جلسه تک به تک یک ابزار مدیریتی بسیار مهم است که اغلب دست کم گرفته میشود. این جلسه نه تنها راه مناسبی برای ارتباط با کارکنان و به اشتراک گذاری اطلاعات لازم با آنها بوده، بلکه همچنین راه خوبی برای شنیدن بازخورد آنها نیز هست. آنچه در اینجا بیشتر اهمیت دارد این است که جلسه‌های تک به تک فرصتی برای شکل دادن به تجربه و درک کارکنان از شما به عنوان یک رئیس هستند. در بسیاری از موارد، آنچه آنان در مورد شما و سبک مدیریتتان میبینند نیز در نظرشان در مورد کل شرکت یا سازمانی که شما نماینده‌ی آن هستید، تأثیر میگذارد. انجام یک جلسه مؤثر تک به تک باید یک اولویت برای شما به عنوان یک مدیر یا رهبر تیم باشد. 11 راهنمایی که در این مقاله ارائه شده است به شما کمک خواهد کرد تا بیشترین تأثیر را از این جلسات ببرید. اگر میخواهید بدانید چگونه میتوانید با اعضای تیم خود جلسه‌ی تک به تک برگزار کنید با یوکن همراه باشید و این مقاله را بخوانید.
1. ذهنیت مناسبی داشته باشید
برای برگزاری یک جلسه مناسب باید از قبل آماده شوید. این آمادگی شامل یادداشت‌هایی که دارید و همچنین ذهنیت و نگرش شما نسبت به جلسه میشود.
اگر نگاه شما به این جلسات این باشد که این جلسات یک بار اضافی روی دوش شما در یک روز پرمشغله کاری است نه‌تنها نتیجه مثبتی دریافت نمی‌کنید بلکه برایتان اثر و نتیجه منفی هم در پی خواهد داشت.
بنابراین ذهنیت خود را عوض کنید و چند لحظه را به پاک کردن ذهن خود و تمرکز بر روی فردی که قرار است ملاقات کنید، اختصاص دهید.
تهیه یادداشت برای جلسه را بهتر است با بازبینی یادداشت‌های خود از جلسه قبلی با همان کارمند شروع کنید، به آخرین آمار عملکرد آنها نگاهی بیندازید و هر گونه شکایت یا تحسینی که درباره آنها دریافت کرده‌اید را علامت بزنید.
2. جلسات تک به تک را به طور منظم برگزار کنید
یکپارچگی جلسات تک به تک به بزرگی سازمان و سبک مدیریتی بستگی دارد. بعضی منابع می‌گویند چنین جلساتی باید هفتگی باشد، در حالی که دیگران می‌گویند که یک برنامه دو هفتۀ یا ماهانه هم کافی است.
بهتر است با توجه به محتوای جلسه و آنچه در جلسه می‌گذرد زمان جلسه بازنگری بعدی را در انتهای هر جلسه تنظیم کنید تا هر دو طرف بتوانند برای آن برنامه ریزی کنند.
باید فاصله زمانی بین دو جلسه به‌گونه‌ای باشد که کارمندتان حس نکند این جلسات بیش از اندازه هستند. از طرفی تداوم جلسات هم باید حفظ شود.
این جلسات برای کارکنان جدید باید بیشتر برگزار شود، هفته‌ای یک بار یا حداقل هر دو هفته یک بار.
برگزاری منظم جلسات تک به تک توصیه میشود چون در جلسات تک به تک
بازخوردها بازبینی میشود و این بازبینی به اشتراک گذاشته میشود.
یک فرهنگ عادلانه را تشویق می‌کند.
مکالمات فردی منظم سبب ایجاد حس اعتماد در کارکنان سازمان میشود در نتیجه انگیزه درونی آنها تقویت میشود.
3. برای جلسات محدودیت زمانی تعیین کنید
بهتر است زمانی که برای این جلسات در نظر گرفته میشود نه خیلی کوتاه باشد و نه خیلی طولانی. جلساتی که خیلی طول می‌کشد معمولا بازدهی لازم را ندارد و از آنجا که خسته‌کننده است افراد را بی‌انگیزه می‌کند.
