اگر در دانشگاه رشته اقتصاد یا بازرگانی را پشت سر گذاشته باشید، حتما با قانون بیست هشتاد (20/80) آشنایی دارید. این قانون با نام اصل پارتو نیز نام‌گذاری می‌شود و توجه افراد زیادی را به خود جلب کرده است. با یوکن همراه باشید تا درباره این قانون و تاثیرات آن در رشد بهره‌وری آشنا شوید.
در این مقاله قصد داریم به چگونگی شکل‌گیری قانون بیست هشتاد و قواعد آن نگاه بیندازیم. همچنین روش‌هایی را معرفی می‌کنیم که برای استفاده از این قانون باید به کار بگیرید. در ابتدا به تاریخچه چگونگی شکل گیری قانون 80/20 می‌پردازیم.
چه کسی برای نخستین بار قانون 80/20 را معرفی کرد؟
این قانون برای اولین بار توسط ویلفردو فدریکو داماسو پارتو مطرح شد، به همین خاطر از قانون 80/20 با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود.
پارتو در سال 1848 میلادی در ایتالیا به دنیا آمد و به عنوان اقتصاددان و فیلسوفی بزرگ در زمانه‌ی خود شناخته شد. او در باغچه‌ی خانه‌اش در حال قدم زدن بود که به این نتیجه‌ی مهم رسید: 80درصد از نخودفرنگی‌های سالم باغچه‌اش از 20درصد بذرهایی که کاشته بود، به دست آمده‌اند. این داستان توسط افراد زیادی نقل می‌شود و بسیاری بر این باورند که مشاهده‌ی پارتو جرقه‌ای برای شکل‌گیری ایده قانون 20-80 در ذهن او بوده است. از همان جا ذهن او روی مفهوم توزیع نابرابر متمرکز بود و تحقیقات خود را در این‌باره ادامه داد.
هدف پارتو نحوه توزیع ثروت در ایتالیا بود و در نهایت به این نتیجه رسید که 80درصد زمین‌های این کشور متعلق به 20درصد از جمعیت آن است. تحقیقات پارتو در حوزه‌ی صنایع مختلف نتیجه‌ی یکسانی داشت و این نکته به دست آمد که 80درصد از تولیدات مختلف حاصل کار 20دصد از شرکت‌های فعال است.
نتیجه‌ی تحقیقات و مشاهدات پارتو به این قانون کلی رسید: تنها 20درصد از فعالیتها منجر به تولید 80درصد از بازده و نتایج به دست آمده می‌شود. این نتیجه پایه و اساس قانون 80/20 است.
تعریف قانون پارتو (قانون 80/20)
امروزه همه به توزیع نابرابر ثروت و نبود تعادل بین ورودی‌ها و خروجی‌ها، اذعان دارند. اکنون قصد داریم درباره‌ی این مساله در قالب قانون 80/20 صحبت کنیم.
با اینکه نبود تعادل همیشه دقیقا نسبت 20درصد و 80درصد ندارد، اما در بسیاری از کسب‌و‌کارها نمود پیدا می‌کند:
- 20درصد از فروشنگان 80درصد از فروش کلی شرکت‌ها را به ارمغان می‌آورد
- 20درصد از مشتری‌ها 80درصد از سود کلی شرکت‌ها را حاصل می‌کند
- 20درصد از مشکلات نرم افزاری باعث ایجاد 80درصد اختلالات (کرش یا هنگ کردن) نرم‌افزارها می‌شود
- 20درصد از بیماران 80درصد هزینه‌های مربوط به درمان خود را پرداخت می‌کنند (و 5درصد از بیماران 50درصد از کل هزینه‌ها را می‌پردازند)
جالب است بدانید، قانون 80/20 در زندگی روزمره ما نیز صدق می‌کند که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره خواهیم کرد:
- فرض کنید مردی صاحب پنج دست کت و شلوار خوب و باکیفیت است. آیا فکر می‌کنید او به طور منظم از تمام کتوشلوارها استفاده می‌کند؟ قطعا اینطور نیست. تقریبا در 80درصد مواقع یکی از کتوشلوارها را می‌پوشد. خانمی را در نظر بگیرید که چند جفت کفش خوب دارد، اما معمولا از 20درصد کفش‌های همیشگی و موردعلاقه‌اش استفاده می‌کند.
