عادت های ساده‌ای که میزان بهره‌وری در محل کار را افزایش می‌دهد

خیلی از افراد کارهای روزانه خود را به طور کامل انجام نمی‌دهند و ادعا می‌کنند وقت کافی برای انجام همه‌ی کارهایشان را ندارند. آنها با اینکه همواره مشغول کار هستند، همیشه از برنامه‌ریزی‌شان عقب می‌مانند. در مقابل، برخی دیگر می‌توانند کارهای زیادی در طول روز انجام دهند. 

این افراد نیروی فراطبیعی ندارند، بلکه برخی عادات ساده را در خود بوجود آورده‌اند که باعث موفقیت‌شان می‌شود. عادات ساده‌ای همانند تمیز نگه‌داشتن میزکار یا داشتن 8 ساعت خواب کامل شبانه. با یوکن همراه باشید تا 15 عادت ساده را معرفی کنیم که بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد.

1. محل کار تمیز و مرتب

شاید هرج‌و‌مرج باعث خلاقیت بیشتری شود، اما دفتر کار شلوغ و بهم‌ریخته هیچ کمکی به انجام بهتر کارها نمی‌کند. جاش دیویس (Josh Davis)، مدیر بخش تحقیقات موسسه‌ی «رهبری اعصاب» می‌گوید:

توجه یعنی انتخاب چیزهای غیرعادی.

کتاب‌ ناتمامی که روی میز کارتان است، شما را برای دست کشیدن از کار وسوسه می‌کند. شاید فکر کنید بی‌نظمی هیچ تاثیری روی کارتان ندارد؛ اما روی قدرت تمرکزتان تاثیر خواهد داشت.

کارمندانی که میزکار مرتب و منظمی دارند، کمتر دچار خستگی و فرسودگی شغلی می‌شوند و وقفه‌های کاری کمتری هم دارند. نتایج تحقیقی که در «هاروارد بیزینس ریویو» (Harvard Business Review) انجام شده، نشان می‌دهد داشتن میزکار منظم و مرتب باعث می‌شود کارمندان زمان بیشتری را، حدود 1.5 برابر، به فعالیت بپردازند. شاید در بین شلوغی و بهم‌ریختگی احساس راحتی بیشتری کنید، اما محل کار بی‌نظم و نامرتب مانع بزرگی برای فعالیت بهینه است.

2. به کارگیری قانون 20/80

هرچقدر هم روز پرکاری داشته باشید، به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که 90 دقیقه (20 درصد از 8 ساعت کاری) به انجام فعالیت‌های مهم و اولویت‌های اصلی خود اختصاص دهید. پس اگر 80 درصد باقی مانده از روز را هم صرف انجام کارهای بی‌اهمیت کنید، با همان 90 دقیقه‌ای که به اهداف و اولویت‌های اصلی خود اختصاص داده‌اید، امکان پیشرفت خواهید داشت.

3. کار کمتر

براساس تحقیقی که جان پِنکَول (John Pencavel)، استاد دانشگاه استنفورد با تحلیل داده‌های مربوط به کارگران در طی جنگ‌جهانی‌اول انجام داده است، با افزایش ساعت‌کاری به 49 ساعت، خروجی بهتری به دست می‌آید. اما پس از آن بازدهی رو به کاهش می‌رود و خروجی 70 ساعت کار برابر با خروجی 56 ساعت کار است.

4. کنارگذاشتن گوشی موبایل

تا وقتی گوشی‌تان را دور از دسترس قرار ندهید، یک عامل حواس‌پرت‌‌کننده همراهتان هست. پژوهشگران دانشگاه ایالتی فلوریدا به این نتیجه رسیده‌اند، اگر به گوشی در حال لرزش‌تان توجهی هم نکنید، در هر حال صدایش باعث انحراف حواس‌تان می‌شود.

5. بی‌توجهی به انبوهی از ایمیل‌ها

 الکساندر سموئل (Alexandra Samuel)، نویسنده‌ی کتاب «استفاده‌ی از شبکه‌های اجتماعی»، برای ممانعت از حواس پرتی ناشی از ایمیل‌های پشت سرهم این روش را پیشنهاد می‌کند:

با جستجو در گوگل، نحوه فعال‌سازی روش تبدیل ایمیل به متن (email-to-text) را در گوشی موبایل‌تان پیدا کنید. روش فعال سازی با توجه به شرکت خدمات دهنده‌ی تلفن همراه، متفاوت است. اما با این کار امکان ارسال ایمیل‌های خاص به صورت پیامک به گوشی تلفن‌تان فراهم می‌شود.

