همیشه برگزاری جلسات کاری با مشکلات عدیده‌ای همراه است. یکی از مشکلاتی که نیاز به سیاست زیادی هم دارد، آماده کردن لیست افرادی است که باید در جلسه حضور داشته باشند. نتایج تحقیقات دانشگاه استنفورد نشان می دهد بهترین جلسات کاری که منجر به حداکثر کارایی و بهره وری می شود، جلساتی است که بین 5 تا 8 نفر در آن حضور دارند. با یوکن همراه باشید.
آماده کردن لیست افرادی که به جلسه دعوت می شوند، کار چندان ساده‌ای نیست و خیلی از مدیران تمایل دارند تمام کارمندان را دعوت کرده و در جریان امور قرار دهند. آن‌ها فکر می‌کنند هیچ کسی نباید احساس کند نادیده گرفته شده است، به همین خاطر با طولانی کردن لیست افراد حاضر در جلسه، کیفیت جلسات را پایین می آورند.
رابرت ساتون، استاد رفتارهای سازمانی از دانشگاه استنفورد، تحقیقاتی در این زمینه انجام داده تا دریابد بهترین ابعاد برای افراد حاضر در جلسات، برای دست یابی به حداکثر بهره‌وری، چیست. نتایج تحقیقات او نشان می دهد پربازده‌ترین جلسات از پنج تا هشت نفر تشکیل می شود. در واقع، بهره‌وری جلسات بعد از رسیدن به نقطه‌ی اوج، رو به کاهش رفته و به تدریج کیفیت مباحث پایین می آید.
وقتی مدیران، تمام افراد را به جلسه دعوت می‌کنند
- همه‌ی آن‌ها این فرصت را پیدا نمی کنند تا در گفتگوها شرکت کنند.
- سخنرانی‌های باکیفیت ، جای خود را به نظرات سطحی و بی فایده می دهد.
- اشتراک گذاری اطلاعات از مسیر اصلی منحرف می شود.
- افراد صداقت خود را نادیده می گیرند و خیلی محافظه کارانه حرف می زنند.
- خیلی به مباحث و تصمیم گیری‌های دشوار توجه نمی شود.
در نتیجه کارمندان جلسات کاری را رویدادهایی می بینند که آمادگی، مشارکت و عملکرد آن‌ها را کاهش می دهد. در واقع از همان جا کاهش کارایی نمود پیدا می کند.
از طرفی گروه‌های کوچک احساس صمیمیت بین افراد را افزایش می دهند و راه برای بحث‌های مفید و معنادار هموار می شود. در این جلسات، افراد حاضر وقت بیشتری برای شنیدن ایده‌ها و درک چشم انداز یکدیگر دارند و با صداقت و وضوح عمل می کنند.
گام اول
به اعضای تیم بگویید قصد ایجاد تغییراتی را دارید. شفاف و صادق باشید. اجازه دهید آن‌ها بدانند کم شدن اعضای حاضر در جلسه، با هدف افزایش کارایی انجام می گیرد. شما به خوبی می دانید هر کسی چقدر انرژی و وقت خود را صرف جلسات کاری می کند و به دنبال استراتژی‌های جدیدی هستید که به بهترین خروجی ختم می شود. به کارمندان خود بگویید در جلسات کوچک‌تر، مباحث به صورت مفیدتری پیش می رود و در نهایت تصمیمات بهتری هم اتخاذ می شود. شاید این پروسه نیازمند زمان باشد؛ پس هر بار کارایی جلسات را به دست آورید تا بهترین تعداد افراد حاضر در جلسه را به دست آورید.
با هوشیاری تمام لیست افراد را آماده کنید
اگر می خواهید مطمئن شوید افراد لازم را وارد اتاق جلسه کرده‌اید، ابتدا موضوعات مورد بحث را به طور دقیق مشخص کنید. دستورالعمل مشخصی داشته باشید و برای هر مبحث نیز وقت کافی لحاظ کنید. از خودتان بپرسید چه کسانی باید حضور داشته باشند تا مباحث به نتایج بهینه برسد؟ با نبود چه کسانی جلسه را لغو می کنید؟ پس کمی در لیست خود تغییر ایجاد کنید. تنها افرادی را به لیست اضافه کنید که حضورشان ، ارزش جلسه را بالا می برد.
