گاهی باور نمی‌کنیم همه ما روزانه تنها 24 ساعت وقت داریم. در حقیقت، سرعت انجام کار روی بهره‌وری‌مان تأثیر می‌گذارد؛ اما افرادی که از 24 ساعت روزشان بیشترین استفاده را می‌برند، می‌دانند چطور کارآمد باشند. با یوکن همراه باشید.
موضوع مهم این است که بدانیم کدام کار غیرضروری را کنار بگذاریم تا برای انجام کارهای مهم‌تر، وقت کافی داشته باشیم. ایجاد تعادل و پیدا کردن عادت‌های جدید نیز اهمیت دارد. اکنون به شما می‌گوییم چطور در طول روز، زمان بیشتری در اختیار داشته باشیم تا به کارهای ضروری و برنامه‌های روزانه خود برسیم و وقت کم نیاوریم.
1. لیستی از کارهای روزانه تهیه کنید
قطعا اولین باری نیست که با چنین پیشنهادی مواجه می‌شوید، اما تأکید داریم این مورد را در اولویت قرار دهید. اگر قبلا نوشتن فهرست کارهای روزانه را امتحان کرده‌اید اما لیستتان چندان کارآمد نبوده است، به دنبال یک تکنیک جدید باشید؛ مثلا در گوشی موبایل یا تقویم کاغذی کارهایتان را لیست کنید. هم‌چنین می‌توانید از برنامه‌های مخصوص افزایش بهره وری استفاده کنید.
یادداشت کردن کارهای مهم در اول صبح، به منظم بودن شما کمک زیادی می‌کند؛ هم‌چنین باعث می‌شود درباره اهداف دست‌یافتنی، در هر روز، واقع‌بین باشید. البته شب‌ها قبل از خواب هم وقت مناسبی برای نوشتن لیست کارهای روزانه است.
2. چند کار را به طور هم‌زمان انجام ندهید
باور اشتباهی وجود دارد که اگر چند کار را به طور هم‌زمان انجام دهیم، زودتر به نتیجه می‌رسیم. البته برخی کارها مانند خوردن غذا و تماشای فیلم را می‌توان هم‌زمان انجام داد، اما به‌طورکلی بهتر است روی انجام هر کار به‌طور جداگانه تمرکز کنیم.
اگر اغلب اوقات می‌توانید تنها یک کار انجام دهید، بهره‌وری‌تان به بیشترین حد خود خواهد رسید. این در حالی است که انجام چند کار به‌طور هم‌زمان تنها باعث استرستان می‌شود. هم‌چنین تمرکز روی انجام یک کار کمک می‌کند کنترل اوضاع را به دست بگیرید؛ در نتیجه تمام کارها به موقع انجام خواهند شد.
3. اولویت‌هایتان را در نظر بگیرید
برخی از کارمندان ترجیح می‌دهند ابتدا آسان‌ترین کارها را انجام دهند، زیرا این روش باعث می‌شود کارهای بیشتری را به انجام برسانند. این روش در برخی مواقع باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، اما رها کردن کارهای واجب نتیجه‌ای جز استرس نخواهد داشت. در این روش وقت کافی برای کار کردن روی اولویت‌ها نداشته و دچار مشکلاتی خواهید شد.
سعی کنید انتخاب وظایف را بر اساس اولویت‌های خود انتخاب کنید و به آن پای‌بند باشید. مطمئن باشید به‌زودی از انجام پروژه‌های انجام شده، شگفت‌زده خواهید شد.
4. به‌طور پیش‌فرض «نه» بگویید
وقتی پیشنهاد انجام کاری به شما داده می‌شود، پاسخ پیش‌فرض ذهنی‌تان «نه» باشد. با داشتن چنین ذهنیتی، بهتر می‌توانید آن پیشنهاد را بسنجید. البته منظورمان این نیست هر پیشنهادی که به شما داده می‌شود را در جا رد کنید.
بلکه بهتر است به تمام پیشنهادات چنین پاسخی بدهید: «باید مطمئن شوم وقت کافی برای انجام این کار را دارم. اجازه دهید کارهای دیگری که مشغول آن‌ها هستم را بررسی کنم و خیلی زود به شما پاسخ دهم.»
5. اگر می‌خواهید پاسخ مثبت دهید، دلیل این کار را پیدا کنید
تجربیات قبلی، عادت‌ها و احساسات شما عامل‌های اساسی برای مشکل شدن گفتن «نه» به دیگران است. زمانی را صرف بررسی این موضوع کنید که چرا ایجاد حدومرز برایتان سخت است.
پاسخ این پرسش را به خودتان بدهید؛ آن گاه می‌بینید رد کردن خواسته‌های غیرمعقول دیگران چقدر کار راحتی خواهد شد.
6. زمان‌بندی خود را تنظیم کرده و کاری کنید که بقیه با شما هماهنگ شوند
این ایده از توانایی «نه گفتن» و واگذاری کارها به دیگران، بدون احساس گناه ، گرفته شده است. اولویت‌هایتان را زمان‌بندی کنید و در مورد کارهایی که می‌توانید در یک روز انجام دهید، واقع‌بین باشید. البته باید زمانی را برای انجام کارهای مهم مانند ورزش و خواب نیز در نظر بگیرید.
