چه کارآفرین باشید، چه کارمند یک شرکت کوچک یا پدر فرزندانی که باید تمام‌وقت مراقب آنها باشید، درهرصورت، همانند تمام افراد محدودیت زمانی دارید. شاید مسئولیت‌هایی روی دوشتان باشد که باید انجامشان دهید، پس لازم است زمان خود را به‌طور کارآمدی مدیریت کنید تا به موفقیت برسید. با یوکن همراه باشید.
اغلب افراد طیف گسترده‌ای از مسئولیت‌ها را به عهده دارند که باید به انجام برسانند، برای مثال همه‌ی ما با چالش های مشابهی مواجه هستیم و به همین خاطر باید زمان خود را مدیریت کنیم. در این مقاله قصد داریم شما را با 10 نکته طلایی برای مدیریت زمان آشنا کنیم.
خیلی‌ها برای کسب مهارت مدیریت زمان تلاش زیادی می‌کنند، زیرا یک دلیل مهم پشت تلاش‌هایشان وجود دارد. معمولاً از درک تمایز بین زمان ساعتی و زمان واقعی ناتوان هستیم، اما حقیقت این است که زمان ساعتی مربوط به ساعت‌ها، دقیقه‌ها و ثانیه‌های هر روز است و زمان واقعی یک مسئله نسبی است و می‌تواند با توجه به کاری که باید انجام دهید و تفکر شما درمورد نحوه‌ی انجام آن متفاوت باشد.
درک این مسئله، در مدیریت مؤثر زمان کمک می‌کند، همچنین در نتیجه‌ی آن می‌توانید بهره وری و بازدهی بیشتری هم داشته باشید. در ادامه نکاتی را بیان کردیم که باید در کسب مهارت مدیریت زمان به کار بگیرید تا بدین ترتیب بتوانید از تمام روز خود نهایت بهره را ببرید.
1. داشتن الگوی مناسب خواب
کلید بازدهی هر روز، از شب قبل آغاز می‌شود. الگوی مناسب خواب کیفیت روز شما را تعیین می‌کند. به عقیده‌ی دکتر استفانی سیلبرمان، روانشناس بالینی، بهترین راه‌حل برای رسیدن به الگوی خواب مناسب، تغییر چرخه‌ی خواب در روند افزایش‌های پی‌درپی 15 دقیقه‌ای است تا درنهایت بتوان به یک ساعت ایده آل رسید و راحت‌تر هم آن را پایدار نگه داشت. پس اگر می‌خواهید کمی زودتر از خواب بیدار شوید و احساس خستگی و خواب‌آلودگی هم نداشته باشید، باید در بازه‌ی 3 تا 4 روزه هر روز 15 دقیقه زودتر از رختخواب بلند شوید تا بدنتان بدون هیچ مشکلی با الگوی خواب موردنظرتان سازگار شود. می‌توانید این چرخه را مدام تکرار کنید تا به بهترین الگوی خواب برسید و هر روز در زمان مناسبی بیدار شوید.
2. وظایفی را که از نظر فیزیکی نزدیک هم هستند زودتر انجام دهید
وقتی از خواب بیدار شدید و روز جدیدی را شروع کردید، مسئولیت‌هایی که از نظر فیزیکی نزدیک به هم هستند را در اولویت قرار دهید و با این کار در زمان خود به‌طور قابل‌توجهی صرفه‌جویی کنید. برای مثال، اگر صبحانه را در آشپزخانه آماده می‌کنید، وظایف دیگری که در آشپزخانه دارید هم انجام دهید و بعد به سراغ دیگر کارهای خود بروید. اگر این توانایی را دارید که حجم زیادی از وظایف را در یک موقعیت مکانی ثابت و در زمان مشخصی انجام دهید، به جای اینکه از جایی به جای دیگر بروید و دوباره به همان نقطه اول برگردید، برنامه‌ی زمان‌بندی شده‌ی بهتری ترتیب دهید که روی انجام اهداف تان متمرکز باشد. هرچند این کار نیازمند تغییر در نگرشتان است، اما مطمئن باشید بهره‌وری‌تان به‌طور چشمگیری افزایش پیدا می‌کند.
