بدون توجه به این که چه پیشنهادات خوبی در ایمیلتان مطرح می کنید؛ بیان برخی جملات در شروع ایمیل سبب می شود مخاطب تمایلی به خواندن ادامه‌ی مطلب از خود نشان ندهد. با یوکن همراه باشید.
فرض کنید ایمیل زیر را دریافت می کنید. اگرچه فرستنده را نمی شناسید، اما در هر حال تصمیم می گیرید متن ایمیل را بخوانید:
"آقای (نام) عزیز
امیدوارم آخر هفته‌ی خوبی داشته باشید. برای من قطعاً همین طور است، قصد دارم ساعاتی از امروزم را با دوستانم سپری کنم. ما می خواهیم به تماشای مسابقه‌ی ... برویم.
می خواستم از شما بپرسم آیا تمایل دارید ... "
آیا رغبتی برای خواندن ادامه‌ی ایمیل دارید؟ بدون شک نویسنده قصد داشت مطلبی با شما در میان بگذارد و به همین خاطر می خواست سر صحبت را باز کند؛ اما چرا باید به برنامه‌های تفریحی آخر هفته‌ی کسی که نمی شناسید، اهمیت دهید؟
احتمالاً پیش خود می گویید: بدون شک چیزی می خواهید. می توانید اصل مطلب را بیان کنید؟"
اکنون ایمیل دیگری را در نظر بگیرید:
"از شما درخواست داریم در برنامه‌ی رادیویی ما حاضر شوید و درباره کتابتان صحبت کنید. شما می توانید پادکست ما را در فهرست 10 پادکست برتر در بخش پادکست‌های کسب و کار پیدا کنید..."
آیا همچنان به خواندن ایمیل تمایل دارید؟ پاسخ منفی شما قابل توجیه است. اغلب افراد از ایمیل‌های تبلیغاتی که بدون هیچ ظرافتی ارسال می شوند، خوششان نمی‌آید. حتی اگر به اجبار دوستان یا آشنایان، چنین ایمیل‌هایی را بخوانیم، باز هم نگرش منفی ما روی این پیشنهادات تأثیر می گذارد. همچنین پاسخی که به ایمیل‌ها می دهیم، تفاوت زیادی با ایمیل‌های دلخواهمان خواهد داشت.
تا به حال چند بار خواندن ایمیل‌های زیر را شروع کرده و تا پایان ادامه داده‌اید؟
می‌خواستم مجدداً برخی مسائل را برایتان توضیح دهم
وقتی مخاطب به ایمیل قبلی پاسخ نداده، چرا اکنون باید به این ایمیل توجه نشان دهد؟ در بیشتر مواقع، محتوای ایمیل‌های یادآوری، دقیقا کپی مطالب قبلی است.
اگر این موضوع را از یاد برده‌اید
شاید مخاطب موضوع را فراموش کرده؛ اما احتمال بیشتر این است که علاقه‌ای به این موضوع نداشته باشد.
گاهی ممکن است ایمیلی برای مخاطب بفرستید و بعد فکر کنید ایمیل شما به دست او نرسیده است؛ اما در این صورت باید طرف مقابل را به خوبی بشناسید. اگر مخاطب شما فرد سرشناسی است که هر روز صدها ایمیل دریافت می کند؛ عدم پاسخ به ایمیل شما به معنای این نیست که ایمیل شما را ندیده است. او نمی تواند به تمام ایمیل‌ها پاسخ دهد، اما اگر به موضوع ایمیل علاقه‌ای داشته باشد، با سرعت بیشتری به موضوع رسیدگی می کند.
باید درخواست خود را به طور خلاقانه‌تری بیان کنید. عبارت "اگر فراموش کرده‌اید..." تضمین می کند مخاطب برای بار دوم و سوم هم توجهی به ایمیل شما نخواهد داشت.
می خواستم یادآوری کنم
گاهی پیگیری درخواست‌هایی که ارسال می کنید، ضروری است. اگر مخاطب تعهد داده کاری انجام می دهد، اما هنوز اتفاقی نیفتاده، باید مسئله را پیگیری کنید.
اگر می خواهید موضوعی را یادآوری کنید، باید از روش بهتر و خلاقانه‌تری استفاده کنید. باید به جملاتی که در اول ایمیل خود نوشته‌اید، توجه کنید. شاید تنها خواسته‌هایتان را مطرح کرده‌اید و هیچ پیشنهادی که منفعت مخاطب را هم در بردارد، ارائه نکرده‌اید. همیشه باید قبل از این که درخواستی کنید، چیزی برای بخشش داشته باشید.
امیدوارم این پیشنهاد را دوست داشته باشید
از این جمله در خیلی ایمیل‌ها استفاده می شود. فرستنده قصد دارد اعلام کند به نظر مخاطب احترام می گذارد؛ اما جمله‌ی "امیدوارم دوست داشته باشید" می گوید این دو نفر همدیگر را نمی شناسند.