پس می‌توانید با خیال راحت از اینباکس ایمیل‌تان بیرون بیایید و با اطمینان از اینکه هیچ ایمیل مهمی را از دست نمی‌دهید، به کارتان برسید.

البته این ویژگی در تمام کشورها ارائه نمی‌شود و در ایران هم امکان استفاده از آن وجود ندارد، اما حواستان باشد تا در صورت فراهم شدن این امکان فوق‌العاده، از آن استفاده کنید.

6. انجام فعالیت‌های ارزشمند

انجام فعالیت‌های موردعلاقه به سادگی و انجام کارهایی که رغبتی به انجام آنها نداریم، به دشواری پیش می‌روند. پس بهتر است، فعالیت‌های ناخوشایند را به دیگران واگذار کنید و خودتان به سراغ فعالیت‌های پرارزش بروید. هیلاری رتیج (Hillary Rettig)، نویسنده‌ی «هفت راز پرکار بودن»، فعالیت‌های پرارزش را بخشی از وظایف شما می‌داند.

پس قدرت و توان خود را به کار بگیرید و تغییر ایجاد کنید. سپردن فعالیت‌های کم‌ارزش به دیگران باعث برقراری ارتباط و شکل‌گیری گروه‌ها نیز می‌شود.  حتی ممکن است این فعالیت‌ها برای دیگران پرارزش محسوب شوند.

7. برگزاری جلسات با بازدهی بیشتر

سه راه برای افزایش بهره‌وری جلسات گروهی وجود دارد:

برنامه‌ریزی کنید

اغلب جلسات بدون صورت جلسه برگزار می‌شود. در حالی‌که بسیار مهم است بدانید هدف از جلسه چیست و چه چیزهایی باید در طی آن بیان شوند؟ به گفته‌ی آلن ایسنر (Alan Eisner)، استاد مدیریت دانشگاه پیس (Pace)، با داشتن صورت جلسه‌ای کوتاه، حداقل شامل 3 مورد، زمان جلسات را کوتاه کنید. نسخه‌ای از صورت جلسه را برای دیگران بفرستید تا همه بدانند چه وظیفه‌ای دارند.

عوامل منحرف‌کننده را کنار بگذارید

زمانی را به بیان ایده‌های گوناگون اختصاص دهید. این کار هیچ نیازی به تهیه صورت جلسه ندارد. به عقیده‌ی کری گرین (Cary Greene)، نویسنده‌ی «خرابکاری ساده» (Simple Sabotage) افراد تنها ایده‌هایی که برایشان اهمیت دارد را بیان می‌کنند؛ در حالیکه ممکن است هیچ ربطی به موضوع بحث نداشته باشد.

پس این ایده‌ها را به حال خود رها نکنید و آنها را بنویسید. بعد از برگزاری جلسه قوانینی برای پیگیری ایده‌ها داشته باشید. در غیر این صورت، جلسات هیچ نتیجه‌ای به دنبال نخواهند داشت.

از روی صندلی‌تان بلند شوید

راه رفتن در محیط کار و ملاقات با دیگران به محبوبیت شما می‌افزاید. می‌توانید این روش را در جلسات نیز به کار بگیرید. زمان 30 تا 45 دقیقه‌ای در نظر بگیرید. وقتی زمان‌سنج شروع به کار کرد، تمام افراد حاضر در جلسه باید از جای خود بلند شوند، راه بروند و به گفتوگو با هم بپردازند.

کاریسا تاکر (Karissa Thacker)، روانشناس حوزه ی کار می‌گوید: با این کار از میزان رسمی بودن محیط کاسته می‌شود و افراد حاضر در جلسه احساس راحتی بیشتری خواهند کرد. همچنین این کار به تقویت قدرت تمرکز نیز کمک می‌کند.

7. داشتن استراحت کاری

شاید رئیس‌تان تمایلی به این کار نداشته باشد، اما تحقیقات انجام شده در دانشگاه میشیگان نشان می‌دهد چرت روزانه سبب کاهش رفتارهای عصبی شده و قدرت تحمل موقعیت‌های دشوار را افزایش می‌دهد. همچنین تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که سر کار چرت می‌زنند بهره‌وری بیشتری دارند.

