اخیراً در یک جلسه‌ی پربازده حضور داشتم. جلسه‌ی بسیار طولانی‌ای بود، اما به آنچه که می‌خواستیم رسیدیم. تصمیمات بی‌نظیری در این جلسه گرفته شد، هرکسی مسئولیت کاری را بر عهده گرفت و زمانی که از اتاق جلسه خارج می‌شدیم، همگی به خوبی می‌دانستیم که از وقت‌مان بهره‌ی درست را بردیم. با یوکن همراه باشید تا نکته‌هایی در این زمینه ارائه کنیم.
متاسفانه، خیلی از جلسه‌ها اینگونه خوب پیش نمی‌روند. اغلب، کاملاً وقت تلف کردن هستند. اما خبر خوب این است که می‌توان آن‌ها را به جلسه‌های مفید و پربازده‌ای تبدیل کرد. همانطور که قبلً در کتاب خود نیز نوشته بودم، جلسات درصد کارآمدی کار گروهی را بلاتر می‌برند. به همین منظور، این هفت قانون را برای جلسات کارآمدتر در نظر گرفته‌ام.
1. جلسات را سر وقت مقرر شروع کنید
جلسات خوب، آن‌هایی هستند که سر وقت شروع شوند و همینطور به موقع نیز تمام شوند. زمانی که دیر یک جلسه را آغاز می‌کنید، سهواً افراد وقت‌شناس را جریمه می‌کنید و به افرادی که تنبل هستند، جایزه می‌دهید. با این کار نه تنها مشکل را بهتر نمی‌کنید، بلکه بدتر هم می‌شود. افراد یاد می‌گیرند که در جلسات دیر حضور یابند با این علت که خیال می‌کنند تا چندین دقیقه بعد از زمان اعلامی جهت حضور در جلسه، اتفاق خاصی نخواهد افتاد.
همچنین زمانی که دیر جلسه را به پایان می‌رسانید، شرکت‌کننده‌ها را ناامید می‌کنید. افراد مشغله‌های زیادی دارند. اگر یک جلسه را سر وقت تمام نکنید، با جلسات بعدی تداخل پیدا می‌کند که ان‌ها هم دیرتر شروع خواهند شد. بنابراین، همانقدر در مورد زمان پایان جلسه وقت‌شناس و منظم باشید که در هنگام شروع آن اینگونه هستید. زمانی که ملزم به شروع و پایان یک جلسه، درست سر وقت می‌شوید، از حجم کارهایی که می‌توانید انجام دهید، شگفت‌زده خواهید شد.
2. هدف از تشکیل جلسه و مباحث مربوط به آن را از پیش تعیین کنید
باور من بر این است که هیچ جلسه‌ای بدون موضوع از پیش تعیین‌شده‌ای نباید برگزار شود. اگر یک جلسه‌ای ارزش موضوع از پیش‌تعیین شده‌ای به صورت نوشتاری نیست، پس ارزش حضور در آن هم ندارد. رهبران باید در اینجا دست به کار شوند. آن‌ها باید در موضوع مطرح در جلسه فکر کنند و برای چگونه پیش رفتن جلسه برنامه ریزی کنند.
خودم به شخصه همیشه جلساتم را با دقایقی مرور جلسات قبلی شروع می‌کنم (در ادامه بیشتر به این بخش می‌پردازم). هربار دوست دارم جلساتم را با دو آیتم به پایان برسانم: یکی توافق‌هایی که بر سر موضوعات مختلف مورد بحث انجام دادیم و دیگری تایید روز جلسه‌ی بعدی. دستورکار هرجلسه‌ای همیشه باید قبل از جلسه منتشر شود تا افرادی که قصد شرکت در آن را دارند بدانند که چه چیزی در انتظار آن‌هاست.
3. نتیجه‌ی مطلوب خود را بیان کنید
اگر شما رهبر گروه هستید، باید بدانید که دقیقاً چه چیزی از یک جلسه می‌خواهید. اگر ندانید که به کجا می‌روید چگونه می‌خواهید متوجه شوید که در کجا قرار دارید و به چه چیزهایی رسیده‌اید. به شما پیشنهاد می‌کنم که نتایج مورد نظرتان از جلسه را در زمان ابلاغ وقت جلسه به افراد از قبل اطلاع دهید و سپس در ابتدای جلسه باز هم آن را بیان کنید.
برای مثال با این جملات جلسه را شروع کنیم: «هدف امروز جلسه‌ی ما این است که در مورد محصولی که آینده‌ی روشن‌تری را برای شرکت به ارمغان می‌آورد تصمیم بگیریم و آن را توسعه بدهیم.» یا «هدف از برگزاری این جلسه این است که نتایج عملیاتی Q3 شرکت را مرور کنیم و اقدامات بعدی را تعیین کنیم.»
زمانی که نتیجه‌ی مطلوب مشخص و از پیش به آن اشاره شده باشد، شرکت‌کنندگان در جلسه با مشارکت یکدیگر تلاش به تمرکز روی آن کرده و سعی می‌کنند از موضوع اصلی دور نشوند.