مدت زمان مطلوب هر جلسه به فاصله‌ی زمانی این جلسات هم بستگی دارد. برای مثال اگر هر هفته یک جلسه داشته باشید، احتمالا یک جلسه 30 دقیقه‌ای کافی است. اگر جلسات‌تان دو هفته یک بار یا ماهی یک بار است شاید 60 دقیقه زمان برای جلسه لازم باشد.
4. فهرستی از موضوعاتی که قرار است مورد بحث و گفتگو قرار بگیرد ایجاد کنید
برای اینکه گفت‌وگو و بحث روال مناسبی را طی کند بهتر است یک موضوع خاص را در نظر داشته باشید و حول محور آن صحبت کنید. با این حال اگر موضوع مناسبی برای بحث پیش آمد حتما لازم نیست در طول جلسه درباره موضوع خاصی که در نظر دارید صحبت کنید. در نظر داشتن یک موضوع خاص، زمان‌هایی که احساس می‌کنید مکالمه به بن‌بست رسیده یا بیش از حد از موضوع دور شده است به شما کمک خواهد کرد.
در نظر داشتن یک موضوع خاص برای کارمندانی که درون‌گرا هستند و به خودی خود صحبت نمی‌کنند خیلی مفید خواهد بود.
به عنوان مثال، شما میتوانید سه تا پنج موضوع که میخواهید در مورد آن بدانید آماده کنید یا لیستی از سؤالات را در مقابل خود نگه دارید، اما به یاد داشته باشید که باید انعطاف پذیر باشید. اگر مکالمه به صورت طبیعی در جریان است لازم نیست همه‌ی آنها را بپرسید.
در ادامه تعدادی موضوع و سوال که میتوانید با مطرح کردن آنها پاسخ‌های کاملی دریافت کنید مطرح می‌کنیم.
- در کدام بخش از روز احساس بهره وری بیشتری می‌کنید؟ آیا احساس می‌کنید به یک برنامه کاری متفاوت برای بهبود رفاه و بهره وری خود نیاز دارید؟
- آخرین دستاوردی که به آن افتخار می‌کنید چیست؟
- آیا پیشنهاداتی دارید که می‌تواند به ما به عنوان یک تیم کمک کند؟
- آیا کسی در تیم وجود دارد که کار کردن با او دشوار است؟ آیا میتوانید توضیح دهید چرا؟
- کدام یک از وظایف برایتان جذابتر و الهام بخش‌تر است؟ آیا راهی وجود دارد که وظایف روزانه خود را جذابتر کنید؟
- تنگناهای اصلی در پروژه فعلیتان چیست؟ آیا می‌توانم برای پیشرفت آن کمکی بکنم؟
- چیزهایی که در کار یا محیط دفتر شما را به طور کلی نگران می‌کنند چه هستند؟ آیا تا به حال حس کرده‌اید که قدر شما را نمیدانند؟
- آیا احساس می‌کنید که در کار به اندازه کافی یاد می‌گیرید؟ در کدام مناطق دوست دارید اطلاعات بیشتری کسب کنید؟
- برای بهبود سبک مدیریتیم و یا برای حمایت از شما چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
- دوست دارید بر روی کدام پروژه یا وظیفه در آینده کار کنید؟
5. جلسات را صمیمانه نگه دارید
اگر قصد دارید با کارمند خود مکالمه آرام و صادقانه داشته باشید، علاوه بر اینکه باید درمورد کلمات و زبان بدن‌تان فکر کنید باید به جو و فضای جلسه هم فکر کنید. منظورمان از صمیمانه نگه داشتن جلسه این نیست که از جدیت جلسه بکاهید بلکه هدف این است که جلسه‌تان حرفه‌ای و سازنده باشد نه خشک و رسمی.
اول از همه، باید یک مکان مناسب برای برگزاری جلسات و مکالمه خصوصی‌تان پیدا کنید. مبلمان راحت، رنگ‌های گرم، گیاهان دفتری یا حتی یک منظره متفاوت از پنجره سبب میشود اتاق و مکان جلسه به فضایی مناسب تبدیل شود. شما مجبور نیستید حتماً جلسه را در دفتر کار برگزار کنید، میتوانید به منظور پیاده روی یا نوشیدن یک چایی در کافی شاپ از دفتر کار بیرون بروید و جلسه را برگزار کنید.
