وقتی به افزایش بهره‌وری تیم خود فکر میکنید چه چیزی در ابتدا به ذهنتان می‌آید؟ تا زمانی که همه در تیم شما ندانند چگونه تمرکز کنند، هرگز قادر نخواهند بود که به وضوح فکر کنند و مشکلات را حل کنند. با این حال، متمرکز ماندن این روزها سخت‌تر شده است.
هر زمان که ذهن شما سرگردان می‌شود، وقت و انرژی خود را صرف تلاش برای بازگشت به مسیر میکنید. با یوکن همراه باشید تا بگوییم چگونه بهره‌وری تیم خود را افزایش دهید و به همگان کمک کنید متمرکز بمانند.
در این مقاله مصاحبه‌ای در مورد چگونگی تمرکز بهتر با وید فاستر را با شما به اشتراک می‌گذاریم. او یکی از بنیانگذاران و مدیرعامل Zapier است. شرکتی که همه سرویس‌ها را به هم متصل میکند تا افراد بتوانند بر کارهایی که واقعاً اهمیت دارد تمرکز کنند. در این مصاحبه، فاستر بزرگ‌ترین دشمن بهره‌وری امروز را عنوان میکند و چگونگی استفاده از ابزارهای بهره‌وری برای کمک به تمرکز تیم را به ما معرفی میکند.
بزرگ‌ترین دشمن بهره‌وری
_ چرا فکر میکنید امروزه تمرکز بر کار سخت‌تر شده است؟
دو دلیل اصلی وجود دارد که بسیاری از افراد در تمرکز به مشکل بر می‌خورند:
- انواع مختلفی از ابزارهای بهره‌وری در اختیار ما قرار می‌گیرند.
- تغییر میان این ابزار ها سخت است.
به برنامه‌ها یا نرم‌افزارهای مختلفی که در کار از آن استفاده میکنید، فکر کنید. بسته به شغل شغل خود، می‌توانید حتی تا 15 برنامه برای کار خود استفاده کنید. تعویض بین تمام این وظایف، برنامه‌ها و مراحل مختلف برای اکثر افراد سخت است و اغلب باعث کاهش بهره‌وری می‌شود.
ابزار و فناوری‌های جدیدی در حال ظهور است که به ما کمک میکند زندگی کاری خود را ساده‌تر کنیم. همچنین می‌توانیم کارها را اولویت‌بندی کرده و آشفتگی‌ها را سر و سامان دهیم. برخی از این ابزارها عبارت‌اند از: اتوماسیون، عملکرد «مزاحم نشوید» و محدودیت زمانی در استفاده از برنامه.
_ پیشنهاد شما در مورد متمرکز ماندن و پیشرفت به سمت جلو چیست؟
اتوماسیون ساده‌ترین کاری است که می‌توانید با زمان خود انجام دهید تا کارایی بیشتری داشته باشید. بااین‌حال اتوماسیون یکی از تاکتیک‌های بهره‌وری است که به ندرت از آن استفاده می‌شود. اتوماسیون به شما کمک میکند تا وظایف کوچک و خسته‌کننده را در لیست خود انجام دهید. اینگونه می‌توانید بر روی کار ارزشمندتر تمرکز کنید.
ما با یک شرکت حقوقی به نام Chi City Legal کار می‌کنیم که برای ایجاد پیشنهادها، فرم درخواست خدمات و سایر اسناد از اتوماسیون استفاده میکند. حذف روند تکرار ایجاد همه این اسناد باعث شد که تیم مولدتر شود. در واقع، تیم حقوقی Chi City اکنون زمان بیشتری برای جذب مشتریان و توجه به پرونده‌هایشان دارد.
نقش ابزارهای بهره‌وری در این روزها
_ بعضی‌ها می‌گویند ابزارهای بهره‌وری باعث انحراف افراد از کار کردن می‌شود، شما چه فکر میکنید؟
من اخیراً یک مصاحبه پادکست با دیوید زینر، مشتری، شریک و کارشناس Zapier انجام دادم. او چیزی گفت که نظر من را جلب کرد:
اتوماسیون یک ذهنیت است.
همین حرف را می‌توان در مورد بهره‌وری گفت. بهره‌وری کمتر در مورد ابزارها و مهارت‌های فنی است و واقعاً در مورد نحوه کار شماست.
عادت‌های ساده‌ای وجود دارد که می‌توانیم در خود ایجاد کنیم. راه‌هایی برای تفکر هست که می‌تواند به ما در دستیابی به اهدافمان کمک کند. ابزارهای بهره‌وری راهی برای کمک به ما برای رسیدن به هدفمان محسوب می‌شود. چراکه محدودیت را حذف میکند. اما این تنها بخشی از راه حل است.
به منظور حذف این محدودیت‌ها، شما باید به ذهنیت درست برسید تا متوجه شوید که محدودیت ها وجود دارد. در این حالت می‌توانید راه‌های خلاقانه برای حذف این محدودیت‌ها را پیدا کنید.
_بهترین راه استفاده از ابزارهای بهره‌وری چیست؟
اگر در استفاده از ابزارهای بهر‌وری ناشی هستید، از همکاران خود بپرسید که از کدام برنامه‌های کاربردی برای سازماندهی استفاده میکنند. ابزارهای کوچکی مانند چت، ایمیل و تقویم را امتحان کنید تا ببینید که آیا به شما کمک میکند کارهای بیشتری را به انجام برسانید یا خیر. از همکاران خود بپرسید که از چه ابزارهایی استفاده میکنند، بنابراین همکاری با آن‌ها برایتان آسان‌تر می‌شود.
در Zapier، ما از انواع برنامه‌های کلود برای مدیریت پروژه‌ها، به‌اشتراک‌گذاری طرح‌ها و موارد دیگر استفاده می‌کنیم. ما کاملاً تیمی از راه دور هستیم، بنابراین ابزارهای بهره‌وری برای همکاری ما ضروری است.
در نهایت سعی کنید اتوماسیون را به کار خود اضافه کنید. برای شروع، فهرستی از تمام وظایفی باید به طور منظم انجام دهید و به نظر می‌رسد که آن‌ها به صورت دستی یا تکراری هستند ایجاد کنید.
اگر می‌توانید این وظایف را به صورت اتوماتیک انجام دهید، می‌توانید زمان زیادی را آزاد کنید که بتوانید بیشتر روی پروژه‌هایی که بر پیشبرد کار شما تأثیر دارند وقت بگذارید.
کلام آخر
همان‌طور که فاستر به اشتراک گذاشت، بهره‌وری کمتر به ابزار و مهارت‌های فنی بستگی دارد و بیشتر در مورد نحوه کار شما است. به منظور افزایش بهره‌وری، به محدودیت‌های موجود توجه کنید و سعی کنید راه‌هایی برای مقابله با آن‌ها پیدا کنید. در این صورت می‌توانید تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب برای کمک به خود پیدا کنید.
منبع: Lifehack