- خانه ای را تجسم کنید که اتاق‌های زیادی دارد، آیا از تمام اتاق‌ها به طور یکسان استفاده می‌شود؟ به احتمال زیاد اینطور نیست. اعضای خانواده بیشتر در اتاق‌نشیمن، اتاق‌خواب و آشپزخانه رفت و آمد دارند.
- منطقه‌ی سکونت‌تان را در نظر بگیرید. آیا از تمام خیابان‌های اطراف‌تان گذر می‌کنید؟ معمولا گذرتان به خیابان‌های منتهی به مدرسه‌ی فرزندان، سوپرمارکت، بانک و غیره می‌افتد که در حدود 20درصد از کل خیابان‌های آن منطقه را تشکیل می‌دهند.
- اگر چندین برنامه‌ی مختلف روی گوشی هوشمندتان نصب کرده باشید، آیا از تمامی آنها به طور متعادل استفاده می‌کنید؟ احتمالا تعدادی از این برنامه‌ها کاربردی بیشتری دارند که حدود 80درصد از وقت خود را صرف استفاده از آنها می‌کنید.
نظرسنجی‌ای با هدف پی‌بردن به این مساله که عادات رفتاری افراد موفق (میلیونرها، دانشجویان نخبه و قهرمانان المپیک) تا چه‌اندازه نتایج دلخواه را برایشان به دنبال دارد، انجام شد. نتیجه‌ی این پژوهش نشان داد افراد موفق وقت کافی برای رسیدگی به تمام وظایفی که به آنها محول می‌شود را ندارند. حتی وظایفی که خودشان مایل به رسیدگی به آنها هستند. آنها در این مواقع از قانون 20-80 یا قانون پارتو استفاده می‌کنند. بدین ترتیب، وظایفی را که اهمیت بیشتری دارند، انجام داده و وظایف دیگر را به دیگران می‌سپارند یا از انجام‌شان صرف نظر می‌کنند.
چگونه از قانون 80/20 استفاده کنیم؟
تا اینجا با مفهوم قانون 80/20 آشنا شدیم. با به‌کارگیری این قانون می‌توانید توجه و تمرکز خود را روی فعالیت‌هایی بگذارید که اهمیت بیشتری دارند. بدین ترتیب، وقت خود را هدر ندهید و صرف کارهای بی اهمیت نکنید. اما چطور می‌توان از اصل پارتو بهره برد؟ نحوه استفاده از قانون 80/20 به حرفه و حوزه‌ی کاری شما بستگی دارد. در ادامه، چند مثال را عنوان می‌کنیم تا درک بهتری از این اصل مهم پیدا کنید:
اگر مدیر اجرایی یک شرکت باشید، احتمالا به طور مداوم با محدودیت منابع روبه‌رو هستید و این مساله چالش بزرگی است که همیشه ذهن‌تان را به خود مشغول خواهد کرد. در این صورت تنها زمان خودتان نیست که باید بهترین استفاده را از آن ببرید. بلکه نحوه‌ی استفاده تمام افراد تیم کاری از زمان‌شان نیز بسیار مهم است.
