در حال حاضر، دورکاری (ریموت یا کار کردن از داخل خانه)، از هر زمان دیگری فراگیرتر شده است. در واقع در تمام اداره‌های سرتاسر دنیا، به یک الزام تبدیل شده است. در نتیجه، ما با هزاران لیدر و مدیر تیم روبرو هستیم که ناگهان به خودشان آمده‌اند و متوجه شدند در حال هدایت و مدیریت یک تیم دورکار و ریموت هستند. صادقانه بگویم، این کمی ترسناک است، مخصوصاً اگر اولین باری باشد که مجبور به دورکاری باشید و از قبل هیچ آمادگی برای آن نداشته باشید.
اگر شما هم جزو این افراد هستید، نکات لیست زیر می‌تواند شما و تیم‌تان را در مسیر رسیدن به موفقیت همیاری کند:
1. سعی کنید هرروز فعالیت‌های تیم‌تان را نظارت کنید
هر زمان که امکانش وجود دارد، تک به تک و لزوماً از طریق تماس تصویری با آن‌ها در ارتباط باشید و جویای گزارش کار یا مشکلاتی که دارند بشوید. تماس تلفنی، ایمیل و اسلک (Slack) فقط کارها را به تعویق می‌اندازند. افراد تیم نیاز دارند که شما را ببینند و همچنین شما هم نیاز دارید که آن‌ها را ببینید. خبر خوب این است که سرویس‌هایی مانند زوم (Zoom) و سرویس هنگ‌اوت گوگل تیم (Google’s Team Hangout) این کار را به نسبت آسان‌تر می‌کند. در ابتدا، باید این کار را هرروز تکرار کنید. در اینجا هدف خیلی ساده است: دستور کار را تعیین کنید و منابع و بازخوردهای مورد نیاز اعضای تیم را در اختیار آن‌ها قرار دهید.
2. بیشتر با اعضا در ارتباط باشید
حتما شما هم تا الان متوجه شده‌اید که در این روزها بهتر است که هر روز با افراد تیم خود در ارتباط باشید. یکی از دشوارترین مسائل مربوط به کار کردن از خانه این است که اگر همیشه عادت به کار در اداره و شرکت و درکل در جای شلوغ داشته باشید، کار کردن در تنهایی و انزوا به مراتب روز به روز سخت‌تر می‌شود. یه ویژه زمانی این موضوع به واقعیت تبدیل می‌شود که خیلی از افراد از عمد با افراد دیگر فاصله می‌گیرند.
3. از تکنولوژی استفاده بهینه کنید
وظیفه شما به عنوان یک مدیر این است که افراد تیم خود را تا جایی که می‌توانید با هم در ارتباط نگه دارید. در این مورد ایمیل و پیام‌های متنی یک راه حل کوتاه مدت محسوب می‌شود، اما ابزارهایی مانند اسلک (Slack) و مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) برای همکاری و تعامل داشتن بسیار بهترند. همچنین برخی از این ابزارهای تعاملی در حال حاضر رایگان ارائه می‌شوند.
4. انتظاراتی که از نیروهای خود دارید را مدیریت کنید
برای هر کدام از افراد تیم خود هدفی را مشخص کنید و به آن‌ها در راه رسیدن به آن هدف مشخص کمک کنید. بهتر است این را بدانید که این نکته برای شما به عنوان یک مدیر در هر شرایطی واجب و کارآمد است. به تک تک افراد تیم خود، هدفی که باید به آن برسند و دلیل انجام دادن کارها را توضیح دهید و آن‌ها را در راه رسیدن به آن هدف کمک کنید تا اهمیت و ضرورت موفق شدن در کارهای خود را درک کنند.
این به معنای آن است که برای هر یک از وظایف و اهداف تک تک نیروهای خود باید محدودیت زمانی و محدوده‌ی خاصی تعریف کنید و آن‌ها را ملزم به پیروی از همان قوانین کنید. در غیراینصورت، اگر چندین هفته گذشت و هیچ خبری از نیروهایتان نشد، متعجب نشوید. این موضوع ما را به نکته‌ی بعدی می‌رساند.
5. تمرکز خود را روی نتایج بگذارید، نه فعالیت‌ها
مدیریت همه‌ی جنبه‌های کاری که توسط یک تیم دورکار انجام می‌شود امکان‌پذیر نیست. البته لازم به ذکر است که تقریبا تمام جنبه‌های کاری هیچ کدام از تیم‌هایی را که مدیریت می‌کنید را نمی‌توانید مدیریت کنید، مخصوصاً اگر تیم شما در نقاط مختلفی پخش شده باشند. به جای اینکه روی مدت زمان کاری آن‌ها تمرکز کنید، باید روی نتایجی که از هر کدام از نیروهای خود میگیرید تمرکز کنید و افراد را برحسب آن ارزیابی کنید.
6. منابع مورد نیاز را به تیم خود بدهید
از این که افراد تیم شما منابع لازم برای به ثمر رساندن کارها را دارند، اطمینان لازم را حاصل کنید. اگر به صورت ناگهانی تیم شما دورکار شدند، پس به احتمال زیاد نیاز آن‌ها به ابزارهایی مانند لپ‌تاپ، موبایل، نرم‌افزارهای مورد نیاز و اینترنت پرسرعت نیز حتمی خواهد بود. این که پیش خود تصور کنید که همه‌ی افراد تیم شما این ابزارها را دارند کاملاً غلط است و وظیفه‌ی شما به عنوان مدیر این است که قبل از هرچیزی از این مسئله مطمئن شوید.
7. انعطاف‌‌پذیر باشید
شما باید این را بدانید که در این شرایط کنونی، برای اعضای تیم‌تان خیلی سخت می‌گذرد. این بهانه‌ای برای تحویل ندادن کارها نیست، بلکه نتیجه‌بحش بودن و پربار بودن کارها باید معنای تازه‌ای داشته باشد. نباید از اعضای تیم انتظار داشته باشید که دقیقا 8 ساعت بی‌وقفه برای شما کار کنند. ساعت‌ها منظم کاری برای بسیاری از افراد در این وضعیت تغییر کرده است. به جای اینکه به ساعت‌های مخصوص پایبند باشید، تمرکز خود را روی نتیجه بگذارید و از افراد بخواهید که بدون توجه به ساعت نتایج دلخواه را طبق برنامه‌ی مقرر تحویل دهند. این برای افراد تیم شما در دراز مدت مفید خواهد بود.
منبع: inc
