کریستین ترودلا (Christine Trodella) از وورک‌پلیس فیسبوک خاطر نشان کرد که وقتی نمی‌شود پیش‌بینی کرد تا سال بعد، ماه بعد، هفته یا روزهای بعد چه اتفاقی انتظار ما را می‌کشد، کارمندان دورکار نمی‌توانند و نمی‌شود که به صورت حضوری مشغول به کار شوند. پس شرکت‌ها باید خودشان را با این وضعیت وقف بدهند و در محیط رقابتی با دیگر شرکت‌ها باقی بمانند.
قدمت کارمندان دورکار، به قدمت پیدایش اینترنت بازمی‌گردد. برای این که بدانیم چطور باید کارمندانی که حضور فیزیکی در سازمان ندارند را مدیریت کنیم، نزدیک به دو دهه زمان داشتیم تا آن را یاد بگیریم.
اما همانطور که این روند افزایش پیدا می‌کند، ما کمتر شاهد مدیریت کارآمد کارمندانی هستیم که به صورت دورکار مشغول به کارند و این خود به معنی رابطه هم‌زیستی بین شرکت و کارمندان دورکاری که از خانه کارهای شرکت را انجام می‌دهند است. این خیلی پیچیده‌تر از آن است که حتی فکرش را بکنید. با یوکن همراه باشید تا راه حل هایی ارائه کنیم.
در حققیت منحنی یادگیری خیلی کندتر از آن پیش رفت که ما انتظارش را داشتیم و این افراد کارمند دورکار نیز مشخصاً بسیاری از توانایی‌ها و نیازهایشان نادیده گرفته شد.
در یک نظرسنجی که به تازگی از دو هزار کارمند خط مقدم و دو هزار مدیر در امریکا و انگلیس انجام شد، نشانگر یک قطع ارتباط بین کارکنان در خط مقدم و رهبران کسب و کار آنها بود. در واقع از این تعداد حدود 90 درصد از کارکنان حس تعامل و ارتباط با همکاران خود به صورت مستقیم داشتند و کمتر از 15 درصد آنها فقط حس تعامل با رئیس خود را داشتند.
از آن بدتر این است که فقط 3 درصد از این افراد احساس همبستگی و تعامل با مدیران اجرایی خود داشتند. این قطعی ارتباط بین افراد به ضرر سازمان است. کمتر از نیمی از کارکنان می‌گویند که با اعضای تیم ارشد خود ایده رد و بدل می‌کنند و بیش از نیمی از آنها حس می‌کنند صدای آنها شنیده نمی‌شود. این روند در آخر منجر به پیدایش محیطی می‌شود که طی آن هیچ پیشنهادی مطرح نمی‌شود و ایده‌های نوآورانه‌ای گفته نمی‌شود.
این اعداد نشانگر مسائل مهمی در ذهن ما هستند. آیا شما هم در خطر از دست دادن کارمندان دورکار فوق‌العاده و بااستعداد خود هستید؟ و نمی‌توانید نظرات عالی آنها را به کار گیرید؟ آیا نمی‌دانید چطور این افراد را مدیریت کنید و آنها را در سازمان نگه دارید؟ مخصوصاً حالا که معلوم نیست تا چه مدت کارمندان باید به صورت غیرحضوری کار کنند. (همانطور که همه ما می‌دانیم در حال حاضر کوید-19 در حال تاثیرگذاری بر تمام تجارت ها و کسب‌و‌کارها در سرتاسر دنیا است.)
در بحبوحه بحران، یا زمانی که کسی در خانه کنار خانواده‌اش است و بیمار است و غیره، شاید لازم باشد افراد رویکرد منعطف‌تری را در پیش بگیرند. برای این که بهتر بتوان به مسائل خانوادگی در این موارد رسیدگی کرد و در مجموع به همه کارهای خود برسیم، سعی کنید چند باری با افراد تیم خود ارتباط برقرار کنید و از آنها خبر بگیرید تا نیازهای آنها را بتوانید بهتر درک کنید.