برای هر روزتان برنامه ریزی کنید و مطمئن شوید دیگران خود را با آن هماهنگ می‌کنند. البته لازم است در برخی موقعیت‌ها سازش کنید و با طرف مقابل به توافق برسید. اگر همیشه چنین ایده‌ای در سر داشته باشید، مطمئنا کسی از موقعیتتان سوء استفاده نمی‌کند.
7. از اعتیاد به تلویزیون و شبکه‌های مجازی دست بکشید
شاید همه چنین مشکلی را نداشته باشند، اما در دنیای امروز، این فعالیت‌ها از ضد استرس‌ها به نوعی از اعتیاد تبدیل شده‌اند. اغلب افراد وقتی ذهنشان درگیر است، به بهانه‌ی استراحت کردن به سراغ شبکه های اجتماعی می‌روند. این کار باعث شکل‌گیری عادات بد و تبدیل‌شدن به بخشی از کارهای روزمره می‌شود.
برای از بین بردن هر عادت، 21 روز زمان لازم است. سعی کنید این عادت را کنار بگذارید و از فعالیت‌های سهل‌انگارانه دست بکشید. با این کار کنترل بیشتری روی روزتان خواهید داشت و بدون این‌که مغلوب چیزی یا کسی شوید، می‌توانید وظایف و پروژه‌هایتان را انجام دهید.
البته باید زمانی را به استراحت خود اختصاص دهید، پیاده روی یا نشستن در سکوت بدون روشن کردن هیچ صفحه‌نمایشی، بهترین کار ممکن است.
8. منظم بودن در خانه را به اولویت تبدیل کنید
وقتی زندگی‌تان نظم داشته باشد، تمام کارهایی که باید انجام دهید نیز نظم می‌گیرند. شاید فکر کنید وقت کافی برای شستن ماشینتان را ندارید، چون آخر هفته باید یک مقاله تحویل دهید؛ اما اگر زمانی را به شستن ماشینتان اختصاص دهید، مشغولیت ذهنی کمتری داشته و بهتر می‌توانید روی مقاله‌تان کار کنید. پس منظم بودن و برنامه داشتن را به یکی از عادت های خوب خود تبدیل کنید.
9. هر شب خواب کافی داشته باشید
کسانی که به کار اعتیاد دارند به سختی می‌توانند خوابیدن را جزء اولویت‌هایشان در نظر بگیرند؛ اما خواب اهمیت زیادی دارد. در حقیقت، خواب کافی باعث عملکرد بهتر و سریع‌تر در انجام کارها می‌شود.
همه دوست دارند کارهای بیشتری انجام دهند. اگر کارهای زیادی روی سرتان ریخته و مجبور هستید خوابتان را کم کنید، دست از مقاومت برداشته و به دنبال ایجاد تغییراتی در مسیر شغلی‌تان باشید. صحبت کردن با رئیستان یا یادگیری «نه» گفتن، مشکل را حل خواهد کرد.
10. خستگی بر اثر کار آسیب‌زاست
اهمیت به کار و تلاش در زمینه حرفه‌ای مهم است؛ اما کار کردن بیش از حد یا آسیب رساندن به خود بی‌فایده است. خستگی بیش از حد بر اثر کار نه تنها سودی ندارد؛ بلکه کیفیت کار را هم تحت تأثیر قرار می‌دهد.
11. ایمیل‌هایتان را در هر ساعتی چک نکنید
خواندن و بررسی ایمیل‌ها در ساعات غیر اداری به این معناست که اشتیاق دارید پروژه‌های بیشتری را حتی در زمان استراحت خود انجام دهید؛ اما نباید به این کار عادت کنید.
اعلان‌های کاری را در ساعات غیر اداری خاموش کنید. اگر همیشه در زمان استراحت برای انجام کارهای جدید در دسترس باشید، وقت کمتری برای استراحت خواهید داشت.
12. ارزش خود را بشناسید
به ارزش خودتان پی ببرید و بدانید تفکر و نظرهای شما ارزشمند هستند. «نه گفتن» به این معنا نیست که شما خودخواه و بدجنس هستید. بلکه پاسخ منفی دادن یعنی سلامت شما نسبت به تائید و تحسین دیگران اهمیت بیشتری دارد.
کلام آخر
وقتی برنامه‌ی فشرده‌ای دارید، هر یک دقیقه زمان ارزشمندی محسوب می‌شود. آیا مدام فکر می‌کنید مجبور به قبول انجام کارهایی هستید که به شما پیشنهاد می‌شود؟ در این صورت، احساس خواهید کرد که 24 ساعت در روز برایتان کافی نیست و دچار استرس و بهره‌وری پایین خواهید شد.
کارهایی که در این لیست پیشنهاد شده‌اند، به شما کمک می‌کند روی ساعات روز و اولویت‌بندی کارهایتان کنترل داشته باشید. احساس کنترل روی اوضاع همیشه ذهنتان را از دغدغه‌های اضافی رها کرده و به تصمیم‌گیری آسان‌تر، سریع‌تر و بهتر منجر خواهد شد. با انجام این کارها اولویت‌های شما مشخص می‌شوند. هر چه زودتر این تمرینات را انجام دهید، زودتر به عادات مثبت شما تبدیل خواهند شد.
نظر شما در این باره چیست؟ آیا شما هم فکر می‌کنید 24 ساعت در روز وقت کافی برای رسیدگی به کارهایتان نیست؟
منبع: inc
