با اجرای بهترین سیستم مدیریت زمان به موفقیت می رسید

در دنیای پردغدغه امروز، مسئله‌ای که مدام با آن دست‌به‌گریبان هستیم، زمان است. قطعاً بدون داشتن برنامه زمان‌بندی دقیق و مشخص، رسیدگی به تمام کارهایمان، امکان‌پذیر نیست. مشکل وقتی حادتر می‌شود که با وجود تمام فعالیت‌هایی که نیازمند صرف زمان است، شبکه های اجتماعی نیز وقت زیادی از ما می‌گیرد. با یوکن همراه باشید تا شما را با یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان آشنا کنیم.

من عادت داشتم هر هفته 60،80 یا حتی 100 ساعت کار کنم. اجازه داده بودم شغلم تمام زندگیم را در بربگیرد. ساعت‌های کاری زیادی که داشتم را افتخاری برای خود می‌دانستم. عاشق این بودم که درباره ساعت‌های زیاد کاری‌ام به دیگران توضیح دهم و بگویم چقدر سرم شلوغ است.

وقتی نگاهی به گذشته می‌اندازم می‌بینم از کارم برای پر کردن یک خلا که در درونم وجود داشت استفاده می‌کردم. برایم اهمیتی نداشت که چند ساعت در روز کار کنم. هیچ‌وقت به نظرم کافی نمی‌رسید. حتی حالم هم بدتر می‌شد. تا اینکه بالاخره برایم کافی بود. حتی از کافی هم بیشتر بود. کارم را متوقف کردم و با بررسی اولویت‌هایی که داشتم، زندگی‌ام را مورد ارزیابی قرار دادم.

نیاز بود تغییر بزرگی در زندگی‌ام ایجاد کنم. باید روش بهتر و هوشمندانه‌تری برای کار کردنم پیدا می‌کردم تا بتوانم کار بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهم.

من نیازمند تکنیک پومودورو بودم. اکنون قصد داریم درباره سیستم مدیریت زمان پومودورو صحبت کنیم.

پومودورو چیست؟

در طول سال‌های کاری‌ام، درباره‌ی سیستم مدیریت زمانی با نام تکنیک پومودورو مطالبی شنیده بودم. این تکنیک خیلی ساده به نظر می‌رسد، اما همیشه ساده‌ترین چیزها بهترین نتیجه را به دنبال دارد. فرانچسکو سیریلیو، خالق تکنیک پومودورو، در مقاله‌ی سال 2006 خود درباره ماهیت این تکنیک و روانشناسی آن توضیحاتی داد. به‌کارگیری این سیستم مدیریت زمان بسیار ساده است و می‌تواند زندگی را متحول کند. تکنیک پومودورو را می‌توان به 4 اصل زیر تقسیم کرد:

1. حرکت در جهت زمان و نه برخلاف آن

خیلی از ما طوری زندگی می‌کنیم که گویی زمان دشمن ماست و برای انجام پروژه‌ها و تحویل آن در موعد مقرر با زمان مسابقه می‌دهیم. تکنیک پومودورو به ما می‌گوید به‌جای دست‌وپنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن پیش برویم.

2. مقابله با فرسودگی ناشی از کار

استراحت کوتاه و برنامه ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله‌ها را که ناشی از وارد کردن فشار زیاد به خود است، از بین می‌برد. با به‌کارگیری این سیستم مدیریت زمان، فشار زیاد و خستگی بیش‌ازحد تقریباً محال است.

3. مدیریت عوامل حواس پرتی

پیام‌ها، تماس‌های تلفنی، شبکه‌های اجتماعی و مسائلی از این قبیل باعث درگیر شدن ذهن می‌شوند. گاهی می‌توان عوامل حواس پرتی را از بین برد. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند این مشغولیت‌های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت‌بندی کنید.

4. ایجاد توازن بین کار و زندگی

خیلی از افراد با احساس گناه ناشی از تعویق کارها، آشنایی دارند. اگر روز پرباری نداشته باشیم، نمی‌توانیم از وقت استراحتمان نهایت استفاده را ببریم. اگر تکنیک پومودورو را به کار بگیرید، قادر خواهید بود جدول زمانی کارآمدی ایجاد کنید و با اولویت‌بندی درست، کارهای مهمتان را به انجام برسانید و از وقت آزاد خود نهایت استفاده را ببرید.

