بیشتر استارتاپ ها و کسب و کار های نوپا هر روز جلساتی 10 تا 15 دقیقه‌ای برگزار می کنند که تمام افراد تیم را در جریان پیشرفت کار خود قرار دهند. لازم است استارتاپ ها، بهره وری جلسات کاری را بالا ببرند. با یوکن همراه باشید.
جلسات کاری در تمام کسب و کارها برپا می شوند و افراد تیم به طور مرتب دور هم جمع می شوند که در جریان روند کار قرار بگیرند. گاهی اطلاعات مفیدی در جلسات کاری رد و بدل می شود؛ اما گاهی به جز وقت تلف کردن، هیچ نکته ی مثبتی ندارند. با این حال، جلسات کاری با هدف برقراری ارتباط ، خلاقیت و برنامه ریزی برپا می شوند و تمام کسب و کارها به آن نیاز دارند. جلسات در استارتاپ ها، برای طوفان فکری (بیان نقطه نظرات شخصی درمورد موضوعی خاص بدون ارزیابی یا قضاوت از جانب دیگران) و ساخت تیم و اتخاذ تصمیمات گروهی برگزار می شوند و تأثیر بسیار زیادی روی پیشرفت و ارتقای استراتژی کسب و کار می گذارند. پس کیفیت جلسات کاری بسیار مهم است. در ادامه‌ی مقاله، 6 تکنیک را معرفی می کنیم که به صاحبان استارتاپ ها کمک می کند جلسات کاری خود را با کیفیت بیشتری برگزار کنند.
تمام جلسات، هدف مشخص و روشنی داشته باشند
مدیران ارشد اجرایی بیش از دو روز در هفته را به شرکت در جلسات کاری اختصاص می دهند در حالی که تحقیقات و نظرسنجی‌های انجام شده نشان می دهد خیلی از این جلسات بی‌هدف برگزار می شود و حضور کارمندان نیز در آن‌ها ضرورتی ندارد. لازم به ذکر است، جلسات کاری در استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک نباید بدون هماهنگی قبلی و فقط با ارسال یک ایمیل یا پیام برپا شوند. حتی جلساتی که توجیهی برای برنامه ریزی ندارند باید کنسل شوند. برگزار کردن جلساتی بدون برنامه ریزی که اصلاً مشخص نیست چه انتظاری از شرکت کنندگان آن می رود فقط وقت تلف کردن محسوب می شود و فایده‌ی دیگری ندارد.
جلسات باید با زمان‌بندی دقیق برگزار شوند
صاحبان استارتاپ ها باید مدت زمان جلسه را براساس رسیدن به نتیجه‌ی موردنظر مشخص کنند. اگر فکر می کنید تنها نیم ساعت برای بررسی یک موضوع کفایت می کند، مدت زمان جلسه را یک ساعت تعیین نکنید؛ زیرا نیم ساعت اضافی به صحبت درباره‌ی موضوعات بی‌فایده و خارج از بحث تعلق می گیرد. گاهی جلسات برای ارزیابی تیم و شناخت دقیق‌تر افراد برپا می شود که در این صورت نیز مدت زمان جلسات باید حداکثر سه ساعت باشد.
افراد مناسب در جلسات شرکت کنند
حضور افراد مناسب در جلسات کاری به کیفیت جلسه می افزاید. وقتی موضوع جلسه مشخص باشد و افراد مناسب نیز حاضر شده باشند قطعاً کیفیت جلسه بهتر خواهد شد. بدون شک، جلسات شلوغی که افراد ناکارآمد و غیر مرتبط در آن حضور دارند نه تنها به لحاظ کیفی مطلوب نیستند بلکه به موضوع مورد بحث نیز پرداخته نخواهد شد.
نویسندگان کتاب "پنج گام برای افزایش بهره‌وری سازمان" می گویند حضور هفت نفر در جلسات تصمیم گیری یک کسب و کار مناسب است. حضور افراد بیشتر از این تعداد بهره‌وری و کیفیت تصمیم گیری‌ها را تا 10 درصد کاهش می دهد. از طرف دیگر، حضور افراد کمتر از هفت نفر نیز، میزان خلاقیت و مشارکت جلسات را با چالش مواجه می کند. نویسندگان این کتاب می گویند، حتی اگر یکی از افراد کلیدی و مهم نتوانستند در جلسه حاضر شوند از او بخواهید از طریق فناوری ویدئو کنفرانس در جلسه شرکت کند.
منعطف باشید و روی هدفتان تمرکز کنید
اهمیت بیش از حد به یک راه حل و عدم تغییر طرز تفکر، سریع‌ترین راه برای بی اعتبار کردن یک جلسه است. اینکه فرد حاضر در جلسه ایده یا راه حل موردنظر خود را از روی پاورپوینت 50 صفحه‌ای توضیح دهد هیچ فایده‌ای ندارد. بهترین و پربازده‌ترین جلسات، جلسات انعطاف پذیر هستند و هر فردی می تواند نظر خود را بیان کند. معمولاً این جلسات خلاقیت بیشتری نسبت به جلسات رسمی دارند. پس همیشه ایده یا نظر خود را در ذهن داشته باشید اما نظر دیگران را هم بشنوید.
گوشی همراه خود را بیرون از جلسه بگذارید
چک کردن مداوم تلفن همراه باعث می شود تمرکز جلسه از بین برود و افراد نتوانند حضور نتیجه بخشی در جلسه داشته باشند. فرض کنید شخصی در جلسه در حال صحبت کردن است در حالی که یکی از حضار گوشی خود را زیر میز گذاشته و به طور مخفیانه مشغول چک کردن صفحات اجتماعی است. قطعاً این کار تمرکز تمام افراد حاضر در جلسه را بهم می زند و جلسه را از موضوع اصلی منحرف می کند؛ پس برای بازدهی بیشتر جلسات، از تمام شرکت کنندگان درخواست کنید در مدت برگزاری جلسه تلفن همراه خود را خاموش کنند. جالب است بدانید، بعضی از شرکت‌ها در جلسات کاری خود به کارمندان کتاب‌های رنگ آمیزی می دهند تا خلاقیت و تمرکز آن‌ها را به میزان قابل توجهی خصوصاً در جلسات طوفان فکری افزایش دهند.
جلسات کاری را به صورت ایستاده برگزار کنید
امروزه خیلی از کسب و کارها به خصوص استارتاپ ها، جلسات کاری خود را به صورت ایستاده برگزار می کنند. معمولاً مدت زمان این جلسات بین 10 تا 15 دقیقه است و در خیلی از شرکت‌ها به یک برنامه‌ی ثابت روزانه تبدیل شده است. جلسات کاری ایستاده این اطمینان را می دهد که تمام افراد درک یکسانی از روند کار و اهداف مشخصی در طول روز دارند. در این جلسات تمام افراد ایستاده هستند و با تمرکز کامل به صحبت‌های یکدیگر گوش می دهند. حتماً می دانید استفاده از تلفن همراه یا تبلت در حالت ایستاده سخت‌تر است، پس با ایستاده برگزار کردن جلسات، تمرکز، بهره‌وری و خلاقیت بیشتری را تجربه خواهید کرد.
منبع: forbes
ممنون یوکن