3. در انتخاب وظایف خود دقت کنید
اغلب انجام چند کار همزمان معیاری برای بهره‌وری بالا لحاظ می‌شود، اما در بیشتر مواقع بیش‌ازحد جاه‌طلب هستید و می‌خواهید به جای کمیت، از کیفیت کار خود کم کنید. درصورتی‌که چند کار را همزمان باهم انجام می‌دهید، در انتخاب وظایف خود بیشتر دقت کنید تا بتوانید توازن خوبی بین دست‌یابی به اهداف و استاندارد بالای خروجی کارهایتان به وجود آورید. اگر برای رفتن به محل کار از وسایل نقلیه‌ی عمومی استفاده می‌کنید، می‌توانید وقت بیشتری به انجام وظایف خود اختصاص دهید تا اینکه در پایان ساعت کاری قبل از سوار شدن به خودروی خود و رفتن به خانه مجبور شوید با سرعت ایمیل‌ها را نگاهی بیندازید. افراد حرفه‌ای قادرند 10 درصد از کارهای روزانه‌ی خود را در مسیر رفت‌وآمد به محل کارشان انجام دهند، پس رفت‌وآمدهای تکراری زمان خوبی برای ایجاد بهره‌وری در طول این زمان اضافی فراهم می‌کند.
4. ناهار سالمی نوش جان کنید
غذایی که در طول ساعت کاری می‌خورید، چه میان وعده‌ای مختصر باشد چه ناهاری مفصل، اهمیت زیادی روی بهره‌وری شما دارد. وقتی کارهای زیادی برای انجام داریم، عادت‌های غذایی به‌آسانی نادیده گرفته می‌شوند زیرا در این مواقع بیشتر تمایل داریم تغذیه قندی یا ناهار فست فودی بخوریم تا به‌سرعت بمبی از انرژی در بدنمان فراهم شود. باید به این اطمینان برسید که وعده‌ی ناهار را به‌طور صحیحی مصرف کرده‌اید. اگر بخواهید در طول روز کاری خود پربازده باشید، در وعده‌ی ناهار به 400 تا 600 کالری نیاز خواهید داشت و بهترین پیشنهاد غذاهایی با کربوهیدرات پایین و فیبر بالاست مانند نان سبوس‌دار، میوه و سبزیجات. اگر به میان وعده‌ای در ساعات بعدازظهر نیاز پیدا کردید، به سراغ غذاهایی بروید که انرژی خود را آهسته آزاد می‌کنند مانند موز یا آووکادو.
5. بعد از صرف ناهار، یک چُرت 20 دقیقه‌ای بزنید
می‌گویند مارگارت تاچر، نخست‌وزیر مشهور انگلیسی، در پرمشغله‌ترین دوران صدارت خود برای حفظ کنترلش بر دولت در طول ساعات کاری چرت می‌زد. تاچر به‌جای اینکه 6 تا 8 ساعت خواب بدون وقفه داشته باشد، چرت‌های 20 دقیقه‌ای منظمی می‌زد تا کمبود خواب خود را جبران کرده و مغزش را مجدداً شارژ کند. یکی از بهترین راه‌هایی که هشیاری را زیاد و عملکرد فرد را بهبود می‌دهد، چرت 20 دقیقه‌ای انرژی‌زا بعد از صرف ناهار است. با استفاده از این تکنیک و بدون نیاز به مصرف محرک‌های مصنوعی مانند کافئین می‌توانید بهره‌وری خود را در طول روز افزایش دهید.
6. هنگام کار با کامپیوتر یا در زمان تمرکز، استراحت‌های کوتاهی به خود بدهید
شاید با گذشت روز احساس کنید کج‌خلق شده یا هیچ تمرکزی برای ادامه‌ی کار ندارید. این مسئله به خاطر مطالعه، رانندگی یا چشم دوختن به صفحه‌ی کامپیوتر است که می‌تواند باعث خستگی شدید چشم شود و درنهایت هیچ ثمره‌ای جز حساسیت نوری، گردن درد، کتف درد و کمردرد طولانی‌مدت ندارد. شاید این تکنیک در کوتاه‌مدت از انجام مؤثر وظایفتان ممانعت کند، پس هر وقت که توانستید استراحت‌های کوتاهِ منظم به خود بدهید. کارمندانی که ساعات زیادی به نمایشگر رایانه خیره می‌شوند، در 50 تا 90 درصد موارد دچار خستگی چشم می‌شوند، پس لازم است محیط کار خود را طوری تنظیم کنید که نمایشگر حداقل 50 سانتی‌متر با چشمانتان فاصله داشته باشد.
