گاهی اوقات به نظر می رسد تعداد وظایفی که در لیست کارهای روزانه ی ما قرار دارد، به اندازه ایست که شاید هرگز نتوانیم آنها را به سرانجام برسانیم. به همین دلیل است که این لیست بزرگ از "ترفندهای بازدهی بالا"، برای کارآفرینان تهیه شده که می توانند با استفاده از آن، بهره وری خود را در دراز مدت افزایش دهند. این لیست در 5 دسته بندی مختلف قرار دارد:
- ترفندهای روتین، برای پیشرفت پروسه ی روزانه
- ترفندهای روانی و احساسی، برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
- ترفندهای برقراری ارتباط، برای افزایش تاثیر روابط
- ترفندهای تیمی، برای اینکه مطمئن شوید بهترین افراد با شما همکاری می کنند
- ترفندهای تحلیلی و پیشرفت، برای درک بهتر از نحوه ی کار کردن
در ادامه می توانید ترفندهای برقراری ارتباط، برای افزایش تاثیر روابط را در یوکن بخوانید و از آن ها لذت ببرید :
بخش سوم - ترفندهای برقراری ارتباط
53. جلسه یا ملاقات ها را در عرض 15 دقیقه تمام کنید.
تقریبا تمامی افراد به این نتیجه رسیده اند که جلسه های کوتاه تر، مفید تر هستند. با این روش، مجبور هستید که هرچه سریع تر به اصل مطلب بپردازید و زمان را هدر نمی دهید. تلاش کنید تا جلسه ها را در عرض 15 دقیقه و یا حداکثر 30 دقیقه تمام کنید.
54. دستور جلسه ی فعالانه اعلام کرده و تکالیفی را برای افراد در نظر بگیرید.
زمانی که وظیفه ی برگزاری یک جلسه به عهده ی شماست، باید از قبل برای آن برنامه ریزی کنید و تکالیف مختلفی را برای افراد حاضر در جلسه تعیین کنید.
55. تعداد شرکت کننده های حاضر در جلسه را کاهش دهید.
لازم نیست که تمامی افراد دپارتمان را به جلسه دعوت نیست. ایمیل اطلاع رسانی درباره ی جلسه را برای تمامی افراد ارسال نکنید و تنها مهم ترین افراد بخش را به جلسه دعوت کنید.
56. در جلسه ها تمرکز خود را حفظ کنید.
دستور جلسه ها در اختیار شماست، بنابراین تلاش کنید تا به آن پایبند باشید. اگر افراد حاضر از محوریت موضوع خارج شده اند، وظیفه ی شماست که کنترل را به دست بگیرید.
57. از نقطه ی قوت رسانه های اجتماعی استفاده کنید.
تعداد زیادی از این رسانه های اجتماعی و ارتباطی وجود دارند، پس از آنها به نفع خود استفاده کنید. برای مثال، خوبی پیام های کوتاه به خاطر سریع و کوتاه بودن آنهاست. اما ایمیل اجازه ی ارسال پیام های طولانی تر را به شما می دهد؛ تماس های تلفنی نیز برای مکالمه های سریع کاربرد دارند.
58. زنجیره ی ایمیل های غیرمولد را قطع کنید.
زنجیره ی ایمیل ها می تواند حجم زیادی را به خود اختصاص دهد، به ویژه در شرایطی که پذیرنده های زیادی داشته باشد. اگر آنها از موضوع اصلی خارج شده و یا اینکه در روند پیشرفت با مشکل مواجه هستند، آنها را قطع کنید.
59. همیشه از قسمت موضوع ایمیل استفاده کنید.
قسمت موضوع بی دلیل به وجود نیامده است. از آنها استفاده کنید. هیچ کس دوست ندارد ایمیلی را دریافت کند که قسمت موضوع آن خالی مانده است.
60. ایمیل ها را دسته بندی کنید.