1. آشناسازی، تعلیم و مدیریت کارکنان دورکار
یک کارمند حضوری، وقتی که برای اولین بار وارد مجموعه‌ای می‌شود، معارفه صورت می‌گیرد، تجهیزات جدید و اولین و مهمترین ناهارش را در شرکت می‌خورد. اما اولین روز برای کارمندان دورکار بسیار متفاوت‌تر است.
فقط به این علت که کارمند شما دورکار است و میزی برای کار ندارد، به این معنی نیست که نباید جلسه معارفه و کارآموزی و تمرین، مانند بقیه افراد تیم‌تان داشته باشد. نامه‌ای به عنوان خوشامدگویی برای کارمند خود بفرستید و تجهیزات لازم (ترجیحاً کاربردی‌ترین‌ها) را به همراه آن قرار دهید که شامل برنامه‌ای معین برای کارآموزی و تمرین و همینطور دستورالعمل‌های معارفه باشد (برای مثال اطلاعات مربوط به ورود به حساب‌های کاربری مربوط به سازمان).
همچنین کتابچه و راهنمای مربوط به کار هم شامل آن شود. منتوری برای کار خود به کارمندان معرفی کنید تا در زمان نیاز به او برای مشورت و کمک گرفتن رجوع کنند. از آن گذشته، از تمام تجهیزات و امکانات در دسترس خود می‌توانید استفاده کنید، مثلاً می‌توانید باتی بسازید که به صورت خودکار هر ماه عملکرد کارمندان شما را ارزیابی کند یا می‌توانید امکان چت مستقیم را فعال کنید تا به صورت ماهانه بازخوردهای فردی هر یک از کارمندان را دریافت کنید.
می‌توانید در این مدت کسبوکار خود را از مزایای فناوری‌های جدیدی مثل واقعیت مجازی و هوش مصنوعی و بقیه موارد برخوردار کنید. ما باید بستر را برای ایده‌های خلاق و نوآورانه افراد آماده کنیم و با فراهم کردن امکان ارتباط مستقیم با افراد، از نظرات آنها به نفع سازمان برخوردار شویم.
مدیران کارکنان غیرمتمرکز و دورکار، از همان ابتدا باید در مورد عملکرد مسائل خیلی کوچک که تفاوت‌های بزرگی می‌آفرینند از کارکنان سازمان سوالاتی مانند بازخورد از شیوه و عملکرد جلساتی که برگزار می‌شود، بپرسند (برای مثال، آیا آنها ترجیح می‌دهند در ویدئوکنفرانس شرکت کنند یا این که به صورت تکی تکی با تیم‌های خودشان جلسه برگزار کنند؟).
یک سند «من چطور کار می‌کنم» تهیه کنید و از کارمندان خود بخواهید تا گزارشات مستقیم خود را در آن پر کنند. با این کار، هر اطلاعات مهمی که نیاز دارید را به دست می‌آورید و این نشان‌دهنده آن است که شما فردی با ذکاوت و تدبیر هستید و ترجیح می‌دهید مطابق با نیازهای افراد کارهای خود را پیش ببرید.
همچنین این خیلی اهمیت دارد که به صورت منظم ویژگی‌های آن سند را تغییر دهید و با افراد ارتباط برقرار کنید. وقتی افراد تیم از هم دور می‌افتند، خیلی اهمیت دارد که بدانید آیا دانش کافی و لازم برای رسیدن به اهداف مقدر شده برای سازمان را دارند یا خیر. پس باید با ارتباط برقرار کردن با آنها، متوجه این موضوع شوید.
همچنین مدیران باید لیستی از منابع مورد نیاز و مفید برای کارمندان خود تهیه کنند، خواه چه بروز رسانی برای سازمان باشد، خواه منابع مورد نیاز فنی برای بخش IT. حتماً از این که ابزارهای مورد نیاز افراد، روی موبایل‌هایشان قابل دسترس است، اطمینان حاصل کنید. سعی کنید تمامی امکانات لازم برای کارمندان شما در خانه به راحتی فراهم باشد.