مدیر اجرایی یک شرکت بدین صورت می‌تواند از قانون 20-80 استفاده کند: به جای تلاش و صرف زمان برای انجام کارهای غیرممکن، پروژه‌های مهم را شناسایی کرده و تمرکز خود را روی پیشبرد آنها بگذارد. چنین فردی باید ببیند مهم‌ترین اهداف سازمان چیست؟ برای دست‌یابی به این اهداف کدام وظایف را باید به انجام برساند؟ از انجام چه فعالیت‌هایی صرف نظر کند یا انجام آنها را به دیگران بسپارد؟
چطور از اصل «20-80» برای بازده بیشتر استفاده کنیم
اگر در حوزه‌ی آزادکاری فعالیت دارید، برای بهره‌مندی از قانون 80/20 مهم‌ترین وظیفه‌ای که دارید، شناسایی مشتریانی است که دستمزد بیشتری را در اختیارتان قرار می‌دهند. البته بهتر است تنها با یک مشتری در ارتباط نباشید و ارتباط خود را گسترده‌تر کنید. هرچند اگر تعداد مشتری‌هایتان زیاد شود، زمان زیادی صرف تعامل با آنها می‌شود و انرژی لازم برای انجام کار را از دست خواهید داد. با توجه به این مساله، سعی کنید با مشتریانی که دستمزد بیشتری به شما می‌دهند ارتباط طولانی مدت برقرار کنید.
اگر در حوزه‌ی کارآفرینی فعالیت دارید، حتما دوست دارید کاری جدید و هیجان انگیز را امتحان کنید. اما برای به کارگیری قانون 80/20 باید به سراغ کارهایی بروید که شما را به اهداف‌تان نزدیک می‌کند. آیا هدف‌تان گسترش کسب‌و‌کار فعلی‌تان است؟ برای استفاده از قانون 80/20 باید تمرکزتان را روی برنامه‌ریزی مرتبط با این کسب و کار بگذارید و زمان کمتری را به دنبال کردن فرصت‌های جدید اختصاص دهید.
در هر حرفه‌ای که هستید، مساله‌ی مهم این است که ارزش وقت‌تان را بدانید و کمتر نسبت به آن بی‌توجه باشید. سعی کنید با استفاده از قانون 80/20 به سراغ فعالیت‌هایی بروید که سوددهی بیشتری دارند. در غیر این صورت، ممکن است لیست بلند کارهای مختلف باعث سردرگمی‌تان شود و در نهایت شما را از اهداف اصلی‌تان منحرف کند.
پس به این نتیجه‌ی مهم رسیدیم که مهم‌ترین وظیفه‌ی شما شناسایی 20درصد فعالیت‌هایی است که 80درصد از بازده نهایی را برایتان به ارمغان می‌آورند.
روش‌های استفاده از قانون 80/20
اکنون درک بهتری از قانون 80/20 و چگونگی استفاده از آن پیدا کرده‌اید، پس به معرفی روش‌هایی می‌پردازیم که برای استفاده از این قانون می‌توانید به کار بگیرید:
وظایف کاری
تمام وظایفی را که در محل کار به عهده دارید، یادداشت کنید و لیستی از این وظایف داشته باشید. اکنون جدول کوچکی تهیه کنید و مقابل هر وظیفه، زمان لازم برای انجامش را بنویسید (برای مثال یک ساعت برای خواندن ایمیل‌ها، یک ساعت برای تماس با مشتری و غیره). سپس ستون دیگری به جدول اضافه کنید و سوددهی هر وظیفه را به درصد بنویسید. در نهایت وظایفی را که سوددهی پایین‌تری دارند کنار بگذارید یا به فرد دیگری بسپارید و سعی کنید روی وظایف با سوددهی بالا متمرکز شوید.
غذا
از قانون 80/20 برای بهبود عادات غذایی خود استفاده کنید. مثلا به مدت یک هفته، نام غذاها و خوراکی‌های مصرفی خود را یادداشت کنید. سپس، میزان کالری هر غذا را در مقابل هر یک بنویسید. غذاهای زیادی هستند که کالری بالایی دارند، اما ارزش غذایی چندانی ندارند. از سوی دیگر، برخی غذاها هستند که با وجود کالری پایین، خوشمزه و سالم هستند. پس با شناسایی ارزش غذایی آنها می‌توانید عادات مربوط به خورد و خوراک خود را بهبود دهید.
