«آیا می‌توانید این کار را تا پایان روز به من تحویل بدهید؟» این درخواستی نیست که بسیاری از کارکنان مایل به شنیدنش باشند؛ اما برای بسیاری از افراد تعیین مهلت کوتاه‌تر به‌جای مهلت بیشتر ممکن است به آنها کمک کند تا وظیفه خود را آسان‌تر ببینند و آن را سریع‌تر انجام بدهند. اگر می‌خواهید بدانید چرا زمان‌هایی که مهلت بیشتری برای انجام کارها داریم آنها را به تعویق می‌اندازیم، با یوکن همراه باشید و این مقاله را بخوانید.
مهلت‌های طولانی‌تر روی ذهنیت و باورها تأثیر می‌گذارد
مقاله‌ای که راجش باگچی و استفان هوک اخیراً به چاپ رسانده‌اند نشان می‌دهد که دادن مهلت‌های طولانی‌تر به کارمندان، این باور و ذهنیت را ایجاد می‌کند که وظیفه آنها سخت‌تر از آن چیزی است که در واقعیت هست و این تفکر باعث می‌شود که آنها منابع بیشتری را به آن کار اختصاص دهند. این امر می‌تواند دلیل به تعویق افتادن کارهایی باشد که مهلت بیشتری دارند و گاهی هم باعث دست کشیدن از آنها و مدام پشت گوش انداختن‌شان می‌شود.
در این تحقیق که در یک مرکز محلی انجام گرفت از داوطلبان خواسته شد که به یک نظرسنجی کوتاه در مورد برنامه ریزی دوران بازنشستگی پاسخ بدهند. داوطلبان به دو گروه تقسیم شدند. به یک گروه مهلت هفت روزه برای تکمیل نظرسنجی داده شد و به گروه دیگر مهلت چهارده روزه. نتایج نشان داد که کسانی که مهلت بیشتری برای پاسخگویی به سؤالات داشتند، زمان بیشتری برای انجام آن صرف کردند و پاسخ‌های بیشتری ارسال کردند ولی احتمال اینکه این شرکت کنندگان پاسخ دادن به سؤالات را به تعویق بیاندازند یا به طور کلی از انجام آن منصرف شوند بیشتر از شرکت کنندگانی بود که مهلت کمتری به آنها داده شده بود.
در یک مطالعه دیگر که در این زمینه انجام گرفت، کسانی که مهلت بیشتری برای تکمیل اطلاعات مالیاتی خود داشتند هزینه بیشتری برای انجام آن صرف کردند. افرادی که فرم مالیاتی خود را دیرتر دریافت کرده بودند وقت و هزینه کمتری برای انجام کار مشابه تکمیل فرمهای مالیاتی، درمقایسه با افرادی که مهلت بیشتری برای تکمیل فرم‌ها داشتند، صرف کردند. افرادی که زمان بیشتری داشتند، برای تکمیل فرم‌ها، با خرید نرم‌افزار مالیاتی یا استخدام کارشناس مالیاتی هزینه بیشتری کردند.
این مطالعه برای مدیرانی که برای انجام کارها مهلت مقرر می‌کنند درس‌هایی در بر دارد. این درس‌ها با قانون پارکینسون مطابقت دارد. این قانون می‌گوید هرچه زمان مقرر برای انجام یک کار بیشتر باشد، آن کار برای پر کردن بازه زمانی گسترش می‌یابد. نتایج مطالعات نشان می‌دهد که مدیران باید با دقت بیشتری مهلت تعیین کنند. اول اینکه بر اساس قانون پارکینسون مهلت‌های طولانی‌تر، افراد را به سوی اهداف ساده‌تری هدایت می‌کند و به این ترتیب تلاش آنها کاهش می‌یابد. دوم، در حالی که قانون پارکینسون در مورد مهلت زمانی انجام کار پیش‌بینی می‌کند، باید به این نکته نیز توجه کرد که مقرر کردن مهلت‌های طولانی‌تر، تخصیص منابع مالی را نیز افزایش می‌دهد بنابراین هنگامی که یک پروژه با صرف بودجه بالا در دست اجرا است، بهتر است که یک مهلت کوتاه مدت برای آن تعیین شود.
این یافته‌ها تنها مربوط به کارهایی است که فقط یک مهلت مقرر دارند. ولی خیلی از کارها چندین مهلت با زمان‌های مختلف را شامل می‌شود. بنابراین یانگ و هسی تحقیق جداگانه دیگری برای بررسی مهلت‌های چندگانه طراحی کردند. آنها به این نتیجه رسیدند که زمانی که موعدهای مقرر چندگانه برای انجام یک وظیفه مهم مقرر می‌شود، افراد معمولاً مأموریت‌های کم‌اهمیت‌تر با مهلت‌های کوتاه‌تر را انجام می‌دهند و سپس وظایف مهم‌تر با مهلت‌های طولانی را دنبال کنند. در مقاله‌ای که در مجله Consumer Research به چاپ رسیده این پدیده «اثر فوری» نام‌گذاری شده است. این نام منعکس‌کننده تأثیر مهلت زمان محدود بر نحوه انجام وظایف و انتخاب اینکه کدام وظیفه ابتدا کامل شود، خواهد بود.