تکنیک پومودورو: 25 دقیقه تمرکز

شاید با خود بگویید سیستم مدیریت زمان پومودورو چگونه اجرا می‌شود؟ بسیار ساده است:

• تنها یک فعالیت را انتخاب کنید.

• یک زمان سنج را برای 25 دقیقه تنظیم کنید.

• روی فعالیتتان تمرکز کنید تا وقتی که زمان‌سنج به صدا در بیاید و سپس هر جای کارتان که هستید یک علامت آنجا بگذارید.

• 5 دقیقه به خودتان استراحت دهید (اولین پومودورو انجام شد).

• مرحله 1 تا 4 را سه بار دیگر تکرار کنید و بعد از آن به مدت 15 دقیقه استراحت کنید.

شاید پیش خود بگویید «تنها 25 دقیقه کار؟ این که خیلی آسان است!»

تکنیکی که توضیح داده شد، 25 دقیقه کار متمرکز روی یک فعالیت است. بدون اینکه همزمان کار دیگری انجام دهید، بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا گشت زدن در فضای مجازی. پس بدون هیچ حواس‌پرتی، تمام تمرکز خود را به مدت 25 دقیقه روی انجام فعالیت بگذارید.

با داشتن چند ابزار کارآمد شروع کنید

تکنیک پومودورو برای من نیاز به عادت و چندین راه و روش داشت که در ادامه به آنها اشاره می‌کنم:

• یک زمان‌سنج آشپزخانه یا اپلیکیشن زمان‌سنج.

• حالت پرواز یا Airplane mode (بهترین قابلیت برای گوشی‌های همراه)

• جایی آرام برای کار و داشتن یک هدفون یا گوش‌گیر خوب

• کاغذ و خودکار برای علامت‌گذاری بعد از هر پومودورو

• 5 دقیقه زمان در هر روز صبح برای انجام برنامه‌ریزی روزانه

• 30 دقیقه زمان در پایان هر هفته برای بازبینی هفته‌ی گذشته و برنامه‌ریزی برای هفته‌ی آینده

اولین تجربه‌ی من با پومودورو

تکنیک پومودورو را همانند خیلی از مسائل زندگی‌ام با تلاش، تجربه و تحمل سختی‌های زیاد یاد گرفتم و در نهایت به پیشرفت رسیدم. در ابتدا فکر می‌کردم می‌توانم به سادگی روزی 15 پومودورو انجام دهم... فکر می‌کردم اصلاً مشکل نیست؛ زیرا عادت داشتم آنقدر کار کنم که حالا روزی 7 ساعت کار کردن، برایم آب خوردن بود.

روز اول تنها 12 پومودورو انجام دادم و خیلی از کارهایم را به پایان رساندم اما باز هم احساس شکست می‌کردم چون نتوانستم به هدف  خود برسم. خیلی خسته و ناراحت بودم.

در روزهای بعدی سعی کردم تعداد پومودوروهای مدنظرم را کمتر کنم. باز هم خیلی از کارهایم را انجام دادم و بسیار احساس بهره‌ور بودن داشتم اما بقیه‌ی روزها یا خیلی کم کار کردم یا خیلی زیاد. در نهایت به این نتیجه رسیدم که پومودورو احمقانه‌ترین سیستم مدیریت زمان است.

بالاخره تصمیم گرفتم پومودورو را کنار بگذارم و با همان روش قبلی‌ام چند کار را همزمان جلو ببرم؛ اما ناامید، خسته و بی نتیجه بودم. دندان‌هایم را محکم روی هم فشار می‌دادم. روش قبلی را برای چند روز دیگر ادامه دادم؛ اما به نتیجه رسیدم کارهایی را انجام می‌دهم اما نتیجه این روش با وقتی که پومودورو را به کار می‌بندم اصلاً قابل مقایسه نیست.

