عدم سازماندهی اغلب منجر به هرج‌و‌مرج یا حداقل افزایش سطح استرس می‌شود. نیاز به داشتن توانایی سازماندهی وقتی که یک رهبر هستید، اهمیت بیشتری دارد. پس از همه، مردم برای الهام گرفتن نزد شما می‌آیند. اما برای سازماندهی بیشتر، از کجا باید شروع کنیم؟ با یوکن همراه باشید تا 11 مهارت کلیدی سازماندهی که هر رهبر باید از آن‌ها آگاهی داشته باشد را به شما معرفی کنیم.
1. روش مدیریت زمان
مدیریت زمان ضعیف ریشه بسیاری از مشکلات در یک شرکت است. به عنوان رهبر، این مسئولیت شماست که اطمینان حاصل کنید همه چیز مانند ساعت کار کند. این تنها با داشتن یک درک قوی از آنچه که باید سازماندهی شود، امکان پذیر است.
شکست در این منطقه باعث می‌شود نتوانید در وظیفه‌ی رو به روی خود به درستی کار کنید. ناگهان، توانایی شما برای مقابله با همه چیز کاهش میابد.
از موارد زیر آگاه باشید:
- وظایفی که باید تکمیل شوند
- مهلت آن‌ها
- میزان کار مورد نیاز
- هر چیزی که نمی‌تواند با هر هزینه‌ای به تعویق بیافتد یا پشت گوش انداخته شود
- روزانه آن را یادداشت کنید
2. توانایی برنامه‌ریزی
برنامه ریزی باعث می‌شود سازماندهی راحت‌تر باشد، اما زمانی که پای برنامه‌ریزی به میان می‌آید، اغلب بیشتر ما در آن به مشکل برمیخوریم. باز هم، برنامه‌ریزی ضعیف منجر به اختلال در سازمان یافتگی و فشار بیشتر بر شما می‌شود.
به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی اشکال مختلفی دارد. از جمله مدیریت زمان و نحوه انجام یک پروژه. با این حال، یک رهبر هوشمند باید یک گام به جلو بردارد تا تفاوت ایجاد کند. شما همچنین باید از برنامه‌های دیگران آگاهی داشته باشید.
3. برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی به دیگران نشان می‌دهد که شما در مورد آنچه انجام می‌دهید آگاهی دارید. همچنین نشان می‌دهد که در رابطه با آنچه انجام می‌شود، به طور دقیق اطلاعات دارید و هیچ مشکلی با تکمیل تعدادی از پروژه‌ها وجود ندارد.
به لطف برنامه‌ریزی، درک شما از زمان در جنبه‌های مختلف بهبود می‌یابد. این به شما کمک می‌کند تا کنترل پروژه را حفظ کنید و همچنین با درک وقایع از پس مشکلات بر بیایید.
4. توانایی سازماندهی منابع
مهم است که از منابع خود بیشترین استفاده را ببرید و این نیز نیاز به سازماندهی دارد. حتی دانستن زمان استفاده از این منابع مهم است، تا از خستگی جلوگیری شود یا در زمان‌های نادرست مورد استفاده قرار نگیرد.
سازماندهی به این معناست که به شدت از منابع موجود و کسانی که ممکن است با یک پروژه تماس داشته باشند آگاهی داشته باشید. قدرت شما نیز باید در اتصال منابع صحیح به نیازهای لازم باشد عدم انجام این کار به معنای منابع هدر رفته است.
برای این که در این مورد از سازماندهی اطمینان داشته باشید، ابتدا باید منابع خود را قبل از آغاز یک پروژه جدید شناسایی کنید. این به شما امکان می‌دهد که در هنگام مشکل از آن‌ها استفاده کنید.
5. توانایی محول کردن
محول کردن هنری است که همه به آن مسلط نیستند. یک رهبر مؤثر همچنین اهمیت اجرای بی‌مشکل یک پروژه را درک می‌کند.
غیرممکن است که همه جنبه‌های یک پروژه را خودتان به تنهایی اداره کنید. در اینجا محول کردن وظایف به کمک شما می‌آید. آگاهی از اینکه چه کسی برای یک کار خاص بهترین است، شما را برای نظارت بر همه‌ی جنبه‌های پروژه آزاد خواهد کرد.
یک رهبر سازمان‌یافته، می‌داند که تیمش از نقاط قوت و نقاط ضعف‌شان آگاه هستند. آگاهی از پیش به این معنی است که هنگامی‌که یک مشکل ایجاد می‌شود، شوکه نمی‌شوید زیرا شما می‌دانید که از چه کسی درخواست کمک کنید.
به لطف سازماندهی، تیم شما کارآیی بیشتری خواهد داشت و کار ها با فشار کمتری روی شانه های شما انجام می شوند.
6. درک اولویت‌ها
اولویت‌بندی زندگی شما را ساده‌تر خواهد کرد. ایجاد فهرست «کارها» و آگاهی از اینکه کدام مهلتش در حال پایان است منجر به برنامه‌ریزی بهتر و استرس کمتر می‌شود. همانطور که تجربه کسب می‌کنید، در شناسایی مهمترین وظایف اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت.
