مدیریت نادرست زمان هیچ ارتباطی به کمبود وقت ندارد. نحوه استفاده از زمان، نقش مؤثری در این مورد دارد؛ اما آیا می دانید زمان در چه راه‌هایی هدر می رود؟ با یوکن همراه باشید.
کمبود زمان، یکی از مسائل مهم پیش روی کارآفرینان است. چطور برخی افراد می توانند از زمان مشابه، استفاده‌ی بیشتری ببرند؟ علت این مسئله، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان برای انجام کارها نیست، بلکه اهمیت زیاد به زمان و یادآوری اهمیت آن به دیگران است.
شاید شما هم دچار مشکل کمبود زمان در طول روز باشید، در این صورت با پاسخ به چند سؤال متوجه سه الگوی هدر رفت زمانتان شوید. سپس به دنبال تغییر این الگوها باشید تا از زمانتان بیشترین استفاده را ببرید. معمولاً کنار گذاشتن عادت‌های قدیمی کار دشواری است؛ پس از یک مربی یا مدیر کسب و کار کمک بگیرید.
در ابتدا لازم است به این سؤالات پاسخ دهید تا ببینید مدیریت زمان مناسبی دارید یا نه؟
- آیا اهداف، دیدگاه و وظایف روزانه‌ی مشخصی دارم؟ (عدم شفافیت این مسائل سبب سردرگمی و تعلل شما خواهد شد.)
- آیا در طول روز وظایف زیادی برای انجام دادن تعیین کرده‌ام که باعث ایجاد انتظارات غیرواقع بینانه می شوند؟
- آیا اجازه می دهم همکار، فکرهای منفی، دوست یا حتی یکی از اعضای خانواده، تمرکز مرا به هم بریزند؟
- آیا برای استفاده از زمانم سختگیر هستم و در این مورد برای اطرافیانم خط و نشان کشیده‌ام؟
- آیا بیش از اندازه به حد و مرزهای تعیین شده پایبند هستم یا انتظارات بیش از حد دارم؟
- آیا ساعت زیادی از روز را به صحبت کردن می پردازم و معمولاً مکالماتی درباره موارد غیرضروری دارم؟
- آیا هم‌زمان به چند کار مشغول می شوم؟ (انجام هم‌زمان چند کار در طولانی مدت، باعث کاهش بهره‌وری می شود.)
- آیا از مشغولیت زیاد لذت می‌برم؟
- آیا وقت گذرانی در موقعیت‌های دشوار را به آرامش ذهن ترجیح می دهم؟
- آیا در مواقع لزوم نمی توانم "نه" بگویم؟
- آیا با مشاغل و افرادی سروکار دارم که هیچ تناسبی با من ندارند؟
- آیا به خاطر مشغولیت زیاد یا درنظرگرفتن مهلت زمانی غیرواقع بینانه برای انجام وظایف محول شده، خود را در فشار قرار می دهم؟
- هر روز چقدر درشبکه های اجتماعی هستم؟
- آیا وظایف تکراری انجام می دهم؟
- آیا تا جای ممکن سازمان یافته هستم؟
- آیا به این خاطر که فکر می کنم هر کسی نمی تواند از پس انجام کارها بربیاید، کنترل زیادی روی تمام موارد دارم؟
- آیا برای مکالمات ضروری و مورد انتظار و جلسه با مراجعان هول می شوم؟ آیا تصور می کنم شاید آنچه نیاز است را ندانم؟
- آیا فکر می کنم که نمی توانم هزینه‌ی استخدام کردن کسی را بدهم؟
- آیا به این باور رسیده‌ام که زمان موردنیاز برای موفقیت در وظایف اختصاصی خود را ندارم؟ (هر کسی خود تعیین می کند در چه شرایطی قرار بگیرد.)
- آیا در لیست انجام کارهای روزانه، زمانی را به موارد غیرمنتظره اختصاص داده‌ام؟ (ازبرنامه ریزی پشت سرهم کارها به طوری که زمانی برای دیگر وظایف نباشد، اجتناب کنید.)
- آیا وظایف خود را به خاطر رسیدگی به مسائل شخصی دیگر، رها کرده‌ام؟ (آیا انجام هر کاری به وظایف روزانه، اولویت دارد؟)
- آیا برای رسیدگی به موارد غیرمنتظره به صورت سازمان یافته، برنامه‌ای دارم تا از تأثیرگذاری بیش از اندازه روی موارد اولویت دار کاسته شود؟
- آیا وقتم را به طور منظم برای شناسایی نقاط قوت و ضعف در حوزه‌ی مدیریت زمان بررسی می کنم؟
- آیا تماس‌هایم را به وقفه‌های زمانی خاصی موکول می کنم تا جلوی خلأهای 30 و 60 دقیقه‌ای بین آن‌ها را بگیرم؟(فاصله‌ی زمانی به وجود آمده، با هیچ کاری پر نخواهد شد.)
- آیا زمان خاصی را برای انجام وظایف کاری‌ام درنظر گرفته‌ام؟ (برای مثال، سه شنبه‌ها صبح تماس‌های فروش، 12 تا 1 بعدازظهر مکالمات و پاسخ دادن به ایمیل‌ها، پنج شنبه‌ها صبح وبلاگ نویسی یا انجام وظایف مربوط به بازاریابی.)