8 پومودورو در روز

دوباره به سراغ تکنیک پومودورو رفتم. با 5 پومودرو شروع کردم و تا 8 پومودورو جلو رفتم. درنهایت به 8 پومودورو در روز و 40 پومودورو در هفته رسیدم.

این روش نتیجه‌ی خوبی برایم به دنبال داشت؛ اما گاهی اتفاقات غیرمنتظره‌ای پیش می‌آمد و نمی‌توانستم به هدف 8 پومودورو در روز برسم.

این تکنیک بسیار واضح بود: 40 پومودورو برابر است با 1000 دقیقه کار در هفته (به علاوه 350 دقیقه استراحت).

این یعنی 16.7 ساعت کار در هفته، بله فوق‌العاده است.

وقتی کارهای زیادی برای انجام داشتم یا از نظر فیزیکی و ذهنی در وضعیت خوبی نبودم، نمی‌توانستم 8 پومودورو را انجام دهم و از برنامه‌ی خود عقب می افتادم و روز بعد سعی می‌کردم 14 پومودورو انجام دهم که خستگی زیادی به دنبال داشت و خیلی هم خوشایند نبود.

چند گام عقب‌تر رفتم و در مورد ساعت‌های کاری هفته‌ام تجدیدنظر کردم. برای تمرکز و تفکر دوباره روی کارهایم، پومودورو فوق العاده بود اما هنوز هم نتوانسته بودم به کارکرد مؤثر آن دست پیدا کنم.

چگونه به 7 ساعت کار روزانه رسیدم

وقتی تصمیم به ایجاد تغییر گرفتم، به خودم قول دادم هرگز آخر هفته‌ها، تعطیلات و بعد از ساعت 5 بعدازظهر کار نکنم؛ اما بعد از مدتی این تعهد را نادیده گرفتم و این کارم بسیار درست و بجا بود.

روزهایی که نمی‌توانستم 8 پومودورو را تا ساعت 5 بعدازظهر تمام کنم، دچار اضطراب زیادی می‌شدم و احساس شکست می‌کردم. ناگهان به خودم آمدم و دیدم به ساعت‌های کاری محدود شده‌ام. چرا باید چنین تعهدی به خودم می‌دادم درحالیکه واقعاً می‌توانستم کار کنم؟ شاید به خاطر ساعت‌های کاری طولانی و عدم موفقیت در کارم بود که چنین تصمیمی گرفتم.

به جای کارکردن طولانی‌مدت، به سراغ انجام پروژه‌هایی رفتم که از آنها لذت بیشتری می‌بردم. همچنین تصمیم گرفتم فعالیت‌های غیرکاری چون حضور در اجراهای موسیقی دخترم را در ساعاتی انجام دهم که بیشتر مردم آنها را ساعات کاری می‌دانند. این تغییر کمک زیادی به وضعیت ذهنی‌ام کرد.

تصمیم بعدی من برای اجرای تکنیک پومودورو، تغییر ساعت‌های کاری از 5 روز در هفته به 7 روز در هفته بود که خیلی بهتر بود. پس ساعت‌هایی که برای انجام 40 پومودورو در هفته داشتم، از 40 تا 45 ساعت به 168 ساعت در هفته افزایش یافت. به خاطر اینکه من تنها به 16.7 ساعت کار در هفته نیاز داشتم، این یعنی تنها 10 درصد وقتم را باید به کار اختصاص می‌دادم. چه تفاوت شگفت انگیزی!

تمام کارها فقط در 16.7 ساعت در هفته؟ امکان‌پذیر است؟

حتماً الان می‌گویید «من ساعت کاری‌ام در طول دو روز بیشتر از این است، چطور می‌گویید این تمام زمانی است که در طول هفته برای کار نیاز دارم؟»

بله، این همان چیزی است که من می‌گویم. قطعاً شما باز هم بیشتر از 16.7 ساعت در هفته کار می‌کنید.

من در طی هفته 35 تا 40 ساعت کار می‌کنم اما حداقل 20 تا 25 ساعت آن صرف پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی، قرار ملاقات‌ها، فعالیت در شبکه‌های اجتماعی و دیگر فعالیت‌های کم تمرکز می‌شود. شاید این کارها نیز مهم باشند اما از نظر من کار به حساب نمی‌آیند.