4.صورتجلسهها و موارد عملی را مرور کنید
اولین کاری که خودم در هر جلسه‌ای انجام می‌دهم، این است که صورتجلسه و موارد عملی از جلسه‌ی قبلی را مرور می‌کنم. این به افراد شرکت‌کننده در جلسه زمینه‌ای می‌دهد و به افرادی که غایب بوده‌اند نیز زمینه‌ای می‌دهد تا در این جلسه به آن‌ها سرعت بخشیده شود.
علاوه بر این‌ها، شما باید از هر شخص با هر مسئولیتی که داشته، گزارش عملکرد بخواهید. اگر این کار را هربار که جلسه دارید انجام دهید، به زودی متوجه خواهید شد که هرکسی یاد میگیرد کارهایش را درست و سروقت انجام دهد. اگر آن‌ها مجبور شوند گزارش کارهای خود را در مقابل بقیه‌ی همتایان خود ارائه دهند، این برای شما خیلی بهتر خواهد شد. با این کار آن‌ها انگیزه‌ی بیشتری برای کارهایشان می‌گیرند.
5. صورتجلسه‌ی نوشتاری بگیرید
حتی اگر یک جلسه متشکل از دو نفر باشد، آن وقت هم باید یک نفر صورتجلسه تهیه کند. نیازی به ثبت تمام جزئیات یک جلسه نیست. همین که تصمیمات مهم و عملکردهای ضروری را در آن قید کنید کفایت می‌کند.
اگر تصمیمات را در صورتجلسهها بنویسید و ذخیره کنید دیگر سوتفاهمی پیش نمی‌آید. اگر عملکردها را یادداشت کنید، همیشه به یادتان خواهد بود که چه کسی چه وظایفی دارد و آن را دنبال می‌کنید. اما نوشتن جزئیات غیرضروری بیش از این‌ها، فقط اضافه‌کاری است. حال باید صورتجلسه را سریعاً بعد از اتمام جلسه پخش کنید. فقط در این صورت است که شرکت‌کنندگان در جلسه عوامل کلیدی را مرور می‌کنند و همیشه به خاطرشان می‌ماند که چه وظایفی دارند تا آن‌ها را بدون هیچگونه کم و کاستی انجام دهند.
6. وظایف را کاملاً و به وضوح مشخص کنید
در پااین جلسه، کسی که صورتجلسه را یادداشت کرده است باید به وضوح و با آرامی وظایف را بخواند. همه‌ی این وظایف باید ضرورتاً طبق یک فرمت مشخص و خاص نوشته شوند:
• هرکدام از وظایف را اینگونه مشخص و واگذار کنید
آن‌ها را به شکل امری بنویسید. برای مثال: «قرارداد آشپزی را با فروشنده برای بار دیگر مرور کنید.» یا «با جیم تماس بگیر و آخرین گزارش گردش مالی را از او دریافت کن.»
• کاری که باید تحویل بگیرید را کامل مشخص کنید
از فردی که قرار است کاری را انجام دهد دقیقا چه انتظاری دارید؟ حتما باید یک نوع طیف قابل مشاهده به همراه یک زمان مشخص برای پایان باشد.
• برای هر کاری فقط یک نفر را مسئول آن اعلام کنید
هیچ عملی را نباید به بیش از یک نفر واگذار کرد. بهتر است فقط یک نفر را برای پایان بخشیدن به کار مسئولیت‌پذیر بدانید.
• در مورد تاریخ تحویل به توافق برسید
از فرد مسئول یک تعهد دریافت کنید. واقع‌بین باشید، اما سعی کنید آن را یادداشت کنید. این یک نوع از تعهد است و باید همانگونه که با بقیه‌ی قراردادها رفتار می‌شود با این هم رفتار شود.
7. تاریخ جلسه‌ی بعدی را مشخص کنید
تعیین روز جلسه‌ی بعدی، زمانی که همه‌ی افراد دور هم هستند و تقویم‌شان دم دست است، راحت‌تر است. اگر جلسه را بدون تعیین زمان جلسه‌ی بعدی خاتمه دهید، برنامه‌ریزی برای جلسه‌ی بعدی به مراتب سخت‌تر خواهد بود. از فرصت استفاده کنید تا تکلیف آن قبل از پایان جلسه مشخص شود. این باری از دوش شما برخواهد داشت.
بهبود کیفیت جلسات زمان زیادی می‌برد. هر چند وقت یک بار، به جلسات پیشین خود فکر کنید و از خودتان بپرسید که چگونه و با ایجاد چه تغییراتی می‌توانید آن را خلاقانه‌تر از قبل کنید. با خوتان صادق باشید. جلسات منابع زیادی را از شما می‌گیرند. هر چه بهتر و خلاقانه‌تر برگزار شوند، نتایج آن‌ها در آینده کارآمدتر خواهد بود.
منبع: michaelhyatt
