جلسات چیزی جز یک وظیفه و تعهد اضافی که سبب هدر رفتن زمان می‌شود نخواهند بود. اگر زمانی که صرف آن می‌شود صرف بقیه امور شود خیلی نتیجه‌بخش‌تر خواهد بود؛ این همان چیزی است که اکثر ما قبل از رفتن به یک جلسه به آن فکر می‌کنیم. اما پاول آکستل در کتاب جدید خود به خلاف این امر معتقد است و می‌گوید؛ جلسه‌ها مهم هستند. او جلسه را به عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارهایی که باید انجام دهیم معرفی می‌کند. با یوکن همراه باشید تا بیشتر درباره اهمیت جلسات بدانید.
جلسات مؤثر خود به خود اتفاق نمی‌افتند بلگه ما باید آنها را طراحی کنیم. در این گزیده، آکستل راهنمایی خود برای اطمینان نتیجه داشتن هر مکالمه در طول یک جلسه، را به اشتراک می‌گذارد:
مکالماتی که در جلسه مطرح می‌شود درباره موضوعی است که قرار است در جلسه درباره آن صحبت شود. فرآیند جلسه تعیین می‌کند که چگونه باید مورد بحث قرار بگیرد. بنابراین برای بهبود جلسات باید یک روش گام به گام طراحی کنید تا شما را به نتیجه مورد نظرتان برای هر صورت‌جلسه برساند.
برای شروع، باید به دو سؤال محتوایی زیر پاسخ دهید
1. چه مکالماتی باید با یکدیگر داشته باشیم؟
2. در هر مکالمه چه چیزی را می‌خواهیم به دست آوریم؟
زمانی که انتظارات اساسی‌تان تعیین شد، هر قسمت از صورت‌جلسه را بررسی و موارد زیر را تعیین کنید.
جلسه متعلق به چه کسی است؟
چه کسی برگزاری جلسه را درخواست کرده؟ این فرد کسی است باید مراحل جلسه را تعیین و درباره موضوع مورد نظر بحث کند و در انتها بحث را به جمع‌بندی کند و به انتها برساند.
نتایج دلخواه چه هستند؟
در انتهای بحث به کجا قرار است برسید و انتظار دارید چه نتایجی حاصل شود؟ مشخص کردن اهداف به شرکت‌کنندگان در بحث کمک می‌کند تا نظرات و سوالاتی را مطرح کنند که به بحث مرتبط است. همچنین به پایان‌بندی و نتیجه‌گیری جلسه هم کمک می‌کند.
چقدر زمان برای جلسه لازم است؟
باید پیش‌بینی کنید که بحث درباره این موضوع برای رسیدن به نتیجه مدنظر چه مدت طول خواهد کشید؟ با زمان‌های 20 دقیقه‌ای شروع کنید. زمان را به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که فکر می‌کنید گروه برای قرار گرفتن در مسیر و بحث موثر به آن نیاز دارد. وقتی که زمان مشخصی داشته باشید سبب می‌شود که روی موضوع مورد بحث تمرکز بیشتری داشته باشید. همیشه می‌توانید پنج یا ده دقیقه زمان برای نتیجه‌گیری به زمانی که پیش‌بینی کردید اضافه کنید. در صورتی که زمان‌بندی جلسه حساب‌شده باشد و نتیجه دلخواه از آن حاصل شود افراد شرکت‌کننده در آن هم احساس می‌کنند وقت‌شان هدر نرفته و جلسه کارآمد و موثر بوده است.
به دنبال چه چیزی هستید؟
شما قبل از جلسه باید بدانید از شرکت کنندگان چه چیزی می‌خواهید؟ شفاف بودن اینکه شما دنبال چه چیزی هستید به ماندن شرکت‌کنندگان در مسیر گفت‌وگو کمک می‌کند و این امکان را ایجاد می‌کند تا اعضای گروه بدانند چگونه می‌توانند بهترین همکاری را داشته باشند. مثلا گاهی اوقات شما به دنبال ایده هستید. گاهی به دنبال خطرات احتمالی هستید. زمان‌هایی به دنبال هم ترازی هستید و می‌خواهید هر چیزی که سبب تداخل شده شناسایی کنید.
چه پیش‌نیازهایی لازم خواهد بود؟
علاوه بر صورت‌جلسه، پیش از برگزاری جلسه، مشخص کردن اینکه برای بحث در جلسه شرکت‌کنندگان چه آمادگی‌هایی باید داشته باشند مفید خواهد بود. شما نباید انتظار داشته باشید که افراد در طول جلسه هر چیزی را بخوانند و بازتاب‌های دلخواه و مناسبی ارائه دهند. کیفیت بسیاری از بحث‌ها وابسته به داشتن زمان کافی و لازم برای بازتاب در مورد موضوع مورد بحث است. بنابراین اگر موضوع مورد بحث در جلسه نیاز به آماده‌سازی قبلی دارد، قبل از جلسه پیش‌نیازهای لازم را به شرکت‌کنندگان اعلام کنید.
چه کسی باید مکالمه را هدایت کند؟
شخص دیگری به غیر از فردی که درخواست صورت جلسه کرده است برای مدیریت جلسه در نظر بگیرید. برای اکثر مکالمات، بهتر است که فردی که درخواست صورت‌جلسه کرده است به جای مدیریت گروه بر گوش کردن تمرکز کند.
اندازه گروه چقدر است؟
باید مشخص کنید در جلسه چند نفر حضور دارند؟ در جلساتی که بیشتر از هشت نفر شرکت می‌کنند ابزارهای کمکی مثل نمودار، جداول و... به تمرکز بهتر بسیار کمک‌کننده است.
منبع: Success