زمان‌بندی روزانه کارها
تمام فعالیت‌های یک روز کامل را در نظر بگیرید و براساس زمان انجام تمام فعالیتها، گزارشی تهیه کنید. برای این منظور، هر فعالیت و زمان انجام‌شان را یادداشت کنید. زمان شروع و پایان هر فعالیت را بنویسید. سپس فعالیتها را در دستهبندی های جداگانه قرار دهید. سپس ببینید کدام بخش از روزتان سبب سرگرمی، سوددهی و خوشحال‌شدن‌تان نمی‌شود و فعالیت‌های همان بخش را کنار بگذارید.
مطالعه
نام چندین کتابی را که اخیرا مطالعه کرده‌اید، روی کاغذ بیاورید. سپس به آنها براساس اطلاعات مفید یا میزان سرگرم‌کنندگی‌شان امتیاز بدهید. با این کار متوجه می‌شوید کدام یک از انواع کتاب برایتان مفیدتر بوده و براساس یادداشت‌هایتان، از این اطلاعات برای انتخاب کتاب‌های آینده استفاده کنید.
روابط اجتماعی
لیستی از تمام کسانی که بیشترین روابط اجتماعی را با آنها دارید، تهیه کنید. باید ببینید برای هر یک از این افراد چقدر زمان و انرژی می‌گذارید. سپس زمان و انرژی صرف شده را با میزان رضایت یا تنشی که رابطه برایتان به ارمغان می‌آورد، روی کفه‌ی ترازو قرار دهید. با این مقایسه به اطلاعات خوبی دست خواهید یافت و متوجه می‌شوید بعضی روابط برایتان مفید و ارزشمند است و برخی دیگر مضر. با این کار به این نتیجه‌ی مهم می‌رسید که بهتر است برای کدام یک از روابط سرمایه‌گذاری بیشتری کنید.
فیدهای آر اس اس
آر اس اس (مخفف Really Simple Syndication) به نرم‌افزارها یا درگاه‌های اینترنتی گفته می‌شود که مطالب به‌روز سایت‌های مختلف را جمع‌آوری کرده و در اختیار کاربر قرار می‌دهند. لیستی از فیدها تهیه کنید و در مقابل 10 فیدی که اخیرا خوانده‌اید، میزان رضایت‌تان را به درصد یادداشت کنید. سپس فیدهای کم‌ارزش را از لیست حذف کنید. می‌توانید فیدها را براساس طول مقالات یا امتیاز دریافتی‌شان بسنجید، اما توجه به کیفیت مقالات بهترین روش برای ارزیابی فیدهاست.
ایمیل
تمام ایمیل‌هایی را که دریافت می‌کنید، براساس انواع آنها دستهبندی کنید. سعی کنید ایمیل‌هایی که ارزش ندارد خودتان به آنها جواب بدهید، شناسایی کنید.
اشتراک مجله‌ها
همانند آنچه در مورد فیدهای RSS گفته شد، اشتراک مجلاتی که تاکنون خریداری کرده‌اید را مدنظر بگیرید و چند ویرایش آخر از مجلات دریافتی را ارزیابی کنید. خرید اشتراک بهترین مجله‌ها را ادامه دهید و مابقی را کنار بگذارید. بدین ترتیب با استفاده از قانون 80/20، بهترین مجلات را در اختیار خواهید داشت.
