نوح زندیان مدیر عامل و یکی از مؤسسان شرکت Quantified Communications است؛ شرکتی که داده‌ها و تجزیه و تحلیل رفتاری را با هم ترکیب می‌کند تا به مردم کمک کند میزان ارتباط خود را اندازه‌گیری و تقویت کنند. وی مطالبی در زمینه استفاده از کلمات پر کننده در هنگام ارائه سخنرانی و روش اجتناب از آنها را با ما به اشتراک می‌گذارد. در ادامه با یوکن همراه باشید.
اوهوم؛
آه؛
بنابراین؛
میدونی؛
درسته؛
خب؛
یکی از دلایلی که موجب می شود که ما در میانه صحبت خود بمانیم عصبی و پریشان بودن است و یا در حال فکر کردن در مورد آنچه در ادامه می‌خواهیم بگوییم هستیم. در چنین شرایطی آسان است که برعبارات پر کننده تکیه کنیم. این عباراتِ لحظه‌ای، برای جمع آوری اندیشه‌هایمان قبل از مطرح کردن آنها به ما داده می‌شود و در بعضی موارد ممکن است شاخص‌هایی باشند که نشان می‌دهند مخاطبان باید به آنچه که در ادامه گفته می‌شود توجه ویژه‌ای داشته باشند؛ اما زمانی که ما شروع به استفاده بیش از حد از آنها می‌کنیم، تبدیل به عبارات اضافی می‌شوند . محققان این عبارات را اختلالات می‌نامند که اعتبار ما را کاهش می‌دهد و پیام ما را منحرف می‌کنند.
بر اساس تحقیقاتی که علم رفتاری، هوش مصنوعی و داده‌ها را شامل می‌شود، نشان داده شده است که فرکانس بهینه برای استفاده از کلمه پر کننده در حدود یک کلمه در هر دقیقه است؛ اما به صورت میانگین در هر دقیقه یا هر دوازده ثانیه از پنج عبارت پرکننده استفاده می‌شود.
بنابراین بیایید نگاهی به آنچه که داده‌ها به ما درباره این عبارات اضافی می‌گویند بیندازیم. در ادامه چگونگی تأثیر این عبارات بر کلام صحبت کننده و نحوه‌ی حذف آنها از واژگانمان را بررسی می‌کنیم.
مشکل کلمات پر کننده
ما می‌دانیم توجه کردن به یک سخنرانی زمانی که از هر سه کلمه یکی پرکننده است دشوار است. اما دقیقاً نمی‌توان مشخص کرد که چگونه این کلمات در تجربه ما در گوش دادن به یک سخنرانی تأثیر می‌گذارند. ما بیش از 4000 نمونه ارتباط گفتاری را در پایگاه داده تجزیه و تحلیل کردیم تا مشخص کنیم که چه میزان سخنرانان بر کلمات پرکننده تکیه می‌کنند و این کلمات چه تأثیری بر مخاطبان دارند. در حالی که ما متوجه شدیم که استفاده بیش از حد از پرکننده ها می‌تواند منجر به اثر منفی در مخاطبان در بسیاری از موارد شود، سه عامل حیاتی به طور قابل توجهی با اثر منفی پرکننده ها ارتباط دارند.
برای اینکه پیام خود را به طور مؤثر به مخاطبان برسانید باید مخاطبان خود را درگیر کنید. هنگامی که از پرکننده ها بیش از حد استفاده می‌کنید، مخاطبان به احتمال زیاد به هر کلمه شما توجه نخواهند کرد؛ زیرا پرکننده ها در راه داستان‌های عاطفی یا پژوهش‌های جذاب که سعی دارید به اشتراک بگذارند قرار می‌گیرند.
مخاطبان می‌خواهند اعتقاد داشته باشند که شما به طور طبیعی رفتار و صحبت می‌کنید؛ یعنی به همان طریقی که در مکالمه تک به تک حرف می‌زنید. در حالی که بسیاری از افراد در مکالمات معمولی خود از پرکننده ها استفاده می‌کنند. هنگامی‌که شما این کلمات را همراه خود پشت میکروفون می‌آورید، از شخصیت اصلی خود منحرف می‌شوید و مضطرب به نظر می‌رسید.