- آیا همیشه انجام وظایف مهم را به تعویق می‌اندازم؟
- چه ذهنیتی درباره پول دارم؟ آیا فکر می کنم هیچ مقداری از آن کافی نیست؟ (این باور باعث اتخاذ تصمیم گیری‌های ضعیف و براساس ترس می شود و منطق در تصمیماتتان جایی نخواهد داشت.)
- آیا با به صدا درآمدن زنگ تلفن و رسیدن ایمیل جدید، سریع به آن پاسخ می دهم؟
- آیا تنها به یک یا دو مراجعه کننده پیگیر رسیدگی می کنم و تمام کارهای دیگر را رها می کنم؟
- آیا کارمندانم را به خوبی آموزش می دهم تا از پرسش‌های تکراری جلوگیری کنم؟
- آیا با گسترش دانش و توانایی‌های کارمندان، از مسئولیت‌های خود کناره گیری می کنم؟
- آیا جلسات منظم با کارمندان دارم تا از همسو بودن تمام افراد آگاه شوم؟
- آیا فرهنگ وفاداری و اعتماد را در شرکت فراگیر کرده‌ام؟ (این مسئله ثابت شده که کارمندان در یک فرهنگ سازمانی مثبت، عملکرد بهتری از خود نشان می دهند.)
- آیا کارمندانی را که عملکرد ضعیف دارند، کنار می گذارم؟
- آیا همواره ترس از دست دادن کارمندان باارزش شرکت را دارم؟
- آیا کارمندان را مقید کرده‌ام تمام مراحل را ثبت کنند تا در زمان نبود یک کارمند، مشکلی به وجود نیاید؟ (این مورد به ارزش شرکت اضافه می کند.)
- آیا فکر می کنم همه باید مرا دوست داشته باشند؟ (برای برآورده کردن این خواسته باید زمان زیادی صرف کنید و انتظارات بالایی را برآورده کنید.)
- آیا:
- کسب و کاری را راه انداختم که امکان بودن با فرزندانم را خصوصاً در فصل تابستان به من می دهد؟
- در فضای شلوغ و پراسترس زندگی می کنم و مدام در موقعیت انجام وظایف کاری و برآورده کردن هم‌زمان نیازها و خواسته‌های فرزندانم قرار دارم؟
- به دنبال کمک یا استخدام فردی هستم تا بتوانم با تمرکز به کسب و کارم بپردازم و از زمان اختصاص داده شده در کنار فرزندانم لذت ببرم؟
- آیا می دانم بیشترین زمان را صرف انجام چه مواردی می کنم و آیا آن کار را برای رسیدن به اهدافی انجام می دهم که انرژی و خلاقیت زیادی می طلبد؟ (روی انجام وظایفی تمرکز کنید که انرژی بیشتری را در زمان پرانرژی بودن شما درگیر کنند.)
- آیا به این نتیجه رسیده‌ام که مدل کسب و کار من همیشه سوددهی بالایی دارد یا به جای پیدا کردن مسیر جدید، تنها در حال تلاش و تقلا کردن هستم؟
- آیا هنوز نسبت به شغل خود اشتیاق دارم یا دیگر از انجام آن، لذت نمی برم؟ (باید ببینید به انجام چه کاری بیش از همه مشتاق هستید و به آن بپردازید.)
- آیا برای هفته‌ی پیش روی خود برنامه‌ای دارم و لیست کارهایم را از قبل مرور کرده‌ام؟
- آیا روز خود را با عادات سالمی شروع می کنم که برایم الهام بخش هستند و انرژی زیادی به من می دهند یا در هنگام صبح، روی تختخواب دراز می کشم و قبل از هر کاری ایمیل‌هایم را می خوانم؟
- آیا اهداف مشخصی دارم و به چگونگی دستیابی به آن‌ها مطلع هستم؟ (مشخص نبودن اهداف یکی از مشکلات اساسی در مدیریت زمان ضعیف است.)
- آیا همیشه به ایده‌های ناب و فوق‌العاده می‌رسم و اهداف فعلی‌ام را برای بررسی این ایده‌ها رها کرده‌ام؟
- آیا روز کاری‌ام را برای انجام کارهای مربوط به منزل برهم زده ام و به امور شخصی مشغول هستم؟
- آیا به این خاطر که در خانه کار می کنم، به دیگران اجازه می دهم به گونه‌ای با من رفتار کنند که انگار هیچ شغلی ندارم؟
- آیا حداقل یک بار در سال به تعطیلات می روم؟ (فرسودگی شغلی سبب کاهش بهره‌وری می شود.)
- آیا همیشه به خاطر وقت نگذاشتن برای خانواده یا هر مورد مهم دیگری احساس گناه می کنم؟ (احساسات منفی، ذهن را پریشان می کند و روحیه را پایین می آورد.)
- آیا برای پیشرفت خود و کسب و کارم با متخصصان مشورت می کنم یا فکر می کنم از تمام مسائل مطلع هستم؟
تمام موانع را می توان از سر راه برداشت و هر چیزی را بهبود یا تغییر داد؛ تنها باید خود را باور داشته باشید، کنترل همه جانبه را رها کنید و از دیگران کمک بگیرید.
منیع: inc
