آیا به طور دائم احساس می‌کنید سرتان شلوغ است؟ یا شاید احساس می‌کنید بیش از حد کار برای انجام دادن دارید؟ اگر لیست کارهایی که باید انجام دهید بی پایان است یا مسئولیت‌های شغلی زیادی را بر عهده دارید؛ به طور حتم هنگامی‌که به خانه برمی‌گردید نیز، باید کارهای خانه را نیز انجام دهید. مشغول بودن بهتر از این است که هیچ کاری نداشته باشید و فقط زمان خود را هدر دهید، اما آنچه بسیاری از مردم نمی‌دانند این است که، مشغول بودن همیشه به این معنا نیست که شما در حال انجام کار مهمی هستید که به نفع شماست. زمان بیشتر برای انجام کاری، معادل با موفقیت بیشتر در آن کار نیست. در یوکن راه رهایی از این وضعیت را خواهید یافت.
بسیاری از مردم تلاش و زمان زیادی را برای انجام کارها سپری می‌کنند؛ اما خروجی کمی در مقابل آن دریافت می‌کنند. به عنوان مثال، فرض کنید ماشین لباسشویی شما خراب شده است و باید آن را تعمیر کنید. به جای این‌که به تعمیرکار زنگ بزنید، شوهر شما تصمیم می‌گیرد که خودش دستگاه را تعمیر کند.
او نیمی از روز را صرف بررسی قطعات ماشین کرده و در نهایت آن را تعمیر می‌کند. با این وجود او مجبور خواهد شد به فروشگاه ابزار مراجعه کند، تا ابزار و قطعات اضافی برای دستگاه بخرد. در صورتی که اگر شما به تعمیرکار زنگ زده بودید، به احتمال زیاد در زمان کمتری ماشین لباسشویی را برایتان تعمیر می‌کرد. چراکه او تمام ابزار و قطعات لازم را در اختیار دارد و شغل حرفه‌ای او این است.
بنابراین در این مثال، به نظر شما وقت و تلاش شوهرتان ارزش داشت؟ همچنین چون او نیمی از روز را صرف تعمیر ماشین لباسشویی کرد؛ شما مجبور شدید وظایف او مانند بردن بچه‌ها به فوتبال و تمرین شنا بر عهده بگیرید.
نباید سر خودتان را به این اندازه شلوغ کنید
به طور حتم با این تجربه‌ای که به دست آوردید، شما نیز فکر می‌کنید که بهتر بود او این وظیفه را به یک تعمیرکار می‌سپرد. به این صورت زمان و تلاش شما به هدر نمی‌رفت، پس شما و همسرتان می‌توانستید بر روی انجام کارهای دیگری که برایتان اهمیت دارند، مانند صرف وقت با یکدیگر یا بچه‌ها تمرکز کنید.
ما قصد داریم به شما نشان دهیم که چگونه می‌توانید زمان کافی از منابع خارجی به دست آورید. هر هدف بزرگ و جاه‌طلبانه، به طور معمول زمان بیشتری از آنچه پیش‌بینی می کتید نیاز دارد. ما در مورد مواردی مانند راه اندازی کسب و کار جدید، تغییر شغل و یا حتی نقل مکان به شهری جدید صحبت می‌کنیم. چالش‌های جدید؛اغلب شامل مواردی هستند که خارج از تجربه و تخصص ما به حساب می‌آید. بنابراین گاهی اوقات پوشش همه پایگاه‌ها امکان‌پذیر نیست، زیرا زمان زیادی برای یادگیری و انجام همه چیز لازم است.
شما فقط یک نفر هستید با زمان محدود
شما فقط یک نفر هستید و زمان محدودی دارید. بنابراین، باید کارهایی را انجام دهید که برای شما دارای معنا و اهمیت هستند. ممکن است موارد زیادی در زندگی شما وجود داشته باشند که برای شما معنا و مفهوم دارند، اما تمامی نقاط عطف آن معنادار نیستند.
از آنجا که همه ما دارای نقاط قوت و ضعف هستیم و از بعضی کارها خوشمان می آید و از بعضی از کارها متنفریم، هر کاری برای به طور یکسان برای ما لذت‌بخش یا سرگرم کننده نخواهد بود. بعضی کارها نیاز به نظم و انضباط خالص دارند و این جایی است که سپردن کارها به دیگران به کمکتان می آید.
چگونه می‌توان کارهای اضافه را به شخص دیگری سپرد؟
سپردن کارها به دیگران در دنیای کسب‌وکار یا شرکت‌های بزرگ کاربرد فروانی دارد و یک راه مؤثر برای مدیریت توزیع (یا گاهی اوقات اجتناب از) کار است. با سپردن کارها به دیگران زمان بیشتری برای انجام کارها به دست خواهید آورد و کیفیت کار خود را افزایش خواهید داد.
چه کارهایی را باید به نماینده خود محول کنید؟
هدف از سپردن کار به دیگران این است که زمان بیشتری برای خودتان ایجاد کنید. 3 نوع وظیفه وجود دارد، که به طور معمول باید به دیگران اعطا شود.