2. فعالیت کارمندان خود را در زمانی که دورکاری می‌کنند مورد تشویق قرار دهید
برای افرادی که در اداره حضور ندارند، ضرب‌المثل «از دل برود هر آن که از دیده رود» خیلی صادق است. به سادگی افرادی که دورکاری می‌کنند، احساس می‌کنند که به آنها توجهی نمی‌شود و صدای آنها شنیده نمی‌شود و از طرفی دیگر هم نمی‌شود با افرادی که حضور فیزیکی ندارند، همکاری درستی داشت.
خیلی آشکار است که درست کردن این عدم ارتباط و همکاری را می‌توان با کمی سرمایه‌گذاری در ابزار مناسب برای آن تقویت کرد. اما همان نظرسنجی نشان می‌دهد که در حالی که 95درصد رهبران کسبوکار ارزش ابزارهای همگام‌سازی و تعامل را درک می‌کنند، فقط 56درصد آنها این را عملی کرده‌اند.
اگر سازمان شما به اندازه کافی در مورد تصمیم به دورکار شدن کارمندان خودش مصمم باشد، باید در بهترین تکنولوژی‌هایی که منجر به تعامل افراد می‌شود سرمایه گذاری کند تا مطمئن شوند که این ابزارها فقط توصیه نمی‌شوند بلکه از آنها به درستی استفاده می‌شود تا در همه شرایط و همه کارمندان، چه دورکارها و چه مدیران، تعاملات آنها به طور مساوی دیده و شنیده شود.
خب چرا این فرایند را تبدیل به یک پروسه جالب برای نیروهای خود در زمانی که متمرکز نیستند، نکنیم؟ شاید بهتر باشد روزی را به افراد شرکت خود اختصاص دهیم تا برای تیم منابع انسانی عکس‌هایی از جاهایی که در خانه کارهای مربوط به شرکت را انجام می‌دهند و روش‌های مختلف انجام آن را برای فروم شرکت بفرستند و آنها نیز منتشرش کنند تا افراد دیگر هم آن را ببینند و با هم به اشتراک بگذارند.
علاوه بر این کارکنان دورکار هم باید در جلسات همگانی که توسط مدیرعامل شرکت میزبانی می‌شود شرکت کنند و جلسات پرسش و پاسخی را به صورت ویدئو کنفرانس ارائه دهند که بتوان آنها را به صورت زنده دید یا ذخیره کرد تا بعداً بشود در موقعیت درست باز هم آن را تماشا کرد.
3. عادت کردن به محیط‌های در حال تغییر و فرهنگ شغل
همانطور که سازمان‌ها به سمت جهانی‌تر شدن می‌روند و به طور افزاینده‌ای به سمت پیشرفت حرکت می‌کنند، نیاز رهبران به ساخت، اندازه‌گیری و حفظ فرهنگ سازمان بیشتر می‌شود. تکنولوژی کلید اصلی ساخت یک فرهنگ باز و واضح است. در نهایت وقتی شما با افراد ارتباط برقرار می‌کنید و به آنها دسترسی به اطلاعات را می‌دهید، می‌توانید فرهنگ را عوض کنید و کسبوکار خود را نیز منتقل کنید.
کار کردن در خانه می‌تواند منزوی کننده باشد و این اصلاً دور از انتظار نیست که کار از داخل خانه می‌تواند افراد را منزوی کند، پس انتخاب تکنولوژی که بتواند علاوه بر تعامل بین افراد، به آنها حسی را منتقل کند که انگار به صورت فیزیکی در آن جا حضور دارند خیلی ضروری است.
با این حال، تکنولوژی فقط یک بخش تاثیرگذار از آن است. این افراد هستند که بیشترین تاثیرگذاری را دارند. اگر اهداف و ماموریت خود در سازمان را به وضوح در وبسایت خود قرار داده‌اید، برای این که آن را به کارکنان دورکار خود هم یادآور شوید، یک خلاقیت به خرج دهید. برای مثال، آن را روی تقویم، ماگ، دفترچه یادداشت و غیره نیز چاپ کنید. کارکنان دورکار فقط به دنبال ارتباط با یکدیگر نیستند، برخی اوقات باید اهداف و وظایف آنها در سازمان نیز برایشان یادآوری شود.
