«هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد»، این ضرب‌المثل یکی از بهترین ضرب‌المثل‌ها در طول تاریخ است، زیرا ما با سخنان به‌جا و در زمان مناسب خود می‌توانیم به موفقیت‌های بسیاری دست یابیم. اما در مقام یک مدیر عمل کردن به این ضرب‌المثل بسیار حیاتی به شمار می‌آید در ادامه برای آشنایی با چگونگی و زمان گفتن سخنان مناسب در زمان و مکان مناسب با یوکن همراه باشید.
نانسی روز خود را در اوج آمادگی شروع کرد تا به تیم اجرایی خود پروژه‌ای با اهمیت بالا که برای دو ماه گذشته بر روی آن کار کرده است را نشان داده و درباره آن توضیح دهد. او به طور مکرر اسلایدهای پاورپوینت خود را مرور کرده بود، تا حدی که هر سطحی از مطالب را عملا حفظ کرد. او زودتر از همه به جلسه رسید و صبورانه منتظر ماند، با این حال او درمورد بخش برنامه کار خود، نگران بود. جلسه آغاز شد و پس از چند دقیقه جک، یکی از همکارانش، از او خواست تا توصیه‌های پروژ‌ه‌اش را به مدیران توضیح دهد.
نانسی مشتاقانه سخنرانی‌اش را شروع کرد و به تمامی اهداف سخنرانی خود که به درستی همانند تمرینات دقیقی که انجام داده بود، اشاره کرد. با استفاده از دستورالعملی جامع، او خود را در بالاترین سطح در حرفه‌اش احساس کرد و از اینکه وقتی زیادی را صرف تمرین و آماده شدن برای این جلسه کرده بود، احساس آرامش کرد. اما همان‌طور که نانسی می‌خواست به توصیه‌های خود برسد جک او را متوقف کرد و گفت "نانسی من از تلاش بسیار شما بر روی این پروژه بسیار قدردان هستم، اما این پروژه به دستور و برنامه کاری ما مربوط نیست و این پروژه برای اهداف کسب و کار امروزه ما قابل قبول نیست. نانسی با اینکه آزرده خاطر شده بود سکوت کرد و تا آخر جلسه بر روی صندلی خود نشست. او نمی‌توانست تا تمام شدن جلسه و خارج شدن از اتاق صبر کند زیرا می‌خواست بررسی کند تا بداند چگونه این لحظه، که او تصور می‌کرد لحظه مثبتی در حرفه او است، تبدیل به چنین فاجعه‌ای شده است.
در اینجا چه مشکلی رخ داده بود؟ هنگامی که نانسی برای شرکت در جلسه آماده شد، نتوانست به صورت استراتژیکی فکر کند. این یک مشکل رایج است که باعث سقوط بسیاری از مدیران، مدیران اجرایی و رهبران توانمند هنگام تعیین نقش خود در ارتباطات، جلسات و سایر انجمن‌ها می‌شود. یادگیری نحوه توسعه و انتقال یک صدای مدیریتی استراتژیکی‌تر (همراه با درک شرایط) می‌تواند به رهبران کمک کند تا خود را در شرایطی بالقوه، مانند شرایط نانسی، که مخرب حرفه هستند، نیابند.
چرا شما به صدای مدیریتی نیاز دارید
چه شما معاون مدیر و یا مدیری بالا رتبه باشید اینکه شما چه بگویید، چگونه بگویید، چه زمانی بگویید، به چه کسی بگویید و اینکه آیا شما سخن خود را در زمینه‌ای مناسب بیان کنید، اجزای مهمی برای بهره‌برداری از رهبری استراتژیک کامل شما است. اگر می‌خواهید برای خود اعتبار ایجاد کرده و در بین مردم نفوذ داشته باشید، به ویژه هنگامی که با دیگر مدیران ارشد و اجرایی در تعامل هستید، مهم است که دقیق باشید و بگذارید افراد دقیقا بدانند که می‌خواهید آن‌ها چه نقشی را در گفت و گو داشته باشند. همچنین مهم است که محتویات هر پیامی که انتقال می‌دهید را با اجتناب از سخنان دست و پا شکسته کاملا مشخص کنید و کم سخن بگویید اما موثر باشید.