برنامه‌های تلویزیونی
از تمام برنامه‌های تلویزیونی که تماشا می‌کنید، لیستی تهیه کنید و به هر برنامه امتیاز بدهید. سپس زمان صرف شده برای هر یک از برنامه‌های تلویزیونی را محاسبه کنید. با توجه به این دو فاکتور، برنامه‌هایی که ارزش بیشتری دارند یا سرگرم‌کننده هستند، انتخاب کنید و دیگر برنامه‌ها را کنار بگذارید. بدین ترتیب می‌توانید وقت خود را به انجام کارهای مفیدتر اختصاص دهید و قانون 80/20 را در تماشای برنامه‌های تلویزیونی نیز به‌کار بگیرید.
وب گردی
کاغذی مقابل خود بگذارید و برای چند روز نام تمام سایت‌هایی که خوانده‌اید را یادداشت کنید. زمان سپری شده در هر سایت و ارزش یا میزان سرگرم‌کنندگی آن را مقابلش بنویسید. اغلب ما زمان زیادی را در سایت‌هایی سپری می‌کنیم که ارزش چندانی ندارند. اکنون با استفاده از قانون 80/20 می‌توانیم در وقت خود صرفه‌جویی کنیم و جلوی هدررفت زمان را بگیریم.
خانه تکانی
پایان سال بهترین فرصت برای خانه تکانی بهاره است. پس به انباری بروید و تمام چیزهایی که نیاز ندارید را دور بریزید. داشتن انباری در خانه بدین معنا نیست که باید تمام چیزهای بی‌مصرف را نگه دارید، پس به جز مدارک مهم، هر چیزی را که اخیرا هیچ استفاده‌ای از آنها نداشته‌اید، دور بریزید. با استفاده از قانون 80/20 در خانه‌تکانی، به وسایل و اسناد مهم دسترسی آسان‌تری دارید و زمان کمتری هم صرف پیدا کردن آنها خواهید کرد.
ایده‌ی اصلی قانون 80/20 این است: تا حد امکان فعالیت‌هایی را انجام دهیم که باعث سوددهی می‌شوند و از اتلاف وقت برای فعالیت‌های بیهوده اجتناب کنیم.
مشتری‌ها
تمام مشتری‌ها و ارباب رجوع را بررسی کنید و آنهایی که کمتر خرید می‌کنند یا همیشه به دنبال گله و شکایت هستند، شناسایی کنید. باید خیلی محترمانه به آنها بفهمانید که با تداوم رفتارشان امکان خرید محصول یا دریافت خدمات‌تان را در آینده نخواهند داشت. پس از آن، ارتباط خود را با مشتریانی که توجهی به اخطارتان نداشتند، قطع کنید. درست است که همیشه حق با مشتری است، اما یادتان باشد که می‌خواهیم با استفاده از قانون 80/20 بیشترین بهره‌وری را از زمان خود داشته باشیم. ماندن با افرادی که تنها برایتان دردسر دارند عاقلانه نیست.
هارد درایو
پوشه‌ها و درایوهای کامپیوتر یا لپ‌تاپ‌تان را جستجو کنید و ببینید از کدام برنامه یا فایل به ندرت استفاده می‌کنید. پس پوشه‌ی جداگانه‌ای بسازید و فایل‌های بی‌استفاده را به این پوشه انتقال دهید. بدین‌ترتیب بهره‌ی بیشتری از هارد درایو خود می‌برید و در زمان کمتری به بخش‌های پراستفاده دسترسی خواهید داشت.
دسکتاپ
در دسکتاپ هم رویه هارددرایو را اجرا کنید. البته بهتر است هر هفته یا دو هفته یک بار تمام فایل‌های بلااستفاده دسکتاپ را پاک کنید یا برخی از فایل‌های مهم‌تر را به پوشه‌ی جداگانه‌ای انتقال دهید. با به کارگیری قانون 80/20 می‌توانید دسکتاپ را به میز کاری کارآمدتر تبدیل کنید.
نرم‌افزارها
نرم‌افزارهای کامپیوتر را بررسی کنید و تمام آنهایی که بلااستفاده هستند را حذف کنید. با این کار، فضای داخلی کامپیوتر یا لپ‌تاپ‌تان را خالی کرده و عوامل حواس‌پرت‌کننده را کنار می‌گذارید.