این اشتباه است که انرژی خود را به موضوعات کمی‌اهمیت متمرکز می‌کنید و مهمترین چیزها نادیده گرفته می‌شود. اولویت‌بندی شما را در مسیری قرار می‌دهد که در آن نیاز دارید همه چیز را کامل کنید.
7. توانایی کار با هم
همکاری درست زندگی را ساده‌تر می‌کند. تنها مشکل این است که از جانب شما نیاز به سازماندهی دارد. یک رهبر سازمان‌یافته افرادی که ممکن است بهترین فرد برای انجام یک کار خاص باشند را می‌شناسد. نداشتن سازماندهی شما را مجبور به سرگردانی برای جستجوی کمک می‌کند.
8. تعیین اهداف
برای یک فرد سازمان‌یافته تعیین اهداف آسان و سپس دستیابی به آن‌ها آسان‌تر است. یک رهبر هوشمند قادر است به دیگران نشان دهد که می‌تواند اهداف تعیین کند، برای رسیدن به آن‌ها کار کنند و در نهایت به آن‌ها دست یابد. تنها راه انجام این کار توسط سازماندهی است.
اگر از مسیر حرکت بی‌اطلاع باشید، نمی‌توانید به هدف برسید. شما باید اقداماتی را که لازم است درک کنید. در غیر این‌صورت هرگز به چیزی دست نخواهید یافت. سازماندهی به شما کمک می‌کند تا هر مرحله و هرگونه مشکل مرتبط با آن را شناسایی کنید.
9. کارایی
سازماندهی و کارآیی با هم ارتباط مستقیم دارند، زیرا شما نمی‌توانید یکی را بدون دیگری داشته باشید. کارآیی منجر به نیاز برای برنامه‌ریزی می‌شود، بنابراین با مشکلات کمتری مواجه خواهید شد.
کارآمد بودن همچنین به شما اجازه می‌دهد بدانید هر لحظه در کجای یک پروژه قرار دارید. به این خاطر که شما چیزها را به گونه‌ای سازماندهی کرده‌اید تا بتوانید مشکلات را پیش از آنکه رخ دهند از بین ببرید. به یاد داشته باشید کارآیی و توانایی شما برای شناسایی مسائل در هماهنگی با هم کار می‌کنند.
برای یادگیری این مهارت، شما باید برای هر پروژه زمان کنار بگذارید و آن را به بخش‌های مختلف تقسیم کنید. بدانید چگونه هر مرحله باید پیشرفت کند و چه کسی مسئول هر قسمت است. شناسایی مشکلات و چگونگی حل و فصل آن‌ها به شما اجازه می‌دهد همه چیز را به صورت منظم پیش ببرید.
کارایی یک مهارت است که در طول زمان توسعه می‌یابد، بنابراین کار بر روی آن و بهبود زمینه‌های مشکل‌ساز برای تبدیل شدن به یک رهبر قوی‌تر را ادامه دهید.
10. ارتباطات واضح
یک رهبر قدرتمند باید همیشه بتواند بطور واضح ارتباط برقرار کند. با مهارت‌های سازمانی‌دهی، خواهید دید که این کار آسان‌تر است.
به لطف این مهارت، همیشه می‌دانید که چه اتفاقی افتاده است و می‌توانید هر گونه مسائل را حل کنید. شما همچنین می‌توانید دقیقاً همان چیزی را که به آن نیاز دارید منتقل کنید. زیرا سازمان‌دهی‌شده هستید و وضعیت موجود را در آن لحظه می‌دانید. با توجه به توانایی شما برای بیان مسائل به شیوه‌ای ساده و مختصر، به راحتی می‌توانید وظایف را به انجام برسانید.
برای ارتباط خوب، باید در توانایی‌های خود به عنوان یک رهبر اعتماد کنید. اگر از مهارت‌های مختلف که بالا ذکر شد استفاده کنید، اعتماد بیشتری نسبت به صدای خود خواهید داشت که تأثیر مثبتی بر بقیه تیم دارد.
11. توانایی مراقبت از خود
در صورتی‌که در زندگی شخصی خود سازماندهی نداشته باشید، هیچ یک از موارد فوق مؤثر نخواهند بود. توانایی مراقبت از خود چسبی است که همه چیز را کنار هم نگه می‌دارد. شما باید سالم غذا بخورید، به خوبی بخوابید و از سلامت عمومی خود به خوبی مراقبت کنید. سازماندهی در هر جنبه‌ای از زندگی شما ضروری است تا اطمینان حاصل شود که تعادل سالم دارید.
احساس در کنترل نبودن، خستگی، تنش یا هر چیز منفی دیگری تأثیر عمیقی بر توانایی‌های شما به عنوان یک رهبر خواهد داشت. نگاهی به آنچه مردم از شما در هر بخش از زندگی‌تان انتظار دارند بیندازید و استراتژی‌های مشابهی را برای هر جنبه اتخاذ کنید.
کلام آخر
این 11 مهارت، برای هر رهبر هوشمندی که سازماندهی بیشتر می‌خواهد ضروری است. با بهبود خودتان، نه تنها حس اعتماد‌به‌نفس بیشتری خواهید داشت، بلکه به کسانی که به دنبال هدایت و الهام از شما هستند کمک بیشتری خواهید کرد.
منبع: Lifehack