برای هر دوستی، باید شروع خوبی داشته باشید؛ اما خیلی بعید است "امیدوارم خوشتان بیاید" آغاز مناسبی باشد.
امیدوارم آخر هفته‌ی خوبی داشته باشید
این جمله برای نوشتن ایمیل دوستانه بسیار مناسب است. اگر نویسنده سؤال کند "مسابقه چطور بود؟" نشان می دهد از نظر شخصی با شما آشناست؛ یا اگر بپرسد "کتاب بعدی شما چه زمانی منتشر می شود" نشان می دهد از نظر حرفه‌ای با شما آشنایی دارد.
جمله‌ی "امیدوارم آخر هفته‌ی خوبی داشته باشید"، تلاش شما برای دوست داشتن با خواننده ایمیل را نشان می دهد. آیا واقعاً می خواهید طرف مقابل درباره برنامه‌ی آخر هفته‌ی خود صحبت کند؟ قطعاً نه. شما دوست دارید پاسخ درخواست اصلی‌تان را دریافت کنید.
در طی زمان، برخی روابط حرفه‌ای به روابط دوستانه تبدیل می شود. ارتباطات اولیه که از طریق ایمیل انجام می شود، همیشه باید حرفه‌ای بیان شوند. پس اصلاً خوب نیست با طرف مقابل تظاهر به دوستی کنید.
شگفت زده می شوید اگر بدانید
با بیان این جمله، نه تنها طرف مقابل از پیشنهاد شما شگفت زده نمی شود، بلکه حتی تمایلی به خواندن ادامه‌ی ایمیل نخواهد داشت. این جمله همانند وانمود کردن به یک دوستی غیرواقعی است. آیا مخاطب باید احساس کند مجبور است این پیشنهاد را بپذیرد؟ اگر پیشنهاد مطرح شده خیلی جالب باشد، نیاز نیست شگفت زدگی مخاطب را پیش بینی کنید.
آیا می دانستید
شاید سؤال پرسیدن، بهترین راه برای جذب مخاطب باشد؛ اما شروع ایمیل با جملات پرسشی، به معنای آن است مخاطب از برخی مسائل اطلاع ندارد و شما می توانید مشکل او را حل کنید.
جملاتی چون "آیا می دانستید" یا "قطعاً از این پیشنهاد شگفت زده می شوید" سیگنال‌های روشنی را ارسال می کند مبنی بر اینکه به زودی چیزی به فروش می رسد. شاید چنین منظوری نداشته باشید، اما بیشتر مخاطبان این طور برداشت می کنند. پس ایمیل شما هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت.
نام من ... است
مخاطب نام شما را می داند، زیرا نامتان در صفحه‌ی اینباکس دیده می شود.
می خواهم خودم را معرفی کنم
گاهی نیاز نیست از ابتدای کار، خودتان را به مخاطب معرفی کنید. با این حال بهتر است قبل از هر چیزی، درخواست و پیشنهاد خود را مطرح کنید. وقتی مخاطب به موضوع علاقه‌مند شود، به دنبال این می‌رود شما چه کسی هستید و از چه طریق با او تماس گرفته‌اید.
می دانم مشغله‌های زیادی دارید
بدون شک چنین جمله‌ای با یک "اما" همراه است. برای مثال، می دانم ناراحت می شوی اما ... . وقتی می دانید مخاطب شرایط مناسبی برای دریافت پیشنهاد شما ندارد، چرا مزاحم او می شوید؟
در مقابل اگر می دانید مخاطب برنامه‌ی زیادی دارد، بهتر است با کوتاه کردن ایمیل و بیان درخواست به صورت واضح، کمتر وقت او را بگیرید.
می خواستم سریعاً خواهشی داشته باشم
ما به خوبی می دانیم این "سریعاً"، هرگز سریع و کوتاه نیست. خواهش و درخواستی که هیچ پیشنهاد متقابلی برای مخاطب نداشته باشد، سرگرم کننده به نظر نمی رسد. پیشنهادات خود را به گونه‌ای مطرح کنید که مخاطب متوجه شود در مقابل لطفی که به شما دارد، نتایج رضایت بخشی به دست می آورد.
نکته‌ی مهم اینکه، شاید اهداف والایی در سر داشته باشید. ممکن است تلاش کنید صمیمی، مؤدب و حرفه‌ای به نظر برسید؛ اما اگر ایمیل‌هایتان را با جملات بالا آغاز کنید، مخاطب درک خوبی از زحمات شما نخواهد داشت.
باید راه خوبی برای بیان صمیمیت، احترام و حرفه‌ای بودن خود پیدا کنید، خصوصاً وقتی می خواهید مخاطب ایمیلتان را تا پایان بخواند.
منبع: inc