اثاثیه منزل
برای به‌کارگیری قانون 80/20 درمورد اثاثیه منزل پیشنهاد می‌شود تمام وسایلی که نیاز به تعمیر دارند یا باعث کلافگی‌تان می‌شود را شناسایی کنید. پس از این کار، سه انتخاب پیش رویتان خواهد بود: استفاده‌ی درست از آنها را یاد بگیرید تا دیگر باعث اضطراب و کلافگی‌تان نشوند. به‌طور اساسی تعمیرشان کنید یا محصول جدیدی بخرید.
هزینه‌ها
دفترچه ای بردارید و در آن تمام هزینه‌های غیرضروری را یادداشت کنید، هزینه‌هایی مانند مالیات، خوراک، هزینه رفت‌و‌آمد و دیگر موارد ضروری را نادیده بگیرید. سپس میزان کارایی و مفید بودن هر خرید را با ارزش پولی که برایشان پرداخته‌اید، مقایسه کنید. برای مثال می‌توانید هزینه‌هایی را که برای سرگرمی صرف کرده‌اید، با میزان رضایت‌تان از آن سرگرمی و لذتی که برده‌اید، مقایسه کنید. اگر می‌خواهید ارزش سرمایه‌گذاری‌تان را برآورد کنید، میزان هزینه‌ی صرف‌شده را با سوددهی آن مقایسه کنید. بدین ترتیب می‌توانید قانون 80/20 را در هزینه‌هایتان اعمال کنید و از پولی که برای به دست آوردنش زحمت زیادی کشیده‌اید، به طور موثرتری استفاده کنید.
به‌روز‌کردن وبلاگ یا سایت شخصی
اگر مدیر وبلاگ یا وب‌سایت هستید، تمام پست‌هایی را که تاکنون منتشر کرده‌اید براساس موضوع، طول یا سبک نوشته یا هر چیزی که خودتان می‌دانید، دستهبندی کنید. سپس زمان صرف شده برای نوشتن هر پست را مشخص کنید و زمان لازم برای هر پست را با ترافیکی که برای وبلاگ یا سایت‌تان به دست آورده‌اید، مقایسه کنید. از نتیجه‌ی حاصل شده برای نوشتن پست‌های جدید استفاده کنید. بدین ترتیب با استفاده از قانون 80/20 می‌توانید ترافیک ورودی به سایت‌تان را در طی زمان افزایش دهید.
چطور بازدهی بالایی داشته باشیم
عادت‌های رفتاری
آن عادات رفتاری که فکر می‌کنید تاثیر بیشتری روی بهبود کیفیت زندگی‌تان داشته‌اند را شناسایی کنید. شاید این عادات ورزش، سحرخیزی یا وقت‌گذرانی با خانواده باشد. در هر صورت تصمیم با خودتان است. سعی کنید عادات رفتاری جدید را در زندگی روزمره‌تان به کار ببندید و از نتیجه‌ی آن بهره‌مند شوید.
اهداف
اهدافی را که برای رسیدن به آنها تلاش می‌کنید، در نظر بگیرید و زمان، انرژی یا سرمایه‌ی لازم برای هر یک از آنها را با میزان سوددهی فعالیتها یا نزدیک شدن به هر هدف مقایسه کنید. منظور از سوددهی فعالیتها، بهبود سلامت بدنی تا بهتر شدن روابط عاطفی است. برای به‌کارگیری قانون 80/20 سعی کنید تا جای ممکن اهدافی را دنبال کنید که سوددهی و ارزش بیشتری را برایتان به ارمغان می‌آورد.
منبع: forbes
چشم اندازی جدید و پنجره‌ای رو به روشنایی و بهبود زندگی با تشکر از یوکن
مطالب خیلی خوب و مفید بودند . با تشکر