تمامی این موارد به ایجاد یک صدای مدیریتی استراتژیک مربوط است. صدای مدیریتی شما آن‌چنان به عملکرد شما بستگی ندارد، بلکه بیشتر به غرایز استراتژیک، درک زمینه و آگاهی از نشانه‌هایی که شما در تعاملات و ارتباطات روزانه خود به دیگران می‌فرستید، مربوط است. همانند خواهر او جنبه حضور مدیریتی، صدای مدیریتی می‌تواند به نوعی ناملموس باشد و بنابراین تعریف کردن آن سخت می‌شود. اما حقیقت این است که همه ما یک راه مناسب برای ارتباط با دیگران داریم و انجام این کار با قصدی استراتژیک و درک صحیحی از زمینه می‌تواند بین موفقیت و شکست در سبک ارتباطات و رهبری تفاوت ایجاد کند.
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های داشتن یک صدای مدیریتی با یک رهبر استراتژیک بودن در ارتباط است. ربکا شامباگ می‌گوید:
من اغلب از مدیران ارشد می‌شنوم که می‌خواهند به یکی از رهبران با استعداد خود ترفیع دهند اما احساس می‌کنند که آن فرد به اندازه کافی برای پیشرفت، استراتژیک نیست. هنگامی که این سخنان را از مدیران ارشد می‌شنوم، سعی می‌کنم به آرامی این سخنان را پس بزنم و پیشنهاد کنم که شاید مشکل از کمبود استعداد رهبری استراتژیک کاندید نباشد و شاید اینکه خود مدیران ارشد نمی‌توانند از توانایی‌های آن فرد به عنوان یک رهبر استراتژیک بهره‌برداری کند.
چه شما شخصی را در تیم خود دارید که فکر می‌کند فاقد آمادگی استراتژیک است و یا نگران هستید که شما رهبری با استعداد استراتژیک دست نخورده به دلیل صدای مدیریتی توسعه نیافته هستید، به خواندن این مقاله ادامه دهید. ربکا شامباگ می‌گوید در ادامه می‌خواهم چند استراتژی مربیگری را که من بر روی مدیران زن و مرد برای کمک به آن‌ها در اضافه کردن صدای مدیریتی به ابزار رهبری‌شان، استفاده می‌کنم را با شما به اشتراک بگذارم.
زمینه را درک کنید
هر چند وقت یک‌بار خود را در موقعیت‌هایی می‌یابید که برای مثال ایده‌های سازمان نیافته را در جلسه مطرح کرده‌اید، هنگامی که دیگران به دنبال ایده‌های شما بوده‌اند سکوت کرده‌اید و یا چیزی را بیان کرده‌اید که مناسب دستور کار نبوده است و ناگهان از نتیجه کار شگفت‌زده شده‌اید؛ اگر این موقعیت‌ها برای شما آشنا است، چه مشکلی پیش آمده است؟ به طور خلاصه، این نوع خطاهای تاکتیکی به ناتوانی در درک زمینه گفت و گو و یا جلسه‌ای برمی‌گردد که شما در آن حضور دارید.
به عنوان مثال، اگر شما مسئولیت اصلی یک موضوع را بر عهده دارید، در این صورت احتمالا آن زمینه به شما نیاز دارد تا جلسه را رهبری کرده و تصمیم نهایی را بگیرید. اما اگر شما یکی از چند مدیری هستید که ایده‌های جدیدی دارند، در این صورت به اشتراک گذاشتن نظر و مشخص کردن هدف نقش اصلی شما خواهد بود. اگر شما در حالت یادگیری هستید و از شما خواسته نشده است تا در یک جلسه ایده‌ای را ارائه دهید، در این صورت نقش شما هنگامی که حرف از ارتباطات به میان می‌آید مشاهده و گوش دادن است. دانستن و یا پیدا کردن سریع اینکه نقش خواسته شده شما در یک انجمن و یا رویداد گروهی چیست می‌تواند شما را در تشخیص نوع صدای موردنیازتان برای آن حوزه خاص راهنمایی کند و همچنین می‌تواند به اطمینان از اینکه شما قبل از صحبت کردن زمینه را درک کرده‌اید نیز کمک می‌کند.