8. دوری از موانع بهره وری بالا

شناسایی موانع بهره‌وری اولین قدم برای اجتناب از آنهاست. بنا بر پژوهش کریِر بیلدر (CareerBuilder) در سال 2015، 5 مورد زیر باعث از بین رفتن تمرکز افراد می‌شود:

• مکالمات تلفنی/ارسال پیام کوتاه

• اینترنت

• غیبت کردن و سخن چینی

• شبکه های اجتماعی

• ایمیل

9. اولویت‌بندی کارها

برای داشتن بهره‌وری بیشتر باید در اولویت‌هایتان دقت کنید. لیزا زاسلو (Lisa Zaslow)، مدیر موسسه‌ی «گاتهام ارگنایزر» می‌گوید:

متناسب با توانایی ذهن‌تان اقدام کنید

قطعا در طول روز نمی‌توانیم با یک سطح انرژی کار کنیم. زاسلو می‌گوید:

وقتی انرژی بیشتری دارم، روی انجام فعالیت های مهم تمرکز می کنم. وقتی که خسته هستم، به کارهای بی اهمیت تر مانند خواندن ایمیل ها می پردازم.

10. از عواملی که باعث تعویق کارها می‌شود دوری کنید

برای اینکه بتوانید روی انجام کارهای مهم و ضروری متمرکز شوید، باید از برخی کارها صرف نظر کنید. برای مثال، هفتهای یک بار صندوق نامه‌هایتان را چک کنید. چراکه امروزه هیچ رخداد مهمی را در پاکت‌های نامه نمی‌نویسند. به عقیده‌ی کارشناسان باید به خواندن مجلات و روزنامه‌ها عادت کنید. اما زاسلو می‌گوید تمام مجلات و روزنامه‌ها را در جایی جمع کنید تا در فرصت مناسب به آنها رسیدگی کنید.

11. خواب مناسب و به اندازه

برای داشتن یک روز مفید باید خواب شبانه‌ی کافی داشته باشیم. چراکه کم‌خوابی و خواب بیش‌از‌اندازه مخرب هستند. موسسه‌ی سلامتی شغلی فینیش (Finish Institute of Occupational Health)، خواب و عادات کاری بیش از3 هزار و 760 نفر را مورد بررسی قرار داد. در نهایت به این نتیجه رسید که در افراد کم‌خواب و پرخواب، احتمال گرفتن مرخصی استعلاجی بسیار بیشتر است.

12. استفاده از نور خورشید

این که در مقابل نور خورشید کار کنید، ذهن قدرتمندتری خواهید داشت. زیرا نور خورشید بهره‌وری افراد را افزایش می‌دهد. تحقیقات سازمان انرژی کالیفرنیا نشان می‌دهد کارمندانی که در محل کار، کنار پنجره می‌نشینند عملکرد بهتری دارند. این افراد به تماس‌های تلفنی به اندازه‌ی 6 تا 12 درصد سریع‌تر پاسخ می‌دهند. همچنین در آزمون‌های مرتبط با عملکرد ذهن و حافظه نیز 10 تا 25 درصد بهتر عمل می‌کنند.

13. تشویق‌های انسان دوستانه

اگر می‌خواهید کارمندان را تشویق کنید، باید رفتاری انسان دوستانه داشته باشید. تعریف دقیق انتظارات و ارائه‌ی منظم بازخوردهای مثبت، به کارمندان انرژی می‌دهد. براساس مطالعات سازمان گالوپ (Gallup)، سازمان‌هایی که تعامل خوبی با کارمندان‌شان دارند، با افزایش 65 درصدی معاملات، ارتقاء 25 درصدی بهره‌وری و تقویت 10 درصدی رضایت‌مندی مشتریان مواجه شده‌اند.

14. انتقادهای سازنده

همیشه مشکل خود را در قالب ایده‌ای برای بهبود شرایط بیان کنید. راسل جانسون (Russell Johnson)، استاد مدیریت و نویسنده مجله‌ی روانشناسی کاربردی، می‌گوید:

بیان مشکلات در چارچوب راه‌حل، از میزان تمرکز بر مشکل و فرد مقصر کم می‌کند. این کار باعث می‌شود احساس ناراحتی ناشی از خستگی ذهنی به احساسی خوشایند و لذت‌بخش تبدیل شود.

15. ورزش کردن

ورزش باعث تقویت سلامتی و افزایش کارایی فرد می‌شود. نیاز نیست به سراغ ورزش سنگینِ کراس‌فیت بروید، بلکه یک پیاده‌روی ساده هم نتیجه‌بخش است. تحقیقات انجام شده در دانشگاه اُتاگو نیوزیلند نشان می‌دهد موش‌هایی که هر روز به مدت 20 دقیقه دویده بودند، مسیر درستِ راه پیچ‌و‌خم را زودتر و بهتر از دیگر موش‌ها پیدا می‌کنند.

منبع: fastcompany