اول کارهایی هستند که شما از انجام آن‌ها لذت نمی‌برید. نحوه انجام آن کارها را می‌دانید اما علاقه‌ای وجود ندارد. دوم، وظایفی هستند که نباید انجام دهید. این‌ها مواردی هستند که شما می‌دانید چگونه انجام دهید و حتی ممکن است از انجام آن لذت ببرید، اما بهترین کار برای استفاده از زمان محدودتان نیست. سوم، وظایفی هستند که نمی‌توانید انجام دهید.
این‌ها چیزهایی هستند که باید انجام شوند، اما شما در حال حاضر مهارت و تخصص لازم برای انجامشان را ندارید. نگاهی به وظایف و مسئولیت‌های روزانه خود داشته باشید و ببینید آیا می‌توانید آن‌ها را در این 3 دسته قرار دهید.
دایره وظایفی که به دیگران می‌سپارید را مشخص کنید
با استفاده از این سه وظیفه، می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام وظایف را باید به دیگران بسپارید. ممکن است در نگاه اول آسان به نظر برسد؛ اما، در واقع سخت‌تر از آنچه فکر می‌کنید است. بیایید به مثال ماشین لباسشویی برگردیم. شوهر شما تصمیم می‌گیرد، به جای آنکه از یک متخصص برای تعمیر آن کمک بگیرید، خودش به تنهایی آن را درست کند .
این کار او به این دلیل است که به احتمال زیاد این یک چالش است که او از آن لذت برده و موفقیتی است که حس رضایت را برایش به ارمغان می‌آورد. با این حال، اگر ارزش وظیفه بسیار کم باشد، شما باید آن را به دیگران بسپارید.
گاهی اوقات، هنگامی‌که هدف بزرگ‌تری در ذهن دارید، ممکن است مجبور شوید انجام برخی کارها را برای پیشرفت کنسل کنید. همیشه به تصویر و آرزوی بزرگ‌تر فکر کنید. یکی از چیزهایی که می‌تواند به شما در جلوگیری از این امر کمک کند، به خاطر داشتن یک مهلت مقرر برای انجام کارها است.
مهلت مقرر تعهدی به خودتان بوده، و هر لحظه از وقت برای شما گران‌بها است. بنابراین اگر فعالیتی که روی آن تمرکز می‌کنید، زمان پیشرفت به سوی هدفتان را می‌گیرد، ممکن است وقت آن رسیده باشد که آن را کنار بگذارید. شما همیشه می‌توانید دوباره انجام آن کار را از نو آغاز کنید.
اما توجه کنید که در سپردن کارها به دیگران به صورت افراطی عمل نکنید. این افراط یعنی این‌که هر کاری را که دوست نداشتید، به فرد دیگری بسپارید. بعضی از مردم در مورد آنچه که انجام می‌دهند، بسیار وسواسی عمل می‌کنند. اما گاهی اوقات، اگر کاری را دوست ندارید، اما تنها کسی هستید که می‌تواند آن را انجام دهد، باید خودتان آن را تکمیل کنید. در پایان روز، کار و تلاش سخت خودتان موفقیت را برایتان به ارمغان خواهد آورد.
بنابراین اگر متوجه شدید که بیش از حد کارها را به دیگران می‌سپارید؛ وقت آن رسیده که انگیزه خود را دوباره ارزیابی کرده یا دلیل انجام کارها را مرور کنید. از خودتان بپرسید: «آیا این وظیفه، در مسیر دستیابی به اهدافی معنی‌دار است؟» و «هر بار که خودم آن را انجام می‌دهم چه پیشرفتی می‌کنم؟» اگر آن کار هم معنی‌دار است و هم باعث پیشرفت می‌شود؛ گام بعدی این است که از خودتان سؤالاتی بپرسید. در نهایت می‌توانید این را درک کنید، که بهتر است خودتان دست به اقدام بزنید یا خیر.
چه موانعی باعث می‌شود که از انجام این کار اجتناب کنید؟ آیا به خاطر کمبود اعتمادبه‌نفس در توانایی شما است؟ آیا شما فکر می‌کنید شخص دیگری می‌تواند آن کار را بهتر انجام دهد؟ آیا به سطح تمرکز شما ربط دارد؟ آیا یک روش جایگزین وجود دارد که با انجام آن همان نتیجه تولید می‌شود؟
اکنون اقدام کنید
نگاهی به وظایف فعلی و یا کارهایی که در هفته جاری انجام داده اید بیندازید. کدام وظایف نامزدهای احتمالی برای سپردن به دیگران هستند؟ کدام وظایف را می توانید بلافاصله شناسایی کنید و باید اکنون به دیگران سپرده شوند؟
امیدوارم این تمرین به شما کمک کند، تا وظایف و مسئولیت های خود را کم کنید و به این نتیجه برسید که چه‌مقدار زمان می توانید برای کارهای مهم تر صرفه جویی کنید. اما این پایان رسیدگی به وظایفتان نیست. پس از آنکه وظایفی را که می توانید به دیگران بسپارید، بررسی و مرتب‌سازی کردید؛ گام بعدی این است که تعیین کنید به چه کسی باید اعطا شوند.
منبع: Lifehack