یک چشم‌انداز داشته باشید
گاهی اوقات ما نمی‌توانیم صدای مدیریتی داشته باشیم، زیرا بیش از حد بر نقش خود و عملکردمان متمرکز شده‌ایم. رهبران استراتژیک چشم اندازهای بیشتری دارند. آن‌ها دارای دیدگاه سازمانی هستند که کمتر بر خودشان تمرکز می‌کند و بیشتر سازمان گسترده را مورد تمرکز قرار می‌دهد. بخشی دیگر از چشم انداز داشتن، توسعه توانایی بیان آرمان‌ها برای آینده و منطق برای تحول است.
این نوع دیدگاه مدیریتی به راهنمایی در مورد تصمیمات شخصی و شرکتی کمک می‌کند. شما باید با توصیه‌های خود به اتصال نقطه‌ها در کار بپردازید تا نشان دهید که چگونه تصمیم‌گیری شما بر کسانی که دور میز نشستند، از جمله کارکنان و سازمان به طور کلی تاثیر می‌گذارد.
روابط استراتژیک را ترویج کنید
یکی از بهترین راه‌های ایجاد تفکر استراتژیک ایجاد روابط عمیق با داشتن اهداف کسب و کار در ذهن است. این امر مستلزم داشتن رهبران ارشد و مدیرانی است که چشم انداز استراتژیک از اهداف سازمان، تغییرات و اولویت‌های مهم که ما معمولا به آن دسترسی نداریم را ارائه می‌دهند. هنگامی که شما در روابط استراتژیک گسترده سرمایه گذاری می کنید، به شما کمک می‌کند تا خود را درگیر هر دقیقه از روز نکنید.
هنگامی که سرتان شلوغ است، ممکن است اهمیت رشد روابط جدید و متنوع را نادیده بگیرید، اما قسمتی از دسترسی به صدای مدیریتی قوی، توانایی به دست آوردن دانش فراتر از موقعیت، بخش یا تخصصتان است.
برای توسعه صدای مدیریتی خود، زمانی را برای دسترسی به حداقل یک نفر در هفته خارج از تیم یا منطقه عملیاتی خود اختصاص دهید. سعی کنید یاد بگیرید:
- چگونه به صورت کلی در یک کسب و کار قرار بگیرید.
- اهداف و چالش‌های آن‌ها را فرا بگیرید.
- راه‌هایی که می‌توانید از آن‌ها به‌عنوان یک شریک تجاری استراتژیک حمایت کرده را پیدا کنید.
به جای بیان فقط مشکلات راه حل نیز ارائه دهید
با مربیگری طیف گسترده‌ای از مدیران، متوجه شده‌ایم که بیشتر آن‌ها وقتی که مردم به چالش‌ها اشاره می‌کنند، اما هیچ گونه راه حلی ارائه نمی‌دهند احساس کلافگی می‌کنند. رهبری استراتژیک با صدای مدیریتی قوی شامل حل مسئله است؛ نه فقط بیان مشکلات.
شما می‌توانید با انجام تحقیقات و تجزیه و تحلیل شرایط با استراتژیک‌تر جلوه کنید. ایده‌های تازه پیدا کنید و راه‌حل‌های واضح را کنار بگذارید. حتی اگر پاسخ کامل نداشته باشید، می‌توانید توانایی خود را برای ارائه راه‌حل‌های هوشمندانه نشان دهید.
در فشار آرام باشید
افراد با صدای مدیریتی قوی به آسانی آرامش خود را از دست نمی‌دهند. آیا می‌توانید سطح رهبری خود را حتی هنگامی که در اطراف شما همه آرامش خود را از دست داده‌اند نگه دارید؟ زمانی که بتوانید به جای از دست دادن آرامش در شرایط پر از استرس به واقعیت‌ها تکیه کنید ، قادر خواهید بود با صدای مدیریتی قوی‌تر دیگران را هدایت کنید.
مقابله با چالش‌های شخصیتی در ارتباط با صدای مدیریتی می‌تواند دشوار باشد و در ابتدا هنگام تهیه پیشنهادهایی برای بهبود صدای مدیریتی کسانی که در تیم شما هستند ممکن است با مقاومت مواجه شوید، اما هنگامی که بر مقاومت اولیه که در خود یا دیگران است غلبه کنید، متوجه خواهید شد که این تلاش‌ها برای جلسات مهم و سایر ارتباطات به طور موثر ارزششان را خواهند داشت. با ایجاد تنظیمات لازم در رویکرد خود، می‌توانید از عمل کورکورانه اجتناب کنید و در هر محیطی با استراتژی بیشتر ظاهر شوید.
منبع: HBR