زمانی که در حال مرتب کردن ایمیل ها و خالی کردن اینباکس هستید، سعی کنید که آنها را در موضوعات مختلف دسته بندی کنید. آنها را پاک کرده و یا به فولدر مرتبط ارسال کنید. حال که صحبت از فولدر سازی به میان آمده باید بگوییم...
61. به ایمیل های خود نظم بدهید.
برای سازمان دادن به ایمیل های خود برنامه ریزی کنید، آنها را در فولدرهای مختلف دسته بندی کنید و یا از جیمیل لیبل استفاده کنید. ساختن یک فولدر یا لیبل تنها چند ثانیه از زمان شما را می گیرد، سپس می توانید ایمل ها را در فولدر مربوط به خود قرار دهید. از این کار برای گروه ساختن پیام ها با توجه به دسته بندی موضوعی استفاده کنید.
62. اشتراک ایمیل های آزار دهنده را لغو کنید.
شما نیز همانند بیشتر کارآفرینان، احتمالا صدها ایمیل بازاریابی دریافت می کنید که هیچ توجهی به آن ندارید. این ایمیل ها، زمان را تلف کرده و حواس شما را پرت می کنند؛ بنابراین پیشنهاد می کنیم که اشتراک خود را لغو کنید.
63. کنفرانس های از راه دور را به حداقل برسانید.
تماس های تلفنی هنوز هم یکی از بهترین روش ها برای برقراری ارتباط هستند، حتی در این دوره ای که راه های ارتباطی بسیار زیاد شده است. با اینحال، زمانی که چندین نفر تلاش می کنند که در آن واحد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، به یک کابوس تبدیل خواهد شد.
64. مکالمه ها را ضبط کنید.
تا حد امکان تلاش کنید که مکالمه های بیشتری را ضبط کنید. این کار باعث می شود که سند داشته باشید. علاوه بر این، هر حرفی که توسط افراد زده شده، به صورت ضبط شده باقی می ماند تا از هرگونه سردرگمی جلوگیری شود.
65. حجم همه چیز را با استفاده از بولت پویت کاهش دهید.
بولت پوینت ها (●) یک روش مناسب برای خلاصه کردن به شمار می رود که خواندن مطلب را نیز آسان تر می کند. تا جایی که محتوا به شما اجازه می دهد از آنها استفاده کنید تا درک مطلب برای خواننده ها آسان تر شود.
66. روی آیتم های فعالیتی متمرکز شوید.
فرقی نمی کند که از چه طریقی ارتباط برقرار می کنید، نهایتا باید تمرکز نهایی خود را روی آیتم های فعالیتی قرار دهید. اصلا دلیل شما برای برقراری ارتباط چیست؟ زمانی که شما و سایر شرکت کننده ها، جلسه را ترک کنند، باید چه کارهایی را انجام دهند؟
67. حرف کسی را قطع نکنید؛
حداقل تا زمانیکه یک کار مهم پیش نیامده، این کار را نکنید. قطع کردن حرف افراد، موجب حواس پرتی شده و زنجیره ی افکار را پاره می کند؛ اینها درواقع نابود کننده ی بهره وری هستند. یک استاندارد در نظر بگیرید و تا زمانیکه موضوع مهمی مطرح نشده، حرف کسی را قطع نکنید.
68. تمامی یادداشت ها را در یک محل قرار دهید.
در موارد قبلی اشاره شد که یک اپلیکیشن را برای یادداشت کردن چیزهایی که به ذهنتان خطور می کند، نگهداری کنید. با استفاده از آن مطمئن می شوید که یادداشت های تمامی افراد در محل مناسبی نگه داری شده و در صورت لزوم، در دسترس همه قرار می گیرد.
69. تندخوانی را بیاموزید.
تندخوانی به شما کمک می کند که محتوای بیشتری را با سرعت بیشتر و درک مطلب بالاتر دریافت کنید. راه های زیادی برای یادگیری این مهارت وجود دارد؛ برای مثال می توانید از اپلیکیشن هایی کمک بگیرید که شما را به سمت مسیر درست هدایت می کنند.
