در دنیای امروز، ارتباطات به جزء مهمی از زندگی‌مان تبدیل شده است. تفاوتی ندارد بین جمع سخنرانی می‌کنید یا به کار نوشتن در فضای مجازی مشغول هستید، در هر صورت مهارت برقراری ارتباط در هر شغلی لازم است؛ اگر می‌خواهید بدانید آیا به اندازه‌ی کافی از مهارت‌های ارتباطی برخوردارید یا نه با یوکن همراه شوید.
در این مقاله قصد داریم راه‌حل‌هایی برای شناسایی سطح ارتباطی هر فرد ارائه دهیم. این راه‌حل‌ها را بررسی کنید. اگر مهارت‌های ارتباطی مناسبی دارید، به خودتان افتخار کنید. در غیر این صورت هم لازم نیست نگران باشید چون برای رفع مشکلات ارتباطی راه‌حل‌هایی وجود دارد.
اکنون لازم است این 17 سوال از خود بپرسید.
1. پیام شما چیست؟
در دنیای امروز تمام افراد می‌توانند در کسری از ثانیه، بمباران اطلاعاتی شوند. پس چگونه می‌خواهید ارتباطات مناسبی برقرار کنید و پیام و منظور خود را انتقال دهید؟ پیام شما ممکن است حاوی طیف گسترده‌ای از چیزهای مختلف باشد: از پیامی که شرکت و برند کاری‌تان به دنبال انتقال آن است گرفته تا پیامی ساده در قالب ایمیل. اگر نتوانید پیام خود را به خوبی به مخاطب منتقل کنید، دچار دردسر خواهید شد.
2. آیا در داستانگویی مهارت دارید؟
برای بهبود وضعیت ارتباطی خود و انتقال پیام‌تان از داستانگویی کمک بگیرید. داستان‌ها سبب می‌شوند با دیگران رابطه‌ی عاطفی برقرار کنید و در حافظه‌ی آنها بمانید. پس برای اینکه پیام‌تان در ذهن مخاطب بنشیند، از داستان و خاطره برای انتقال پیام خود استفاده کنید.
3. آیا از اعداد استفاده می‌کنید؟
اگر در داستانگویی مهارت ندارید، از اعداد و ارقام استفاده کنید. استفاده از داده‌های مستند سبب می‌شود پیام‌تان ارزش بیشتری نزد مخاطب پیدا کند. برای اینکه این اطلاعات به درستی به مخاطب منتقل شود به دنبال راه‌‌حلهای مناسبی باشید.
4. جملات معلوم یا مجهول؟ به نظرتان کدام یک بهتر است؟
آیا با استفاده از جملات معلوم خود را قهرمان کارهای انجام شده نشان می‌دهید و حضورتان را به معرض نمایش می‌گذارید؟ برای مثال، به تفاوت این دو جمله توجه کنید: «مشکل امروز با راه حلی که به ذهنم رسید، حل شد؟» یا «امروز با راه‌حلی که به ذهنم رسید، مشکل را حل کردم». خودتان را جای طرف مقابل بگذارید، کدام جمله اثرگذاری بیشتری روی مخاطب دارد؟
5. آیا از اصلاحات موجود در حرفه‌تان استفاده می‌کنید؟
در هر شغل و حرفهای، اصطلاحاتی وجود دارد که افراد برای سهولت بیشتر از آنها استفاده می‌کنند. بد نیست از عبارات و کلمات خلاصه‌شده، در جلسات یا در انجام کاری خاص استفاده کنید، اما باید مراقب باشید سبب منحرف شدن ذهن مخاطب‌تان نشود.
6. کلیشه‌ها چه نقشی در ارتباطات‌تان دارند؟
تا جای ممکن، از کلیشه‌ها دوری کنید. کلیشه‌ها اثرگذاری ناچیزی دارند. وقتی مدام حرفهای تکراری می‌زنید که بارها شنیده شده‌اند، نباید انتظار داشته باشید مخاطب‌تان تمایلی به ادامه صحبت با شما نشان دهد. نمونه‌ی بارز حرفهای کلیشه‌ای، همین شعارهای تبلیغاتی هستند.
7. اهل درازگویی و بازی با کلمات هستید؟
بدون شک توجه به جزئیات و بسترسازی برای صحبت کردن خوب است، اما اگر خیلی با کلمات بازی کنید و بخواهید با کلمات عجیب و غریب حرف بزنید، مخاطب رغبتی به ارتباط با شما نخواهد داشت. در دنیای امروز، همه به دنبال شفافیت هستند. اگر فکر می‌کنید اهل درازگویی هستید، به سرعت به دنبال تغییر رویه باشید.
8. خیلی کم گوی و گزیده گوی هستید؟
پرهیز از طولانی سخن گفتن به معنای آن نیست که آنقدر مختصر و مفید حرف بزنید که در برخورد با کارمندان، مدیران، مشتریان و... معنا و مفهوم کلام‌تان از دست برود. بهتر است در برخورد با این افراد از جملات کامل و تعارفات مرسوم استفاده کنید.