من دقیقاً همان 16.7 ساعت در هفته را کار می‌کنم و نسبت به 25 ساعت دیگر، 5 برابر بیشتر به این چند ساعت تعهد دارم.

تا وقتی داریم به عنوان یک موجود اجتماعی در جامعه زندگی می‌کنیم، 24 ساعت روز و 7 روز هفته را باید با دیگران در تعامل و ارتباط باشیم، پس داشتن محیط کاری ایده آل غیرممکن خواهد بود. بااین‌حال می‌توانید به جای سخت کار کردن، هوشمندانه کار کنید و با سرعت بیشتری به موفقیت برسید.

توصیه روان شناسی انگیزه: تسلط بر انرژی خود

در دنیای بی‌نقص من، 8 کار مهم در شروع هر روز کاری وجود دارد. من تمام این کارها را اولویت‌بندی می‌کنم و از مهم‌ترین آنها انجام می‌دهم و در حین انجام هر یک نیز به اندازه‌ی کافی اشتیاق دارم و این طور تمام کار روزانه‌ام را در کمتر از 3 ساعت و بدون کوچکترین شکافی به پایان می‌رسانم.

عالی به نظر می‌رسد درسته؟ البته من به عنوان انسانی که در این دنیا زندگی می‌کنم، عواطف و احساساتی دارم که نمی‌توانم بر آنها غلبه کنم، گاهی خسته می‌شوم و حوصله‌ی انجام هیچ کاری را ندارم، با اینکه می‌دانم برخی کارها ضروری هستند.

برای موفقیت در کارم با این مسئله مواجه می‌شدم و سعی می‌کردم کارم را با کنار آمدن با آنها به انجام برسانم.

سطح انرژی و رفتارم، روی کارم و بازدهی‌ام تأثیر می‌گذارد، پس باید از وضعیتی که در آن قرار داشتم مطلع می‌شدم و به آن تسلط پیدا می‌کردم. پیش از این، مقاله‌ای درباره تسلط یافتن روی انرژی خود مطالعه کرده بودم که می‌گفت این سؤالات را از خود بپرسید:

• انرژی فیزیکی من: چقدر سالم هستم؟

• انرژی احساسی من: چقدر خوشحال هستم؟

• انرژی ذهنی من: چقدر می‌توانم روی موضوعی تمرکز کنم؟

• انرژی روحی من: چرا این کار را انجام می‌دهم؟ هدفم چیست؟

این سؤال های عالی به من کمک کردند هنگام برنامه ریزی برای انجام فعالیت‌هایم، انرژی و  حوصله‌ام را در نظر بگیرم. پس از روی اجبار و اینکه تنها باید کاری را انجام دهم، کاری نمی‌کردم.

وقتی از نظر جسمی شرایط خوبی نداشتم، سعی می‌کردم کمی به خودم استراحت دهم. وقتی خیلی خوشحال نبودم یا وضعیت احساسی مناسبی نداشتم، سعی می‌کردم به سراغ انجام کارهایی بروم که باعث خوشحالی‌ام می‌شوند. مانند وقت گذرانی با خانواده.

باید کاری پیدا می‌کردم که به من احساس لذت و شادی بدهد. این روش خیلی شادی آورتر بود تا اینکه به سراغ کاری بروم که از آن لذت نمی‌بردم. بدین صورت وقت بیشتری را به بهبود خود و وقت گذرانی با خانواده‌ام اختصاص می‌دادم و از نظر جسمی، روحی و ذهنی وضعیت خوبی داشتم.

باز هم می‌خواهید جلوتر بروید؟

قطعاً ممکن است. با تکنیک پومودورو، کار و زندگی برای من دستخوش تغییر شده است.

پیشنهاد عالی: از همین امروز تکنیک پومودورو را شروع کنید. 25 دقیقه روی یک فعالیت تمرکز فوق‌العاده داشته باشید و 5 دقیقه به خودتان استراحت دهید. با یک پومودورو شروع کنید و کم‌کم بالا بروید.

منبع: fastcompany