مدیر عامل نرم افزار ردیابی بهره وری DeskTime، آرتی رزنتال، معتقد است جلسات تک به تک باید خارج از محیط معمول دفتر باشد. او همچنین معتقد است که محیط غیر رسمی به این معنا نیست که جلسه بدون آمادگی قبلی برگزار شود و صورت بگیرد. او می‌گوید: «قبل از جلسه، سؤالات و داده‌ها را تهیه می‌کنم و آنها را با کارمند مربوطه به اشتراک می‌گذارم، به طوری که هر دو با آمادگی لازم در جلسه حضور پیدا و گفت‌وگو می‌کنیم.»
6. بر کارمند تمرکز کنید
کارمند باید هسته اصلی جلسات تک به تک باشد. تاجر معروف آمریکایی و نویسنده بن هورویز توصیه می‌کند که یک مدیر فقط باید 10 درصد صحبت کند و بقیه صحبت کردن را به عهده‌ی اعضای تیم و کارمندان بگذارد.
به یاد داشته باشید به عنوان فردی که در موضع قدرت است، باید غرور خود را کنار بگذارید و در مواردی که لازم بود حتی از کارمندان‌تان حمایت کنید.
در حالت ایده آل، مکالمه باید به طور طبیعی در مورد موضوعی که کارمند می‌خواهد به جریان دربیاید. اگر جلسه این‌گونه نشد، سؤالات باز مطرح کنید. افراد در پاسخ به سوالات باز می‌توانند موقعیت خود را بیان و انتقادات‌شان را هم مطرح کنند.
7. واقعاً به گفته‌های آنها گوش دهید
منظور از اینکه کارمند باید هسته اصلی جلسه باشد این نیست که وظیفه شما این است که بگذارید فقط کارمندتان صحبت کند. شما هم وظیفه دارید به گفته‌های آنها به صورت فعال گوش دهید. این به این معنی است که شما فقط برای مؤدب بودن گوش نمی‌کنید. شما در واقع برای درک و به خاطر سپردن همه چیزهایی که به اشتراک گذاشته شده است گوش می‌کنید. اگر بخشی از صحبت‌های او نامفهوم بود و به توضیح بیشتری نیاز داشت باید از او بخواهید دوباره توضیح دهد. برای اینکه این حس را در او القا کنید که به صحبت‌هایش گوش می‌دهید با او ارتباط چشمی برقرار و گاهی به نشانه‌ی تأیید حرف‌هایش سرتان را تکان دهید.
برخی دیگر از تکنیک‌های گوش دادن فعال عبارت‌اند از:
- با اعتماد به نفس باشید و یک جانبه نتیجه گیری نکنید.
- به کارمندان نشان دهید که به حرف‌هایشان گوش می‌کنید و هر چند دقیقه یک بار گفته‌هایشان را خلاصه کنید.
- برای جلوگیری از سوء تفاهم، برخی از اظهارات را دوباره بررسی کنید؛ مثلاً بگویید: «آیا درست است که میخواهید به منظور جلوگیری از تأخیر های بیشتر به تیم بازاریابی این پروژه بپیوندید؟
- همه چیزهایی که می‌شنوید را بپذیرید و در برابر آنها موضع‌گیری نکنید حتی اگر انتقاد از شرکت یا عملکرد خودتان است.
8. اطلاعات مربوطه را به اشتراک بگذارید
ما قبلا اشاره کردیم که کارفرما باید کمتر صحبت کند و بیشتر گوش دهد. با این حال، اگر چیز مهمی برای گفتن دارید و می‌دانید که حرف‌تان طرف مقابل را تحت تأثیر قرار می‌دهد، جلسه‌ی تک به تک فرصت مناسبی برای بیان آن است.
اگر یک پروژه یا استراتژی جدید که باید کارمندتان را در جریان آن قرار دهید در دست دارید یا برخی از تاکتیک‌های مدیریت جدید را آزمایش می‌کنید و میخواهید آنها در مورد آن بدانند یا از آنها بازخورد بگیرید، بدانید که جلسه ی تک به تک بهترین موقعیت برای مطرح کردن آنهاست.
9. یادداشت بردارید
به احتمال زیاد، شما مسئول و مدیر تعداد زیادی کارمند هستید، بنابراین نباید بر حافظه خود تکیه کنید تا همه صحبت‌های اعضای تیم را به خاطر بیاورید. از طرفی هم توصیه نمی‌کنیم که در طول جلسه یادداشت‌هایتان را در لپ‌تاپ تایپ کنید. وجود یک لپ تاپ روبه‌روی شما این حس را در طرف مقابل‌تان ایجاد می‌کند که شما حواستان نیست و به گفت‌وگو با او علاقه‌ای ندارید.