9. آیا به شکل و ساختار جملات توجه دارید؟
اگر به دنبال انتقال پیامی کامل هستید و می‌خواهید آن را منعطف و قابل فهم کنید، در نوشته‌ی خود از نشانه‌گذاری‌ها و بخش‌بندی‌های مناسب استفاده کنید. پاراگراف‌ها و بخش‌بندی‌های مشخص به مخاطب کمک می‌کند راحت‌تر بخش‌های موردنیاز خود را پیدا کند. یکی از راه‌های شفاف‌سازی این است که از شماره‌گذاری برای بخش‌های مختلف استفاده کنید. مراجعه به مقالات و نوشته‌های مختلف در وب‌سایت‌ها و وبلاگ‌های دیگر هم می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.
10. بازخوانی را از یاد می‌برید؟
اگر زمان زیادی صرف نوشتن مطلبی کرده باشید، احتمالا بازخوانی برایتان سخت و طاقت‌فرساست. با وجود تمام سختی‌هایی که وجود دارد، باز هم نوشته‌تان را بازخوانی کنید. اجازه دهید 24 ساعت از نوشتن مطلب‌تان بگذرد و دوباره سراغ آن بروید و اقدام به بازخوانی و اصلاح مجدد کنید. اگر زمان زیادی در اختیار ندارید، حداقل نیم ساعت بعد از نوشتن مطلب، بازخوانی را شروع کنید.
11. به بازخوردها و واکنش‌ها توجه می‌کنید؟
بعد از اینکه مطلبی نوشتید، از افرادی که مورد قبول‌تان هستند، بخواهید نوشته‌تان را بخوانند و بازخورد خود را با شما در میان بگذارند. این کار به بهبود نوشتن و انتقال بهتر پیام‌تان کمک می‌کند.
12. به اندازه کافی رُک هستید؟
اگر در مورد مساله‌ای صحبت می‌کنید که کمی بحث‌برانگیز است، بهتر است رُک و راست حرف بزنید. بیهوده حاشیه نروید و مخاطب خود را به چالش نکشید. باید بدانید دیگران نمی‌دانند چه چیزی در سر شماست. پس کمی شفافیت داشته باشید و با رعایت ادب و احترام، صریح صحبت کنید.
13. از چه کانال ارتباطی استفاده می‌کنید؟
برای انتقال پیامی که در سر دارید، از کدام‌یک از رسانه‌های موجود استفاده می‌کنید؟ شبکه های اجتماعی ، ایمیل، تماس تلفنی، وبلاگ و...؟ استفاده از این گزینه‌ها به مخاطب شما بستگی دارد. معمولا برای انتقال پیام‌های سخت بهتر است به سراغ تماس تلفنی یا ملاقات حضوری بروید. قطعا این روش‌ها بهتر از ایمیل و شبکه‌های اجتماعی تاثیرگذار خواهد بود.
14. آیا سبک و سیاق‌تان را تغییر می‌دهید؟
لحن، زبان و سبک شما در ارتباطات مختلف متفاوت است. قطعا نمی‌توانید همان‌طور که در شبکه‌های اجتماعی صحبت می‌کنید یا با همکارتان حرف می‌زنید، با مدیرتان هم وارد ارتباط شوید. اگر نمی‌دانید سبک صحبت کردن‌تان در موقعیت‌های مختلف مناسب است یا نه از دوست یا همکارتان بخواهید به شما کمک کنند.
15. مخاطب خود را می‌شناسید؟
بدون اینکه مخاطب خود را بشناسید، نمی‌توانید با او ارتباط برقرار کنید. پس ابتدا باید مخاطب خود را بشناسید و بعد با او ارتباط برقرار کنید.
16. به نگرانی‌های مخاطب خود توجه می‌کنید؟
ابزارهایی چون گوگل آلِرت (google alerts) به شما کمک می‌کنند درباره‌ی دل‌مشغولی‌های کسانی که با آنها در ارتباط هستید، بیشتر بدانید. برای مثال، اگر مشتری‌تان به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره وری است، برای او مقالات و مطالبی در این زمینه ارسال کنید یا در ملاقات حضوری‌تان درمورد این موضوع صحبت کنید.
17. با مدیریت ارتباطات آشنایی دارید؟
وقتی به‌تازگی با کسی آشنا شده‌اید، نیاز نیست او را به خانه‌تان دعوت کنید یا خیلی سریع با او گرم بگیرید. اجازه دهید کمی از زمان آشنایی‌تان بگذرد و بعد ارتباطات خود را گسترش دهید. مدیریت ارتباطات تنها به روابط بین دو نفر محدود نمی‌شود. بلکه در شبکه‌های اجتماعی و فضای مجازی هم ارسال به موقع محتوا نشان از مهارت شما در مدیریت روابط دارد.
منبع: themuse