7. نتیجه‌ی کار را در ذهنتان مجسم کنید و روی دست‌یابی به اهداف متمرکز بمانید
هرچقدر به‌پایان روز کاری نزدیک‌تر می‌شویم، انجام وظایف و پروژه‌ها سخت‌تر می‌شود. نبود تمرکز همیشه به خاطر خستگی ذهنی نیست، بلکه عوامل حواس پرتی زیادی در پیرامون ما وجود دارد که از ما می‌خواهند توجهمان را به چیزهای دیگری جلب کنیم. به عقیده‌ی دیوید راک، مؤسس انجمن Neuro Leadership، مغز انسان نسبت به حواس‌پرتی تنظیم‌شده و به‌طور توقف‌ناپذیری نسبت به حواس‌پرتی واکنش نشان می‌دهد. با توجه به این نکته می‌توانید تا جای ممکن روی انجام یک هدف خاص متمرکز بمانید، همان‌طور که تجسم نتیجه‌ی کار و رضایت خاطری که این نتیجه به دنبال دارد شما را در دست‌یابی به اهدافتان کمک می‌کند.
8. از فناوری برای افزایش بهره‌وری در شب استفاده کنید
پیشرفت فناوری برای کارمندان هم مفید بوده و موجب ابتکاراتی شده که به بهره‌وری شما کمک می‌کنند و مدیریت زمان را تسهیل می‌بخشند. اگر صاحب کسب‌وکاری هستید که تمام‌وقت از ساعت 9 صبح تا 5 بعدازظهر فعالیت دارید و بعدازاینکه به خانه برمی‌گردید هم مجبورید نقش مدیر وبلاگ را ایفا کنید، می‌توانید از بین مجموعه‌ی وسیعی از سایت‌های میزبان وردپرسی انتخاب کنید تا هم محتوایتان را امن نگه‌دارید و هم از پلاگین ها و تم‌های جدید بهره‌مند شوید. با جستجو در بین دستاوردهای برتر فناوری و به‌کارگیری آنها در برنامه‌ی روزانه خود می‌توانید چند کار را به‌طور همزمان پیش ببرید و به‌طور قابل‌توجهی در وقت خود صرفه‌جویی کنید.
9. شب‌ها فعال بمانید و ورزش کنید
باوجود مشغله‌ی فراوان و وظایف زیادی که در طول روز دارید، باید کمی از وقتتان را به استراحت و تمدد اعصاب اختصاص دهید و کارهای شخصی روزانه‌ی خود را دنبال کنید. این زمان فرصت مناسبی برای ورزش است، زیرا گفته می‌شود اگر ورزش‌های قلبی-عروقی در شب انجام شوند، سبب بهبود عملکرد فیزیکی بدنتان می‌شود و باعث می‌شود حالت روانی هشیارتری داشته باشید و از خوردن غذای مختصر و از دست دادن تمرکز لازم برای وظایف دیگری که قبل از رفتن به رختخواب باید انجام دهید، اجتناب می‌کند. ورزش عصرگاهی کمتر از ورزش‌های صبحگاهی باعجله انجام می‌شوند و همین مسئله سبب می‌شود بتوانید نهایت استفاده را از برنامه‌ی خود ببرید و از رژیم غذایی بهتری در دوره‌ی زمانی مشخص بهره‌مند شوید.
10. آهنگ بیدارباش آرامی برای خود انتخاب کنید
کسانی که نمی‌توانند سر موقع از رختخواب بلند شوند، معمولاً بلندترین و ناخوشایندترین آهنگ هشدار را برای بیداری خود انتخاب می‌کنند. این کار هیچ ضرورتی ندارد. باید بدانید که بیدار شدن ناگهانی از خواب تأثیر کمی روی بهبود سطح هوشیاری روانی یا اشتیاق برای شروع روز جدید دارد. به‌جای آن می‌توانید به ریتم ساعت طبیعی بدن خود یا نشانه‌های طبیعی برای بیداری بهتر و آرام‌تر تکیه کنید، مانند صدای آرامش‌بخش باران در جنگل یا نور بیدارباشی که به‌تدریج بیشتر می‌شود و اتاق را روشن می‌کند.
منبع: lifehack