4. کمک به تغییر نگرش مدیران در مورد سازمان‌های غیرمتمرکز/ دورکار
مدیران، دستیاران اجرایی و رهبران عالی رتبه باید این را بدانند که در کدام بخش استعداد نیروهایشان بیشتر شکوفا می‌شود و ممکن است گاهی آن کارکنان نتوانند در محل کار حضور داشته باشند و یا دفتری برای کار داشته باشند. چون همانطور که دنیا در حال تغییر است، این که از قبل محتاطانه عمل کنیم و برای اتفاقاتی که از قبل مشخص نیستند آمادگی داشته باشیم، تبدیل به یک الزام شده است تا برای شرایط غیرقابل پیش‌بینی آمادگی لازم را داشته باشید.
این گاهی اوقات به این معنی است که شما می‌توانید کارکنانی که بیشترین بازده را در زمینه‌های مختلف سازمان شما می‌توانند داشته باشند را پیدا کنید و برای تحقق اهداف سازمانی خود، با آنها از خانه‌هایشان همکاری داشته باشید. رهبران مجموعه نیز باید این را بپذیرند و از این که کارمندانشان اطلاع داشته باشند که اهمیت حفظ کیفیت کاری‌شان از محلی که در آن قرار دارند بیشتر است، به خوبی اطمینان حاصل کنند. وقتی رهبر یک سازمان باشید و آن را بر حسب کیفیت پیش ببرید، در آخر کارکنانی خواهید داشت که تبدیل به همکاران عالی در راستای تحقق اهداف سازمان خواهند شد.
وقتی جلسات سالانه‌ای برگزار می‌شود، کارکنان دورکار و غیرمتمرکز نیز باید در آن حضور داشته باشند. اگر روزی به هر دلیلی، هرکدام از اعضای شرکت نتوانستند در تعطیلاتی که برای اعضا در نظر میگیرید حضور داشته باشند، برای آنها هدیه‌ای بفرستید تا خوشحال شوند (در این مواقع فرستادن کوکی هم معجزه می‌کند). این را به خاطر بسپارید که تمامی مزایایی که برای یک کارمند درون سازمانی و حضوری وجود دارد، باید برای کارکنان غیرمتمرکز و دورکار نیز در نظر گرفته شود.
وقتی کار به جایی می‌رسد که یک سازمان غیرمتمرکز داریم، فواید آن اهمیت بیشتری از چالش‌های پیدا می‌کند. ترفند انجام این کار این است که برای آن استراتژی مشخصی در نظر بگیرید و از اینکه تیم رهبری‌تان برای مدیریت گزارش‌های عملکرد خود چه در کار حضوری و چه غیر حضوری ابزار لازم را داشته باشد. علاوه بر این باید سعی کنید ذهنیت سازمان را در مورد این که تیم‌های مشغول به کار در آن فقط محدود به داخل سازمان نیستند، عوض کنید.
رهبران و مدیران سازمان همچنین باید این را بدانند که باید بازخوردهای مختلف را از افراد تیم و کارکنان خود دریافت کنند. این به معنای آن است که اداراتی که در حال کار با آنها هستند باید بدانند که چطور با افراد با شفافیت تمام کار کنند تا بازخوردی از اهداف به حقیقت پیوسته سازمان در مورد محیطی که متحد شده و پر از تعامل و پشتیبانی است کار کنند.
از آن‌جایی که دنیا همیشه در حال تغییر است و ما نمی‌دانیم تا چند سال، چند ماه، چند هفته و چند روز دیگر چه اتفاقی خواهد افتاد، سازمان‌ها هم باید بدانند که کارکنان دورکار همیشه حضور دارند و برای این که شرکت‌های مختلف در محیط رقابتی خود باقی بمانند، بهتر است که با این شرایط سازگار شوند. خوشبختانه نقش تیم‌های رهبری در این جا تبدیل به تجهیز کردن مدیران خود به ابزاری که به آنها فرصت شنیده شدن، جمع‌آوری بازخورد، جشن گرفتن پیروزی‌ها و دستاوردها را در سطح جهانی می‌دهد.
منبع: fastcompany