70. هشدارها یا نوتیفیکیشن ها را کمتر کنید.
هشدارهای ایمیل، پیام کوتاه، توییت و غیره، موجب قطع شدن زنجیره ی افکار می شود و به توجه شما نیاز دارند. سعی کنید تا آنها را کاهش داده و یا به طور کل حذف کنید، حتی در اپلیکیشن های ارتباطی که برای ارتباطات کاری نیز استفاده می کنید، پیشنهاد می کنیم که آنها را کمتر کنید.
71. از همه چیز بازخورد بگیرید.
بازخوردها یکی از بهترین ابزارها برای رشد شخصی هستند. تا جایی که می توانید، بازخوردهای مختلف را دریافت کنید؛ این بازخوردها از هر کسی مثل همکاران، رئیس، کارمندان و یا حتی مشتریان نیز انتقال داده می شود. هرچقدر که بیشتر درباره ی خودتان بدانید، برای رشد شما بهتر خواهد بود.
72. درباره ی همه چیز بازخورد ارائه دهید.
همانند نمونه ی بالا، شما نیز باید بازخوردهای خود را درباره ی اتفاقات و افراد پیرامون خود ارائه دهید تا یک محیط کاری مناسب را ایجاد کنید. همه ی افراد از مزایای این رویکرد بهره خواهند کرد. شما نیز درواقع محیطی را فراهم کرده اید که همه از دریافت و انتقال بازخورد لذت برده و از آن استقبال می کنند.
73. قبل از اینکه نیاز داشته باشید،
درخواست کمک کنید. شما نمی توانید در 100 درصد از مواقع یک ابرقهرمان باشید. شما به عنوان یک کارآفرین، با محدودیت هایی مواجه هستید و به کمک نیاز دارید. بنابراین، غرور خود را فرو برده و قبل از اینکه دیر شود، از دیگران کمک بخواهید.
74. مختصر باشید. مکالمه های مختصر در همه جای دنیا بهتر هستند.
با این کار زمان کمتری را هدر داده و هرچه سریع تر به اصل موضوع می پردازید. علاوه بر این، ابهام کمتری نیز به وجود خواهد آمد. خلاصه گویی را در تمامی مدل های ارتباطی خود تمرین کنید، به زودی متوجه می شوید که این توانایی شما نیز بهبود یافته است.
75. بیشتر گوش کنید.
فرقی نمی کند که در چه موقعیتی قرار دارید، همیشه می توانید شنونده باشید. گوش کردن باعث می شود که درک بهتری داشته باشید و بیشتر یاد می گیرید. علاوه بر این به عنوان یک فرد باهوش شناخته می شوید. به گوش کردن بیشتر و بهتر متعد شوید.
به کار گیری ترفندها در زندگی واقعی کمی دشوار است؛ اما امیدواریم این استراتژی ها، عادت ها و ایده ها برای شما مفید واقع شوند. با وجود تعداد زیاد پتانسیل هایی که می توانند عملکرد اجرایی و سلامت شما را تقویت کنند، می توان تضمین کرد که حداقل یکی از موارد ذکرشده در این مطلب وجود دارد که قبلا درباره ی آن اطلاعی نداشته اید. تنها همان یک مورد کافیست تا بتواند زندگی شما را به عنوان یک کارآفرین بهبود بخشد.
با این اوصاف پیشنهاد می کنیم که حداقل یکبار آنها را امتحان کنید. به یاد داشته باشید که چیزی برای از دست دادن وجود ندارد.
در ادامه می توانید قسمت های دیگر از مقاله‌ی "101 راهکار برای بازدهی بیشتر کارآفرینان با مسئولیت های بالا" را بخوانید و از آن ها لذت ببرید :
- بخش اول - ترفندهای روتین
- بخش دوم - ترفندهایی برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
- بخش سوم - ترفندهای برقراری ارتباط
- بخش چهارم - ترفندهای تیمی
- بخش پنجم - ترفندهای تحلیلی و پیشرفت
منبع: entrepreneur