بهترین راهکار این است که یادداشت‌هایتان را به روش قدیمی روی یک تکه کاغذ بنویسید. یادداشت برداری در طول جلسه این حس را در سایر اعضای جلسه ایجاد می‌کند که فعالانه در جلسه شرکت می‌کنید و نکات گفته شده را در نظر می‌گیرید.
10. پس از جلسه به نتیجه‌ای برسید و هدفی داشته باشید
درست مانند هر چیز دیگر در کسب و کار، جلسات تک به تک هم باید یک هدف و یک نتیجه قابل اجرا داشته باشند. به عبارت دیگر، اطمینان حاصل کنید که شما، کارمندتان یا هر دو به جلسه به چشم انجام وظیفه و رفع تکلیف نگاه نمی‌کنید و برای برگزاری آن تمایل و رغبت دارید.
به همین منظور، پس از اتمام جلسه سریعا یک ایمیل به کارمندتان ارسال کنید و نکات اصلی جلسه را یادآوری کنید. انجام این کار این اطمینان را به شما می‌دهد که هر دو هماهنگ هستید و از مراحل بعدی آگاهی دارید.
این ایمیل چند دقیقه بیشتر وقت شما را نمی‌گیرد، اما بدون شک در طولانی مدت اثرات ارزشمندی را به جا خواهد گذاشت.
11. این جلسه را با کارمندان دور کار هم برگزار کنید
امروزه مدیران به طور فزاینده با تیمی کار می‌کنند که تا حدی (یا به طور کامل) از کارمندان دور کار تشکیل شده است. اگر یکی از آنها هستید، این را بدانید:
برگزاری جلسات تک به تک با تیم دور کار بسیار حیاتی‌تر است.
چرا؟ زیرا شما میتوانید هر روز در دفتر تیم خود را ببینید و از احوال آنان آگاهی یابید. اما در مورد احساسات و احوال کارکنان دور کار هیچ نظری ندارند. مدیر عامل شرکت چاپ Printful، دیوید سیکنانز شرکتی با 500 کارمند را اداره می‌کند که در دو قاره فعالیت دارد. علاوه بر برگزاری جلسات سه ماهه برای همه کارکنان، او از مدیران درخواست می‌کند تا با هر یک از اعضای تیم خود، به طور منظم علاوه بر بررسی دو ساله عملکرد، جلسات تک به تک داشته باشند.
وی اشاره می‌کند: «جلسات تک به تک یک راه عالی برای نشان دادن این است که مدیران به عملکرد و رفاه کارمندان خود اهمیت می‌دهند. در این جلسات مباحثی مطرح میشود که در غیر این صورت مطرح نمیشدند، مانند اینکه مثلا بهتر است چه نوع موسیقی در دفتر پخش شود.»
سانتا لیس کروز، مدیر ارشد منابع انسانی در Printful، با دیویس موافقت کرده و اضافه می‌کند: «مکالمات باید بر مبنای شفافیت و اعتماد متقابل انجام شوند. در این مکالمات میتوانید درباره وضعیت عمومی، تعادل بین کار و زندگی، میزان سلامت، فعالیت‌های غیر کاری، علایق شخصی و... با کارمندتان صحبت کنید و سوالاتی را از او بپرسید. در صورت وجود مشکلی میتوانید برای کمک به حل آن اقدام کنید.
12. به برگزاری مستمر جلسات پایبند باشید
به عنوان یک مدیر، در هر کاری که انجام می‌دهید، باید سازگاری وجود داشته باشد و جلسات تک به تک نیز مستثنا از این امر نیستند. لازم نیست هر روز یا حتی هر هفته آن را برگزار کنید، اما باید به برگزاری مستمر آنها متعهد باشید.
به یاد داشته باشید هدف اصلی شما حمایت از عملکرد کارکنانتان است. داشتن یک گفت‌وگوی شخصی به طور منظم با هر یک از افرادی که به شما گزارش می‌دهند، به افزایش مشارکت کارکنان کمک می‌کند و به احتمال زیاد منجر به بهبود فرهنگ شرکت و بهره وری بالاتر خواهد شد.
منبع: Lifehack
