روی تقویم خود برنامه ریزی کنید. جدیدترین تحقیقات حاکی از آن است تنها 41 درصد کارهایی که در لیست روزانه وجود دارد، انجام می شود و مواردی که به انجام نمی رسد در نتیجه اثر زیگارنیک، سبب ایجاد استرس و بی‌خوابی می شود. افرادی که بهره‌وری بالا دارند، همه چیز را روی تقویم خود می نویسند و از روی تقویم جلو می روند.
جردن هاربینجر، مؤسس The Art of Charm می گوید: "از طریق یک تقویم، روز خود را به بخش‌های 15 دقیقه ای تقسیم کنید. شاید کار سختی باشد اما همین روش می‌تواند بهره‌وری شما را تا 95 درصد افزایش دهد."
روی عقب افتادن کارها غلبه می‌کنند
شما نمی توانید به آینده‌تان اعتماد کنید. علتش این است از نظر زمانی متناقض هستیم. ما مواد غذایی زیادی می خریم و به این فکر هستیم تمام هفته آن‌ها را خواهیم خورد، اما مجبور می شویم تمام سبزیجات و میوه جات له شده را دور بریزیم. چطور می توانیم مطمئن شویم کارهای ما به درستی جلو می رود و آینده‌ی مطمئنی داریم؟ باید ببینید چطور می توانید راه حلی پیدا کنید تا آینده‌تان را مغلوب کنید.
آن‌ها شام را در خانه خودشان می‌خورند
من این موضوع را از اندی گُرو (Andy Grove) که در اینتل مشغول کار است یاد گرفتم. او می گفت: "همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، اما کارهایی که باید انجام شوند، بیشتر از کارهایی است که می توان انجام داد."
افراد بسیار موفق می دانند چه چیزی در زندگی‌شان ارزش بیشتری دارد. بله! کار، اما موارد دیگری هم هستند که آن‌ها ارزش زیادی برایشان قائل هستند. خیلی از آن‌ها وقت گذرانی با خانواده، ورزش و انجام کارهای خیر را ارزشمند می دانند. افراد کارآمد و موفق تمام 1440 دقیقه‌ی روز خود را به کارهایی اختصاص می دهند که برایشان مهم و ارزشمند است. آن‌ها تمام کارهای باارزش را در تقویم خود یادداشت کرده و مطابق با برنامه‌ی خود پیش می روند.
آن‌ها یک دفتر یادداشت ساده دارند
ریچارد برانسون (Richard Branson) بارها اعلام کرد با داشتن یک دفترچه یادداشت ساده توانست شرکت هواپیمایی ویریجین (Virgin) را راه اندازی کند. او همیشه و همه جا این دفتر یادداشت را همراه خود می برد. آریستول اوناسیس (Aristotle Onassis)، غول صنعت کشتیرانی یونانی، در مصاحبه‌ای گفت: "همیشه یک دفتر یادداشت همراه داشته باشید و همه چیز را درون آن بیاورید. این یک درس ارزشمند و میلیون دلاری است که در هیچ جایی آموزش نمی دهند."
افراد موفق و با بهره‌وری بالا با نوشتن همه چیز، ذهن خود را باز نگه می دارند و کارایی بیشتری دارند.
آن‌ها چند بار در روز به خواندن ایمیل‌هایشان مشغول می‌شوند
افراد کارآمد و موفق تمام روز ایمیل‌های خود را چک نمی کنند. آن‌ها با هر صدای نوتیفیکیشنی که به گوش می رسد نمی بینند چه کسی به آن‌ها ایمیل زده است. بلکه ساعتی را به بررسی ایمیل‌های خود اختصاص می دهند و مانند دیگر کارها برای خواندن ایمیل‌ها برنامه ریزی می کنند. عده‌ای تنها یک بار در روز ایمیل خود را چک می کنند اما من یک بار صبح، یک بار عصر و یک بار شب، ایمیل‌هایم را می خوانم.
آن‌ها در هیچ جلسه‌ای شرکت نمی‌کنند
مارک کوبان (Mark Cuban)، مدیر باشگاه بستکبال دالاس ماوِریکز (Dallas Mavericks)، توصیه‌هایی برای افزایش کارایی دارد. او می گوید: "هرگز در جلسات شرکت نکنید، مگر اینکه کسی بخواهد برایتان چک بنویسد."
جلسات تنها وقت شما را تلف می کنند. معمولاً دیر شروع می شوند، افراد غیرحرفه‌ای و نامناسب دور هم جمع می شوند و موضوعات پیچیده ای در جلسات مطرح می شود. پس هر وقت می توانید از جلسات خارج شوید و تعداد جلسات کمتری برگزار کنید. اگر قرار است ملاقاتی ترتیب دهید سعی کنید آن را کوتاه برپا کنید.
آن‌ها به همه چیز پاسخ منفی می‌دهند
وارن بافت (Warren buffett)، میلیاردر معروف گفت: "تفاوت افراد موفق با افراد خیلی موفق این است که افراد خیلی موفق تقریباً به همه چیز "نه" می گویند."
