ارتباط بخش مهمی از زندگی ما را تشکیل می دهد. تفاوتی ندارد در جمع سخنرانی می کنید یا در فضای مجازی می نویسید؛ در هر صورت برقراری ارتباطات و مهارت یافتن در آن برای هر شغلی نیاز است. با یوکن همراه باشید.
آیا می دانید چطور می توان متوجه شد به اندازه ی کافی از مهارت برقراری ارتباط بهره مند هستیم؟ در این مقاله، راه حل هایی برای شناسایی وضعیت ارتباطی هر فرد ارائه شده است. خود را محک بزنید، اگر مهارت های ارتباطی مناسبی دارید امتیاز خیلی خوبی است؛ اما اگر در این زمینه وضعیت خوبی ندارید اصلا نگران نباشید؛ همیشه راه حلی برای هر مشکل وجود دارد.
- پیام شما چیست؟
امروزه تمام افراد به طور ثانیه ای، بمباران اطلاعاتی می شوند؛ پس چطور می خواهید پیام و منظور خود را انتقال دهید؟ شاید پیام شما چیزهای مختلفی را دربربگیرد؛ از پیامی که برند و شرکت تان به دنبال انتقال آن است تا پیامی ساده در قالبایمیل . اگر نتوانید پیام تان را به درستی به مخاطب انتقال دهید، دچار دردسر خواهید شد.
- داستان گویی تان چطور است؟
برای انتقال پیام خود از داستان گویی استفاده کنید. داستان ها سبب می شوند با دیگران ارتباط برقرار کنید و در حافظه ی آنها ماندگارتر شوید؛ پس برای اینکه پیام تان را به گوش مخاطب برسانید، سعی کنید از داستان کمک بگیرید.
- از اعداد استفاده می کنید؟
اگر داستان گویی چندان کمک تان نکرد، از ارائه ی اعداد و ارقام استفاده کنید. استفاده از داده های مستند باعث می شود پیام شما برای مخاطب قابل فهم تر باشد. برای اینکه این آمار و اطلاعات درست به مخاطب منتقل شود نیز باید به دنبال راه های دیگری باشید.
- استفاده از جمله معلوم یا مجهول؟
جملات معلوم شما را قهرمان کارهای انجام شده نشان می دهند. برای مثال، به تفاوت این دو جمله توجه کنید: "این مساله امروز با راه حلی که به ذهنم رسید، حل شد"؛ "امروز با راه حلی که به ذهنم رسید، مساله را حل کردم". اکنون خودتان قضاوت کنید، کدام جمله تاثیرگذاری بیشتری روی مخاطب دارد؟
- از اصطلاحات موجود در حرفه تان استفاده می کنید؟
در هر شغل و حرفه ای، اصطلاحاتی وجود دارد که افراد برای راحتی بیشتر از آنها استفاده می کنند؛ مثلا استفاده از کلمات و جملات خلاصه شده در انجام کاری خاص یا در جلسات. باید ببینید مخاطب از اصطلاحات شما اطلاع دارد، زیرا ممکن است به کار بردن این اصطلاحات سبب منحرف شدن ذهن مخاطب شود.
- کلیشه ها چه به سر شما می آورند؟
تا جای ممکن از کلیشه ها اجتناب کنید. کلیشه ها اثرگذاری بسیار کمی دارند. وقتی حرف هایتان تکراری و مشابه چیزی باشد که مدام شنیده می شود، نباید انتظار داشته باشید مخاطب جذب تان شود. شعارهای تبلیغاتی از جمله حرف های کلیشه ای هستند که مخاطبان تمایل زیادی به شنیدن آنها ندارند.
- با کلمات بازی می کنید؟
قطعا بیان جزئیات و دامن دادن به کلمات در ارتباط برقرار کردن مفید است، اما اگر سعی کنید با درازگویی و استفاده از کلمات عجیب و غریب حرف بزنید، مخاطب از شما زده می شود. حقیقت این است همه به دنبال شفافیت هستند. پس اگر فکر می کنید اهل بازی با کلمات و درازگویی هستید، فکری به حال خودتان بکنید.
- کم گوی و گزیده گوی هستید؟
کم گویی دقیقا برعکس مورد قبلی است. اجتناب از زیاده گویی بدین معنی نیست که آنقدر مختصر و مفید حرف بزنید که معنای کلام تان در مواجهه با کارمندان، مدیران و همکاران از دست برود. در ارتباط با این افراد از جملات کامل و تعارفات مناسب استفاده کنید.