برای جلوگیری از بروز سوءتفاهم و ابهام، معیارهای دعوت افراد را منتشر کنید
به آن‌ها بگویید این لیست براساس معیارهای زیر تدوین شده است:
- چه کسی دانش و اطلاعات بیشتری درباره موضوع مورد بحث در جلسه دارد؟
- چه کسی اجرا و پیاده سازی بهتری خواهد داشت؟
- چه کسی به طور مستقیم تحت تأثیر قرار می گیرد؟
- چه کسی با حضور در این جلسه نکات بیشتری فرا می گیرد؟
اگر کارمندان شما نسبت به لیست افراد حاضر در جلسات کاری ابهام دارند
کارهای زیر را انجام دهید تا لیست جدید را بهتر بپذیرند:
- به اعضای تیم امکان دهید درخواست حضور در جلسه را به شما تحویل دهند. اگر فردی دلیلی قانع کننده برای حضور داشت، به او توجه کنید.
- به اعضای دعوت شده امکان دهید در صورت تمایل دعوت را رد کنند. کارمندان باید احساس کنند به آن‌ها اعتماد دارید و برای وقتشان احترام قائلید.
- در هر جلسه، یک نفر لیست کسانی که در جلسه حضور ندارند را یادداشت کند.
مسئولیت اعضای تیم را به طور کاملاً واضح مشخص کنید
باید مسئولیت تمام اعضای تیم مشخص شود؛ چه آن‌هایی که در جلسه حاضرند و چه کسانی که نیازی به حضورشان نیست.
افرادی که در جلسات کاری حاضرند را تشویق کنید موارد زیر را انجام دهند:
- مسئولیت دیدگاه‌های خود را بپذیرند، چرا که چشم انداز افراد نشانه‌ی مشارکت و حضور آن‌هاست.
- متمرکز صحبت کردن را تمرین کنند. اعضای حاضر در جلسه باید بتوانند واضح، کوتاه و مرتبط صحبت کنند.
- خودآگاهی را تمرین کنند. اطلاعات موردنیازشان را بپرسید و به پاسخ آن‌ها دقت کنید.
به افراد حاضر بگویید دیدگاه کسانی را که حضور ندارند، درنظر بگیرند
-
آن‌ها چه سوالاتی دارند؟
- به دنبال دست یابی به چه اطلاعاتی هستند؟
- می خواهند درباره چه مسائلی با آن‌ها مشورت شود؟
- می خواهند برای پیشرفت چه اقداماتی انجام دهند؟
چه مسائلی را لازم است با آن‌ها در میان بگذارید؟
اگر افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند خواستند دعوت را رد کنند، به آن‌ها بگویید هنوز باید کارهای زیر را انجام دهند:
- دستور کار جلسه را بخوانند.
- تمام اطلاعات مرتبط را با فرد دیگری که در جلسه حاضر می شود به اشتراک بگذارند.
- خود را با نتایج جلسه به روز کنند.
- در پروژه‌هایی که مدیر مشخص می کند شرکت کنند.
- با تصمیمات اتخاذ شده، هماهنگ شوند.
موفقیت خود را بسنجید
وقتی این تغییرات ساختاری را در جلسات کاری خود اعمال کردید، میزان کارایی جلسات و تعامل اعضای تیم با این تغییرات را مورد ارزیابی قرار دهید. بازخوردها را دریافت کنید، پروسه‌ها را اصلاح کنید تا وقتی که سیستم کاملاً مناسب سازمان را پیدا کنید.
برپایی جلسات کاری با هشت نفر یا کمتر، راهنمایی برای شماست تا درباره حضور افراد در جلسات ، دقت بیشتری داشته باشید. شاید جلسه‌ای با حضور 20 نفر کارایی بالایی داشته باشد؛ اما این استثناست و در اغلب موارد پربازده‌ترین جلسات کاری با حضور 5 تا 8 نفر برگزار می شود. شما افراد کمتری را در جلسات دور هم جمع می کنید؛ اما شرکت شما از نتایج بهتری بهره‌مند خواهد شد.
منبع: hbr