اگر می‌خواهید مخاطبانتان پیام شما را دریافت کنند، باید آن را روشن، منطقی و آسان انتقال دهید. متأسفانه، فیلتر کردن کلمات پرکننده برای گرفتن بخش‌های مهم سخنرانی، نیاز به تلاش‌های شناختی زیادی دارد که تماشاگران مایل به ارائه آن نیستند. به طوری که استفاده زیاد از پرکننده ها به این معنی است که آنها به نفع یک کار شناختی ساده‌تر نظیر تفکر در مورد لیست کارهای انجام خود کنار می‌کشند.
پس چرا سخن ما مسلط به نظر نمی‌رسد؟ مطالعات نشان می‌دهد که ما مکث خود را به صورت کلامی بیان می‌کنیم؛ زیرا بر اساس شرایط حتی اگر چیزی برای گفتن نداشته باشیم سکوت نمی‌کنیم. به عنوان مثال، همان‌طور که برنامه ریزی می‌کنیم در ادامه چه بگوییم، ما از "آم" و "آه" استفاده می‌کنیم.
برای از بین بردن کلمات پر کننده، مکث را بپذیرید.
خبر خوب این است که شما می‌توانید این نقطه ضعف را با جایگزین کردن پرکننده ها با مکث به نقطه‌ی قوت تبدیل کنید.
تحقیقات نشان می‌دهد که در بیشتر سخنرانی ها از مکث کوتاه (0.20 ثانیه)، متوسط (0.60 ثانیه) و مکث طولانی (بیش از 1 ثانیه) استفاده می‌شود. سخنرانان بزرگ معمولاً دو تا سه ثانیه یا حتی بیشتر مکث می‌کنند. داده‌های آوایی نشان می‌دهند که سخنرانان متوسط تنها 3.5 ثانیه در دقیقه مکث می‌کند و این کافی نیست.
این قابل فهم است که مکث کردن آسان نیست. برای بسیاری از سخنرانان، حتی کوتاه ترین مکث‌ها می‌تواند مانند یک سکوت بی نهایت به نظر برسد. این امر به این دلیل است که ما سریع‌تر از آنچه صحبت می‌کنیم فکر می‌کنیم. با توجه به تحقیقات ما، متوسط صحبت در دقیقه 150 کلمه است. با این حال، طبق تحقیقاتی که در دانشگاه میسوری انجام شده است، ما معمولاً 400 کلمه در دقیقه فکر می‌کنیم (و بسته به افراد، این میزان ممکن است تا 1500 کلمه در دقیقه برسد).
به دلیل این اختلاف، زمانی که شما در حال انجام یک سخنرانی هستید، درکتان از زمان اغلب تحریف می‌شود و آنچه که در ذهن شما ممکن است حس ابدیت را داشته باشد در واقع چند ثانیه کوتاه برای مخاطبان است.
علیرغم اینکه مکث کردن در ابتدا می‌تواند دشوار باشد؛ اما اگر به خوبی انجام شود شما را آرام و مسلط نشان می‌دهد. مکث به سه روش به شما کمک می‌کند:
افکار خود را جمع کنید: اگر مسیر فکر خود را از دست دادید، مکث به شما فرصت می‌دهد تا بازگردید. تا زمانی که مکث طولانی نباشد (بیش از پنج ثانیه)، مخاطب هیچ مشکلی با آن نخواهد داشت.
اعصاب خود را آرام کنید: قبل از شروع سخنرانی، مکث کردن مخصوصاً برای افرادی که ترس از سخنرانی عمومی دارند، اهمیت زیادی دارد، زیرا به آرامش اعصاب کمک می‌کند. این تاکتیک در وسط سخنرانی نیز مفید است. اگر خودتان را آشفته دیدید، به صورت کوتاه مکث کنید تا نفس عمیقی بکشید (مواظب باشید که نفستان را کسی نشنود یا واضح نباشد) و مجدداً آغاز کنید.