- آیا به فرمت نهایی توجه دارید؟
اگر به دنبال ایجاد پیامی جامع هستید و می خواهید آن را قابل فهم کنید، از نشانه گذاری ها و بخش بندی های مناسب در نوشته ی خود استفاده کنید. پاراگراف ها و بخش بندی های مشخص باعث می شوند مخاطب راحت تر بخش های موردنیاز و مرتبط با خود را پیدا کند. یکی از تکنیک های شفاف سازی نوشته این است که برای بخش های مختلف از شماره گذاری استفاده کنید. خواندن مقالات مشابه در دیگر وب سایت ها و وبلاگ ها می تواند به شما کمک کند.
- بازخوانی را نادیده می گیرید؟
اگر زمان زیادی صرف نوشتن مطلبی کرده باشید، قطعا بازخوانی برایتان سخت و عذاب آور است؛ اما با تمام سختی هایی که وجود دارد، باز هم مطلب تان را بازخوانی کنید. اجازه دهید 24 ساعت از نوشتن مطلب بگذرد و دوباره به سراغ آن بروید و اقدام به خواندن و اصلاح مجدد کنید. اگر این زمان را در اختیار ندارید، حداقل بعد از نیم ساعت از نوشتن مطلب، بازخوانی را انجام دهید.
- به بازخوردها و واکنش ها توجهی دارید؟
بعد از اینکه مطلبی نوشتید، از کسانی که مورد تاییدتان هستند، درخواست کنید نوشته تان را بخوانند و بازخوردهای خود را با شما در میان بگذارند. این کار سبب بهبود نوشتن شما می شود و پیام تان را بهتر انتقال خواهد داد.
- رُک صحبت می کنید؟
اگر درباره موضوعی حرف می زنید که کمی چالش برانگیز است، بهتر است رُک باشید. به دنبال حاشیه نروید و مخاطب را بیهود به دنبال خود نکشید. یادتان باشد کسی نمی تواند مغز شما را بخواند. پس کمی شفافیت داشته باشید و با رعایت ادب و احترام، واضح حرف بزنید.
- با کانال های ارتباطیِ مناسب آشنایی دارید؟
برای انتقال پیامی که در ذهن دارید، از چه رسانه ای استفاده می کنید؟ شبکه اجتماعی ، ایمیل، تماس تلفنی، وبلاگ یا ...؟ انتخاب یکی از رسانه های موجود به مخاطب شما بستگی دارد. بهتر است برای انتقال پیام های مهم از تماس تلفنی یا ملاقات حضوری استفاده کنید. قطعا این رسانه ها بهتر از ایمیل خواهد بود.
- سبک و سیاق تان را عوض می کنید؟
لحن، زبان و سبک شما در ارتباطات مختلف متفاوت است. به طور قطع نمی توانید همان طور که در توییتر حرف می زنید یا با همکارتان صحبت می کنید، با مدیرعامل تان هم وارد رابطه شوید. اگر نمی دانید سبک و سیاق تان در موقعیت های مختلف مناسب است یا نه از فردی آگاه بخواهید به شما کمک کند.
- با مخاطب خود آشنایی دارید؟
بدون اینکه بدانید چه کسی مقابل تان است، نمی توانید با او ارتباط برقرار کنید و حرف بزنید. پس ابتدا مخاطب خود را بشناسید و بعد با او ارتباط برقرار کنید.
- به نگرانی های مخاطب خود توجه دارید؟
امروزه ابزارها و امکاناتی چون گوگل آلِرت (google alerts) وجود دارد که به شما کمک می کند درباره ی دل مشغولی های کسانی که با آنها ارتباط دارید، بیشتر بدانید. برای مثال، اگر مشتری شما به دنبال راه حل هایی برای افزایش بهره وری است، برای او مقالاتی در این زمینه ارسال کنید یا حتی در مکالمه ی بعدی تان درمورد این مساله حرف بزنید.
- با مدیریت ارتباطات آشنایی دارید؟
وقتی با فرد جدیدی آشنا می شوید، نیازی نیست حتما او را به شام یا مهمانی دعوت کنید و با او گرم صحبت شوید. اجازه دهید کمی از آشنایی تان بگذرد و بعد ارتباط خود را بیشتر کنید. مدیریت ارتباطات به رابطه ی دو نفر محدود نمی شود. بلکه ارسال مناسب محتوا و مطالب در شبکه های اجتماعی نیز نشان می دهد با مدیریت روابط آشنایی دارید.
منبع: themuse