جیمز آلتوچر (James Altucher) نیز گفت: "اگر پاسخ "آره، معلومه که آره" نباشد پس قطعاً "نه" است."
شما هر روز تنها 1440 دقیقه فرصت دارید، پس فرصت‌هایتان را خیلی راحت از دست ندهید.
آن‌ها از قانون 80/20 تبعیت می‌کنند
قانون 80/20 که به اصل پارتو (Pareto Principle) مشهور است، این طور بیان می کند که در اغلب موارد 80 درصد نتایج تنها از 20 درصد تلاش به دست می آید. افراد واقعاً کارآمد و موفق می دانند چه کارهایی بهترین نتایج را به همراه دارد و فقط روی آن‌ها تمرکز می کنند و مابقی را نادیده می گیرند.
آن‌ها تقریباً هر کاری را به دیگران واگذار می کنند
افراد واقعاً کارآمد نمی گویند: "این کار را چطور می توانم انجام دهم؟" بلکه آن‌ها می پرسند: "این کار چطور می تواند انجام شود؟" آن‌ها تا جای ممکن، "من" را از جملات حذف می کنند. این افراد هیچ مشکلی برای کنترل کردن دیگران ندارند، خیلی حساس نیستند و به نظر آن‌ها در بیشتر موارد وقتی کاری به قدر کافی خوب است، پس به قدر کافی خوب است و نباید در مورد آن حساسیت به خرج داد.
آن‌ها برای هر یک از روزهای هفته برنامه‌ی خاصی دارند
افراد موفق و کارآمد برای هر یک از روزهای هفته الگوی خاصی دارند تا بتوانند روی تمام کارهای خود تمرکز کنند. من سال‌هاست دوشنبه‌ها را به برگزاری جلسات و قرار ملاقات‌ها اختصاص می دهم. پنجشنبه بعدازظهرها به سراغ انجام کارهای اداری و مالی می روم تا قبل از شروع هفته‌ی جدید آماده باشم. من گزارشی درباره الگوی کاری جک دورسی (Jack Dorsey) نوشتم. او از طریق این الگو توانست دو شرکت را به طور هم‌زمان اداره کند. پس تمام کارهای خود را دسته بندی کنید تا حداکثر کارایی را داشته باشید.
آن‌ها هر چیزی را فقط یک بار لمس می‌کنند
حتماً یک نامه یا قبض را باز می کنید، آن را کنار می گذارید تا دوباره به آن رسیدگی کنید. چند بار یک ایمیل را باز می کنید و دوباره آن را می بندید تا بعداً آن را بخوانید و پاسخ دهید؟ افراد کارآمد و موفق تنها یک بار چیزی را لمس می کنند. وقتی کاری فقط پنج یا ده دقیقه از وقت آن‌ها را می گیرد، همان لحظه به آن رسیدگی می کنند. این کار باعث می شود استرسشان کم شود، زیرا فکر آن‌ها در پس ذهنشان وجود ندارد و کارآمدتر هم هست، زیرا دیگر نیاز نیست در آینده دوباره آن را بخوانند و بررسی کنند.
آن‌ها برنامه صبحگاهی ثابتی دارند
یکی از موارد جالبی که در مصاحبه با افراد بسیار موفق برخورد کردم، این بود آن‌ها می خواستند عادات صبحگاهی خود را با من در میان بگذارند. هال اِلرود (Hal Elrod)، نویسنده‌ی کتاب "صبح جادویی" گفت: "در حالی که اغلب مردم روی انجام کارهای بیشتر برای دست یابی به نتایج بهتر تمرکز می کنند، اما صبح جادویی به این می پردازد که چطور می توانیم با افزایش قابلیت‌های وجودی خود، کارهای کمتری انجام دهیم تا در نهایت به نتایج بیشتری منجر شود."
من در این مصاحبه‌ها با تعداد زیادی از عادات صبحگاهی مواجه شدم. بیشتر افراد موفق و کارآمد صبح‌ها به سراغ آب، صبحانه‌ی سالم و نرمش سبک می روند. همچنین، ذهنشان را با مراقبه، دعا کردن، خواندن مطالب الهام بخش و ثبت وقایع روزانه تغذیه می کنند.
آن‌ها انرژی را همه چیز می‌دانند
شما نمی‌توانید 1440 دقیقه در روز را افزایش دهید، اما می توانید انرژی خود را بالا ببرید که این خود باعث افزایش توجه، تمرکز و بهبود قدرت تصمیم گیری می شود و بهره‌وری شما را افزایش می دهد. افراد موفق و کارآمد از خواب، استراحت و وعده‌های غذایی خود نمی زنند تا به دستاوردهای بیشتری برسند. بلکه به غذا برای سوخت رسانی و به خواب برای تجدید قوا و استراحت نگاه می کنند.
در پایان ...
شاید نخواهید همانند یک کارآفرین، ورزشکار المپیک یا میلیونر به موفقیت برسید، اما راز موفقیت آن‌ها به شما کمک می کند بتوانید کار بیشتری را در مدت زمان کمتری به انجام برسانید و از بدن خود کار کمتری بکشید تا متوجه آسیبی نشود.
منبع: forbes