تعلیق ساختن: مکث همیشه یک تاکتیک دفاعی نیست. سکوت استراتژیک می‌تواند تعلیق ایجاد کند، بر یک نکته تأکید داشته باشد، یا به مخاطب زمان جذب یک بینش کلیدی بدهد.
مانند کلمات پرکننده، مکث به شما این فرصت را می‌دهد که کمی استراحت کنید و فکر کنید که در ادامه چه می‌خواهید بگویید. با این حال، یک مکث می‌تواند شما را با اعتماد به نفس و دارای کنترل نشان دهد اگرچه که کلمات پر کننده، شما را حواس پرت نشان می‌دهند و با به کار بردن آنها به گونه‌ای به نظر می‌رسید که انگار نمی‌دانید چه بگویید.
سه گام برای خاموش کردن کلمات پر کننده
اولین گام در تغییر هر گونه عادت مانند جوییدن ناخن‌ها یا شروع کردن جمله با "میدونی" آگاهی است. برای شناسایی کلمات اضافی خود، از متن اخیر گفتگو خود فیلم بگیرید و یا آن را بررسی کنید تا تعیین کنید از کدام کلمه بیشتر استفاده می‌کنید. هنگامی که از آنها آگاه شدید، احتمالاً شروع به شنیدن این کلمات در ارتباطات روزمره خود خواهید کرد. کلمات اضافی خود را با حرکات کوچک همراه کنید. برای مثال، هر بار که "مثلاً" را گفتید، روی پای خود ضربه بزنید یا یک عضو خانواده یا دوستان نزدیک خود را نظاره‌گر کلمات پرکننده خود قرار دهید.
سپس، هنگامی که از کلمات پرکننده خود مطلع شدید، قبل از اینکه از دهانتان خارج شوند خود را مجبور به سکوت کنید. برای تمرین، یک ویدیو از خود بگیرید و درباره آنچه که از ابتدا تا انتهای روز انجام دادید صحبت کنید. تمرین کنید که به جای استفاده کلمات پرکننده همان‌طور که رویدادها را به یاد می‌آورید از مکث استفاده کنید.
در نهایت، آماده سازی بسیار اهمیت دارد. عصبی و مضطرب بودن یکی از بزرگ‌ترین دلایل استفاده از پرکننده‌های صوتی است. هر چه کمتر آمادگی داشته باشید بیشتر مضطرب خواهید بودکه احتمالاً باعث می‌شود بیش از حد با سرعت صحبت کنید، حرف خود را بخورید و کلمات را فراموش کنید؛ بنابراین تمرین داشته باشید. به طور متوسط، نسبت مطلوب آماده سازی به عملکرد یک ساعت تمرین برای هر دقیقه از ارائه است؛ اما دکتر تری گوین، یکی از کارشناسان ارتباطات به ما توصیه می‌کند سخنرانان حداقل سه بار اجرا کامل قبل از رفتن جلوی مخاطب داشته باشند.
کلمات پر کننده در صورتی که درست و مؤثر استفاده شوند می‌توانند شما را به مخاطب خود نزدیک کنند، زمانی برای نفس کشیدن به شما بدهند و بر موارد کلیدی تأکید داشته باشند؛ اما زمانی که تبدیل به حرف اضافی به دلیل آماده نبودن و یا اضطراب شوند، به اعتبار شما آسیب می‌رسانند. همان‌طور که برای ارائه بعدی خود آماده می‌شوید، کلماتی را که بیشتر به آنها تکیه می‌کنید شناسایی کنید و خودتان را برای اجتناب از آنها تمرین دهید. سپس، دفعه بعد که در مقابل یک مخاطب قرار می‌گیرید، به جای پر کردن هوا با صدا، از سکوت برای جمع آوری افکار خود استفاده کنید.
منبع: Hbr