وظایف پیچیده‌تر و مهم‌تر بیشتر به تعویق انداخته می‌شود
برای تکمیل این نظریه یک آزمایش جدید طراحی شد. در این آزمایش یک وظیفه کاری مشابه با دو مهلت‌زمان کاری برای دانشجویان تعریف شد، مهلت کوتاه و طولانی. مشاهده شد که بیشتر دانشجویان تمایل دارند وظیفه‌ای که دارای بازه‌ی زمانی کوتاه است را انتخاب کنند. هرچند که وظیفه‌ی با مهلت طولانی‌تر، دستمزد بیشتری داشته باشد.
در مطالعه‌ای دیگر که کارکنان حرفه‌ای آمازون در آن شرکت داشتند، شرکت‌کنندگان تنها برای اینکه کاری که مهلت کوتاه برای انجام آن در نظر گرفته‌شده بود را انجام بدهند، حاضر شدند از 8 درصد دستمزد خود صرف نظر کنند.
این تحقیقات به ما نشان می‌دهند که تمایل افراد برای به تعویق انداختن کارهای مهم و ترجیح برای انجام کارهای کم‌اهمیت‌تر فوری، منعکس‌کننده یک اصل روانشناسی اولیه است. خیلی از ما این اصل ابتدایی را تجربه کرده‌ایم، ما ترجیح می‌دهیم ایمیل خود را فوراً چک کنیم و جواب بدهیم تا اینکه بخواهیم روی گزارش مالی شرکت یا درآمد پروژه کار کنیم. ما ترجیح می‌دهیم تا یک چکاب ساده پزشکی را که ممکن است جان ما را از سرطان نجات بدهد به تعویق بیندازیم و به جای آن از یک فروشگاه برای خرید دیدن کنیم، چرا که زمان کمتری می‌برد.
شاید دلیل این امر آن است که انجام وظایف مهم‌تر پیچیده‌تر است و زمان بیشتری نیز برای انجام آنها لازم است. ولی وظایف فوری ساده‌تر هستند و درآمد آن نیز معین است. یکی دیگر از دلایل آن می‌تواند این موضوع باشد که افراد تمایل دارند که ابتدا کارها و وظایف فوری را به پایان برسانند و سپس به سراغ انجام وظایف مهم‌تر بروند. با این حال، مطالعات انجام گرفته یک گام فراتر از این نتایج را به ما نشان می‌دهد. مطالعات مشخص می‌کند اولویت ما در انجام کارها انتخاب کارهای فوری و کوتاه‌مدت است. هرچند که درآمد حاصل از آنها پایین‌تر باشد و وضعیت ما از نظر مالی روز به روز بدتر شود. ما در عمل کارهای فوری را دنبال می‌کنیم، ولی انتظار داریم نتیجه آن با آنچه که در واقعیت اتفاق می‌افتد، متفاوت باشد و درآمد بیشتری به دست بیاوریم.
این الگوهای رفتاری برای مدیران یا دیگر تعیین‌کنندگان مهلت انجام وظایف بسیار تعیین‌کننده است. تخصیص مهلت‌های کوتاه برای انجام کارهای فوری، توجه افراد بیشتری را به خود جلب می‌کند. کسانی که انجام وظایف فوری را بر عهده می‌گیرند، بیشتر احتمال دارد که آن را تکمیل کنند و احتمال اینکه آن را به تعویق بیندازند یا پول اضافی برای تکمیل آن صرف کنند (در مقایسه با همان وظایف ولی با مهلت بیشتر) کمتر است. ولی گاهی اوقات برای انجام یک وظیفه که به طور ذاتی پیچیده است، مهلت بیشتری مورد نیاز است. آیا در این شرایط ممکن است بهره‌ورری کاهش پیدا کند؟ نتایج مطالعات ما نشان می‌دهد که بله.
مدیران برای انجام به‌موقع تکالیف پیچیده چه باید بکنند؟
زمانی‌که ضرب‌العجل داده‌شده برای انجام یک پروژه طولانی باشد، مدیران می‌توانند توجه کارمندان را به درآمد بالای آن پروژه جلب کنند. یادآوری میزان بالاتر پرداخت نهایی برای پروژه‌های طولانی و پیچیده به کارمندان، یک روش مؤثر برای انجام آن است. البته گاهی اوقات هم موعدهای طولانی‌تر مؤثرتر هستند. مثلاً زمانی که افراد خودشان برای آینده برنامه‌ریزی می‌کنند و مثلاً برای رفتن به دانشگاه یا برای دوران بازنشستگی برنامه دارند. اگرچه ممکن است بعضی از افراد وظایف خود را متوقف کنند یا آن را رها کنند، ولی کسانی که این وظایف را انجام می‌دهند، به اهدافشان دست می‌یابند. زیرا آنها بر این باورند که برای انجام این وظایف، تلاش بیشتری مورد نیاز است.
منبع: HBR
